Seznanitev profesorjev z elektronskim sporočilom starša

Datum

09.12.2024

Številka

07121-1/2024/1510

Kategorije

Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede morebitne kršitve varstva osebnih podatkov s strani razrednika, ki je z vašim elektronskim sporočilom seznanil druge profesorje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov ne more preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca je načeloma stvar odločitve vodstva in notranje organizacije posameznega upravljavca, pri tem pa je treba upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov mora biti vsakršna obdelava osebnih podatkov (tudi dostopanje oziroma seznanitev zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. Pri določanju dostopnih pravic je tako treba upoštevati naloge, naravo dela in delovne obveznosti posameznega zaposlenega.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more podajati celovite ocene predvidenih dejanj obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem nadzornem ali drugem upravnem postopku. Odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov je na upravljavcu osebnih podatkov.

IP uvodoma poudarja tudi, da je tajnost pisem in drugih občil (tudi elektronskih sporočil) zagotovljeno s 37. členom Ustave RS (Ustava RS; Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami). Ob tem IP opozarja, da je pristojen le za tisti del pravice do zasebnosti, ki se nanaša na varstvo osebnih podatkov in ga ureja 38. člen Ustave Republike Slovenije.

IP splošno pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP nadalje pojasnjuje, da je obdelava osebnih podatkov dijakov urejena v področni zakonodaji, zlasti v Zakonu o gimnazijah (ZGim; Uradni list RS, št. 1/07 – UPB, 68/17, 6/18 – ZIO-1, 46/19, 53/24) in Zakonu o poklicnem in strokovnem izobraževanju (Uradni list RS, št. 79/06, 68/17, 46/19, 53/24; v nadaljevanju: ZPSI-1) ter natančneje razdelana v posameznih pravilnikih (npr. Pravilnik o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju). Tovrstni predpisi načeloma vsebujejo določbe o zbiranju in varstvu osebnih podatkov, kjer so tudi podrobneje določena pravila obdelav osebnih podatkov.

ZPSI tako v 86. členu določa evidence z osebnimi podatki dijakov, ki jih vodijo šole, ter njihovo vsebino.. V 87. členu ZPSI-1 je določeno, da se osebni podatki prijavljenih oziroma vpisanih dijakov iz evidenc iz 86. člena tega zakona zbirajo, obdelujejo, shranjujejo in posredujejo za potrebe šole, dijaških domov, ministrstva, pristojnega za šolstvo, v drugih primerih pa le v skladu s posebnimi predpisi.

Ob tem IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru izvajanje učnega procesa oziroma razrešitev posamezne težave v zvezi z dijakom).

IP pojasnjuje, da je obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih, Upravljavec osebnih podatkov mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. V skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena mora biti obdelava osebnih podatkov (v konkretnem primeru dostopanje oziroma seznanitev zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri odločitvi glede seznanitve treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če so se tako konkretni profesorji, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, za svoje delo v okviru pristojnosti šole neizogibno morali seznaniti z vašim elektronskim sporočilom, je to dopustno, v nasprotnem primeru pa ne. Upravičenost seznanitve mora izkazati upravljavec (v konkretnem primeru šola).

IP ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more dokončno presojati zakonitosti ravnanja šole oziroma konkretnega razrednika, opozarja pa, da je treba vselej zagotoviti ustrezno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov dijakov in osebne podatke dijakov obdelovati na način, ki najmanj poseže v njihovo pravico do varstva osebnih podatkov in zasebnosti. Bistveno je, da šola kot upravljavec osebnih podatkov zagotovi zakonitost obdelave osebnih podatkov o dijakih s strani zaposlenih.

V kolikor na podlagi navedenih pojasnil menite, da gre v konkretnem primeru za kršitev varstva osebnih podatkov, lahko podate prijavo na IP po elektronski pošti na naslov gp.ip@ip-rs.si, oziroma po navadni pošti na naslov: Informacijski pooblaščenec, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana. To lahko storite tudi preko obrazca, ki je dostopen na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka