Ureditev snemanja in objavljanja posnetkov sej v Poslovniku o delu Sveta KGZS z vidika ZVOP-2 in Splošno uredbo

Datum

22.01.2025

Številka

07121-1/2025/47

Kategorije

Pravne podlage, Snemanje sej in javnih dogodkov, Video in avdio nadzor

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 13.1.2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede skladnosti sprememb Poslovnika o delu Sveta KGZS z ZVOP-2 in Splošno uredbo o varstvu podatkov (GDPR). Zanima vas, ali so spremembe Poslovnika skladne z navedeno zakonodajo, v delu, ki se nanaša na zvočno in slikovno snemanje sej Sveta KGZS.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Snemanje sej sveta je dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika. Snemanje sej mora biti primarno urejeno v aktih zbornice, možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru pa sta osebna privolitev posameznika (točka a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali pa t.i. pravna podlaga zakonitih interesov (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2).

2. Snemanje in objava posnetkov sej sveta je dopustno, če so kumulativno izpolnjeni pogoji:

•• vsakokratna predhodna privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa če se opravi presoja za konkreten primer glede na določbe 4. odstavka 6. člena ZVOP-2 in je v poslovniku navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na spletni strani;

•• v poslovniku ali privolitvi je jasno opredeljen namen snemanja in javnega predvajanja sej;

•• poslovnik je prosto dostopen vsem udeležencem, te z njim soglašajo in

•• posnetki sej (ali njihovih delov), iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih OP, se ne objavljajo javno;

•• posnetki sej se zbrišejo, ko je dosežen namen obdelave.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. Prav tako Informacijski pooblaščenec ne more namesto upravljavcev (v konkretnem primeru Kmetijsko gozdarske zbornice Slovenije) sprejemati odločitev, o ustreznosti in dopustnosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, v vašem primeru snemanja sej Sveta KGZS. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da mora biti snemanje sej sveta primarno urejeno v aktih KGZS. Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru sta ali osebna privolitev posameznika iz točke a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ali t.i. pravna podlaga zakonitih interesov v skladu s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2, ki določa, da se lahko za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu) v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O snemanju na tej pravni podlagi je treba odločati vsakič posebej in vsakič znova presojati obstoj zakonsko opredeljenih pogojev za snemanje (poslovnik torej v tem primeru ni sam po sebi podlaga za snemanje).

V primeru snemanja sej sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo uporabljali (npr. za namen naprave zapisnika, namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili.

Ker lahko javna objava posnetkov sej sveta pomeni hud poseg v zasebnost posameznika, je še toliko bolj pomembno, da so v poslovniku natančno opredeljeni pogoji in namen objave. Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, ki med drugim določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru torej snemanja seje in objave na spletni strani).

Tako IP povzema, da je snemanje in objava posnetkov sej Sveta KGZS dopustno, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

•• imate vsakokratno predhodno privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa je opravljena presoja za konkretni primer snemanja glede na določbe četrtega odstavka 6. člena ZVOP-2 in imate v poslovniku oziroma ustreznem aktu jasno navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se slikovni posnetki objavijo na določeni spletni strani;

•• je v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeljeno, za kakšen namen se seje sveta snemajo in javno objavljajo;

•• je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej sveta ter da so ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njim soglašajo;

•• se posnetki sej ali njihovih delov, iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih osebnih podatkov, ne objavljajo javno in da se te seje oziroma deli sej eventualno snemajo le zvočno z namenom priprave zapisnika;

•• se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje (tudi to mora biti navedeno v poslovniku).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka