Prenos baz podatkov in osebnih podatkov imetnikov pravic med kolektivnimi organizacijami

Datum

16.07.2026

Številka

07120-1/2026/330

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaš dopis, v katerem sprašujete, ali bi morala oziroma smela organizacija za kolektivno upravljanje avtorskih pravic in sorodnih pravic po preteku dovoljenja za kolektivno upravljanje baze podatkov o članih oziroma imetnikih pravic posredovati drugi kolektivni organizaciji, ki je pridobila dovoljenje za kolektivno upravljanje. S tem v zvezi zastavljate vrsto vprašanj, in sicer glede pravne podlage za takšno posredovanje, glede zakonitosti obdelave osebnih podatkov pred iztekom dovoljenja, glede opredelitve podatkov kot osebnih podatkov ipd. Vaše vprašanje se nanaša na leto 2010.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP poudarja, da daje neobvezujoča mnenja in pojasnila glede uporabe predpisov s področja varstva osebnih podatkov. Ni pa pristojen za razlago določb 76. člena Zakona o kolektivnem upravljanju avtorske in sorodnih pravic (ZKUASP), niti za presojo, ali bi morala kolektivna organizacija po prenehanju oziroma poteku dovoljenja za kolektivno upravljanje poslovno in finančno dokumentacijo, ki lahko vsebuje tudi osebne podatke, prenesti na drugo kolektivno organizacijo. Prav tako IP ni pristojen odrejati prenosa takšne dokumentacije. Glede vprašanj v zvezi s prenosom premoženja oziroma druge dokumentacije na novo kolektivno organizacijo se obrnite na pristojni nadzorni organ, tj. URSIL.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi posredovanje) mora obstajati pravna podlaga (npr. privolitev zadevnega posameznika). IP sicer ni znano, da bi obstajala posebna zakonska podlaga, ki bi v opisanem primeru kolektivni organizaciji nalagala obveznost, da posreduje osebne podatke svojih članov in imetnikov pravic drugi kolektivni organizaciji.

Sam postopek posredovanja in vsebino zahteve za posredovanje ZVOP-2 določa v 41. členu.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da se v okviru nezavezujočih mnenj ne more in ne sme opredeljevati, ali je določena obdelava osebnih podatkov zakonita oziroma skladna z zakonodajo o varstvu osebnih podatkov, temveč lahko izven uradnega inšpekcijskega ali drugega (upravnega) postopka poda le nezavezujoče mnenje na osnovi predstavljenih informacij. To pomeni, da IP v okviru izdaje mnenja ne more odločati o tem, ali je v konkretnem primeru upravljavec zakonito obdeloval osebne podatke ter ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov. Glede na to, da v vašem zaprosilu opisujete okoliščine iz leta 2010 in zaprošate za mnenje o pravnih podlagah za posredovanje osebnih podatkov po takrat veljavnih predpisih, IP še pojasnjuje, da v okviru izdaje neobveznih mnenj podaja pojasnila glede razlage in uporabe veljavnih predpisov s področja varstva osebnih podatkov. Namen teh mnenj je namreč pomagati upravljavcem, obdelovalcem, posameznikom in drugim pri uporabi teh predpisov v praksi. IP lahko v mnenjih občasno pojasni tudi, kakšna ureditev je veljala v preteklosti, na primer zaradi razlage prehodnih določb ali presoje dogodkov, ki so se zgodili pod staro zakonodajo, če je takšna razlaga pomembna za rešitev konkretnega vprašanja. Vendar to ni osnovni namen teh mnenj. Zato vam v nadaljevanju podajamo zgolj splošna pojasnila glede na veljavno ureditev.

IP še poudarja, da daje neobvezujoča mnenja in pojasnila glede uporabe predpisov s področja varstva osebnih podatkov. Ni pa pristojen za razlago določb 76. člena ZKUASP niti za presojo, ali bi morala kolektivna organizacija po prenehanju oziroma poteku dovoljenja za kolektivno upravljanje poslovno in finančno dokumentacijo, ki lahko vsebuje tudi osebne podatke, prenesti na drugo kolektivno organizacijo. Prav tako IP ni pristojen odrejati prenosa takšne dokumentacije. Glede vprašanj v zvezi s prenosom premoženja oziroma druge dokumentacije na novo kolektivno organizacijo se obrnite na pristojni nadzorni organ, tj. URSIL.

Po definiciji iz člena 4(1) Splošne uredbe „osebni podatek“ pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Posledično je, glede na definicijo osebnega podatka, treba v vsakem konkretnem primeru in okoliščinah ugotoviti, ali nek podatek omogoča določljivost posameznika. Pri določitvi, ali nek podatek predstavlja osebni podatek ali ne, je ključen test o določljivost posameznika. Pri določljivosti posameznika je treba upoštevati vsa sredstva, za katera se razumno pričakuje, da jih bo upravljavec ali druga oseba uporabila za neposredno ali posredno identifikacijo posameznika. Da bi ugotovili, ali se za ta sredstva lahko razumno pričakuje, da bodo uporabljena za identifikacijo posameznika, bi bilo treba upoštevati vse objektivne dejavnike, kot so stroški identifikacije in čas, potreben zanjo, ter pri tem upoštevati razpoložljivo tehnologijo in tehnološki razvoj v času obdelave.

Upravljavec mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za njihovo posredovanje, zakonito in ustrezno pravno podlago. Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov določa 6. člen Splošne uredbe – v vašem primeru bi v poštev lahko prišle morebiti naslednje pravne podlage: privolitev zadevnega posameznika (člen 6(1)(a)), zakonska obveznost upravljavca (člen 6(1)(c)), zakoniti interes (6(1)(f)). Vlagatelj zahteve za posredovanje mora torej izkazati, da ima veljavo pravno podlago za pridobitev želenih podatkov (npr. da ima soglasje zadevnega posameznika). IP sicer ni znano, da bi obstajala posebna zakonska podlaga, ki bi pravni osebi za kolektivno upravljanje avtorskih pravic sama po sebi nalagala oziroma dopuščala posredovanje osebnih podatkov njenih članov ali imetnikov pravic drugi kolektivni organizaciji v primerih, ko ne gre za pravno nasledstvo. Vlagatelj, ki ima pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov, le-te pridobi tako, da vloži zahtevo, iz katere izhaja veljavna pravna podlaga za pridobitev podatkov in utemeljenost zahteve, razen če zakon določa drugače.

Postopek posredovanja je nadalje določen v 41. členu ZVOP-2, in sicer določa, da mora zahteva za posredovanje osebnih podatkov vsebovati naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Upravljavec vlagatelju zahteve, če drug zakon ne določa drugače, zahtevane osebne podatke posreduje najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval. Upravljavec in vlagatelj zahteve se v roku iz prejšnjega stavka lahko dogovorita za njegovo podaljšanje.

V primeru zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov, lahko vlagatelj zahteva sodno varstvo, o katerem odloča sodišče s splošno pristojnostjo v skladu z zakonom, ki ureja nepravdni postopek. IP pa je v skladu s četrtem odstavkom 41. člena ZVOP-2 pritožbeni organ le v primerih, ko se zahteva za posredovanje osebnih podatkov nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila: Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka