Predložitev izpisa iz matičnega registra o smrti svojca delodajalcu

Datum

09.09.2024

Številka

07121-1/2024/1050

Kategorije

Delovna razmerja, OP umrlih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 6. 9. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali je dopustno, da delodajalec od delavca zahteva predložitev izpisa iz matičnega registra, ki dokazuje smrt delavčeve babice. Delodajalec potrebuje dokazilo za namen obračuna izrednega dopusta.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Po mnenju IP je dopustno, da delodajalec od delavca, ki je uveljavljal izredni dopust zaradi smrti svojca, zahteva predložitev ustreznega dokazila o smrti svojca, pri čemer ni nujno, da je dokazilo prav izpis iz matičnega registra.

Obrazložitev

Ker omenjate tudi mnenje IP št. 07120-1/2022/275, pojasnjujemo, da iz tega mnenja izhaja le, da delodajalec ne more sam neposredno pri UE pridobiti izpiska iz matičnega registra o smrti. Tudi iz »Smernic IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih« (te so dostopne na spletni strani IP pod zavihkom »publikacije«) izhaja, da delodajalec načeloma lahko od delavca zahteva dokazilo ob izvrševanju delovnopravnih pravic, ki jih uveljavlja delavec.

Zakonska podlaga za zbiranje osebnih podatkov (npr. dokazila dejstvu smrti delavčevega svojca) je v vašem primeru prvi odstavek 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ki določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic (npr. pravica do izrednega dopusta) in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Zahteva delodajalca za dokazilo o pravno relevantnem dejstvu (npr. dejstvu o smrti svojca) je zato lahko upravičena in načeloma tudi v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov, saj je od dokazanega dejstva odvisna delavčeva pravica. Vendar je treba upoštevati, da v predpisih ni izrecno določeno, s katerimi dokazili je treba dokazovati pravno relevantna dejstva v delovnih razmerjih. Najprimernejši dokaz je lahko izpisek iz matičnega registra, vendar to ni nujno edini primeren dokaz. Dejstvo smrti se lahko dokaže tudi z ustrezno zdravstveno dokumentacijo, potrdilom o smrti (NIJZ), smrtovnico (UE), vabilom na zapuščinsko obravnavo na sodišču, dokumentacijo izvajalca pogrebnih storitev in podobno. Delodajalec načeloma lahko originalno dokazilo kopira oziroma predloženo kopijo obdrži v osebni mapi, vendar to ni nujno. Delodajalec se lahko odloči, da bo izvedel zgolj vpogled v dokazilo in o ugotovitvah naredil ustrezen zaznamek.

V vašem primeru ni izključeno, da bi izpisek iz matičnega registra morda lahko sami pridobili od upravne enote na podlagi tretjega odstavka 9. člena ZVOP-2, kot potencialna dedinja (ne glede na dejansko dedovanje). Omenjeni odstavek določa, da upravljavec (npr. UE) osebne podatke o umrlem posamezniku na njihovo zahtevo posreduje zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka