Rok hrambe dokumentacije za potrebe strokovnega nadzora

Datum

10.02.2026

Številka

07120-1/2026/63

Kategorije

Rok hrambe OP

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede rokov hrambe dokumentacije za potrebe strokovnega nadzora s svetovanjem. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pri določanju roka hrambe posamezne področne dokumentacije je treba upoštevati tudi zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava ter morebitne področne predpise, ki bi določali roke hrambe posamezne področne dokumentacije.

V primerih, ko področni predpisi ne določajo rokov hrambe, se roki hrambe dokumentacije, ki nastajajo pri opravljanju z zakonom določenih nalog, določijo skladno z zakonskimi in izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa bo po pravnomočnem zaključku zadeve spise in zbirke potrebno hraniti za zagotavljanje pravne varnosti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati zakonitosti in primernosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP se tako ne more konkretno opredeliti glede predvidene rešitve (roka hrambe dokumentacije) v vašem zaprosilu za mnenje, zato v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v členu 5.1(e) določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se lahko shranjujejo le, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Uredbe, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz te uredbe, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (»omejitev shranjevanja«). Navedeno je treba razlagati skupaj s c) točko prvega odstavka 5. člena (načelo najmanjšega obsega podatkov), ki določa, da morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Zakon o zdravstveni dejavnosti ((Uradni list RS, št. 23/05 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZZDej) v prvem odstavku 78. člena določa, da Strokovni nadzor s svetovanjem obsega nadzor nad strokovnostjo, kakovostjo in varnostjo dela pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti. Strokovni nadzor s svetovanjem lahko zajema nadzor izvajalca zdravstvene dejavnosti v celoti ali samo njegove posamezne notranje organizacijske enote, nadzor posameznega zdravstvenega delavca ali zdravstvenega sodelavca, ali nadzor zdravstvene obravnave posameznega primera. V šestem odstavku 78. člena ZZDej je določeno, katera nadzorna dejanja obsega strokovni nadzor s svetovanjem. Nadalje ZZDej v 79. členu med drugim določa, da pristojna zbornica oziroma strokovno združenje za namen spremljanja doseganja strokovnosti dela izvajalcev zdravstvene dejavnosti vodi evidenco izvedenih strokovnih nadzorov s svetovanjem in odrejenih ukrepov. Določeno je tudi, katere podatke ta evidenca vsebuje ter da se podatki iz te evidence hranijo trajno.

IP pojasnjuje, da je glede rokov hrambe posamezne dokumentacije (v konkretnem primeru dokumentacije, pridobljene pri izvajalcu zdravstvene dejavnosti), treba primarno upoštevati določbe področnih predpisov. V primerih, ko področni predpisi ne določajo rokov hrambe, se roki hrambe dokumentacije, ki nastajajo pri opravljanju z zakonom določenih nalog, določijo skladno z zakonskimi in izkustvenimi predvidevanji o tem, koliko časa bo po pravnomočnem zaključku zadeve dokumentacijo treba hraniti za zagotavljanje pravne varnosti. Po mnenju IP je treba posamezno dokumentacijo  vsekakor hraniti najmanj toliko časa, dokler je mogoče uveljavljati posameznih pravic, ki izhajajo iz posameznih postopkov oziroma medsebojnih razmerij strank. Pri določanju roka hrambe tovrstne dokumentacije je tako treba (med drugim) upoštevati tudi zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava ter morebitne področne predpise, ki bi določali roke hrambe posamezne področne dokumentacije.

IP sklepno poudarja, da je navedeno mnenje oblikovano glede na razpoložljive informacije, o ustreznosti in zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru pa lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti posamezne rešitve je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka