Posredovanje osebnih podatkov umrlega posameznika iz matičnega registra

Datum

29.08.2023

Številka

07120-1/2023/397

Kategorije

Pridobivanje OP iz zbirk, Upravne enote, OP umrlih

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste od odvetnice prejeli zahtevo za posredovanje mrliškega lista za umrlega posameznika, katerega dediščina je sporna. Pooblastitelj odvetnice namreč zahteva dedovanje po vstopni pravici svojega brata zaradi smrti tega posameznika, ki je bil oporočni dedič. Dedni postopki se odvijajo v Nemčiji, odvetnica pa je predložila tudi evropsko potrdilo o dedovanje. Natančno pojasnjujete družinska razmerja, iz katerih pa izhaja, da pooblastitelj odvetnice ni »zakonec, zunajzakonski partner, otrok, starš« (t.j. privilegiran subjekt v smislu 9. člena ZVOP-2). Sprašujete nas, ali smete posredovati podatek o smrti (izpisek oz. potrdilo o smrti).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za posredovanje osebnih podatkov umrlih posameznikov iz matičnega registra se načeloma uporablja določba četrtega odstavka 39. člena ZVOP-2, vendar le za omejen krog podatkov (na primer ime, priimek, naslov, datum smrti). Za preostale podatke velja določba 29. člena ZMatR.

IP meni, da morate kot upravljavec osebnih podatkov in hkrati upravljavec matičnega registra prepoznati oziroma z vložnikom razčistiti, ali ste prejeli vlogo za podatke, ki jih našteva 39. člen ZVOP-2, 29. člen ZMatR ali na katere se nanaša 10. člen ZOdv. Od tega so nato odvisne zahteve, ki jih mora vložnik izkazati, da mu lahko posredujete osebne podatke umrlega. Iskanje soglasja družinskih članov pa po nobenem od naštetih pravnih podlag ni ustrezno.

Postopek in obvezne sestavine vloge so določene v 41. členu ZVOP-2.

Obrazložitev

1. Uvodna pojasnila

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. Konkretno pojasnjujemo, da IP kot nadzorni organ ne bo mogel podati odgovora na vprašanje, ali obstaja (katera koli) pravna podlaga za posredovanje osebnih podatkov konkretnega posameznika. Opozorimo pa vas lahko na splošne vidike zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, ki jih morate pri svoji odločitvi upoštevati.

Uvodoma moramo omeniti še, da IP ne more podajati mnenja in tudi ne bi bil pristojen za morebitno pritožbo v primeru zahteve na podlagi 28. člena Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 – UPB in 67/19; v nadaljevanju: ZMatR), ki govori o izdaji izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ampak za izdajo izpiskov in potrdil iz javne knjige, pri čemer je posredovanje osebnih podatkov urejeno ločeno. Naš odgovor se nanaša torej le na posredovanje osebnih podatkov in ne na izdajo izpiskov in potrdil.

Za predstavo o sistematiki zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov navajamo, da je za vsako obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

-privolitev (točka a)),

-sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),

-zakonska obveznost (točka c)),

-zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),

-izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),

-zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

Glede na to, da ste klasični upravljavec javnega sektorja, podlaga iz točke (a), torej privolitev, praviloma ne pride v poštev in je bolj izjema kot pravilo. Iskanje soglasja ožjih družinskih članov za posredovanje osebnih podatkov je torej brezpredmetno. Le kadar tako določa zakon pa morate preveriti, ali niso upravičene osebe morda prepovedale posredovanja osebnih podatkov, kar ni isto kot soglasje oziroma privolitev kot pravna podlaga.

2. Posredovanje osebnih podatkov umrlih posameznikov – razmerje med ZVOP-2 in ZMatR

a) Splošno o posredovanju osebnih podatkov umrlih

ZVOP-2 vsebuje splošno določbo glede posredovanja osebnih podatkov umrlih posameznikov, in sicer drugi odstavek 9. člena ZVOP-2 določa, da lahko upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje le tistim uporabnikom, ki so za obdelavo osebnih podatkov pooblaščeni z zakonom, in tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja. Poseben položaj glede pridobivanja osebnih podatkov imajo ožji družinski člani oziroma dediči.

Vendar gre pri 9. členu ZVOP-2 za splošno, generalno določbo, medtem ko je posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra urejeno specialno, kot bo pojasnjeno spodaj (39. člen ZVOP-2 / 29. člen ZMatR).

b) Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra po ZVOP-2

Četrti odstavek 39. člena ZVOP-2 določa, da upravljavci določenih registrov, med drugim matičnega registra, na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredujejo upravičencu, ki izkaže zakoniti interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, naslednje osebne podatke: osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika, zoper katerega ali v zvezi s katerim uveljavlja svoje pravice. V primerjavi z 9. členom ZVOP-2 je tu pri izkazovanju interesa za prejem podatkov določen standard »zakoniti interes« in ne »pravni interes«. Prav tako se glede določbe tega člena postavlja vprašanje, ali nemška sodišča veljajo za »subjekte javnega sektorja«, pred katerimi posameznik uveljavlja pravice. IP v zvezi s tem prav tako še ni razvil prakse, iz katere bi lahko črpali odgovor na to vprašanje. Vendar pa opažamo, da v primeru opisujete zahtevo, ki je dobro podprta z dokumentacijo, posameznik dejansko uveljavlja svoje pravice pred sodiščem države članice EU, prav tako ste nemškemu sodišču že pošiljali določene podatke v konkretni sodni zadevi. Preučiti bi bilo treba tudi, ali vsebuje kakšne relevantne določbe nemara tudi Uredba (EU) št. 650/2012 Evropskega Parlamenta in Sveta z dne 4. julija 2012 o pristojnosti, pravu, ki se uporablja, priznavanju in izvrševanju odločb in sprejemljivosti in izvrševanju javnih listin v dednih zadevah ter uvedbi evropskega potrdila o dedovanju.

Ugotoviti pa je treba tudi, da po tej določbi družinski člani ne morejo prepovedati posredovanja osebnih podatkov niti ni ustrezno pridobivanje njihovih privolitev.

c) Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra po ZMatR

Omenjeni četrti odstavek 39. člena ZVOP-2 pa se uporablja le za omejen, izrecno naštet nabor podatkov. Za vse ostale podatke iz matičnega registra (na primer EMŠO itd.) pa je treba upoštevati 29. člen ZMatR, ki v tretjem odstavku določa, da če vpisani ni več živ in v času svojega življenja ni izrecno prepovedal posredovanja svojih osebnih podatkov, imajo pravico do pridobitve njegovih osebnih podatkov osebe, ki izkažejo zakoniti interes za uporabo teh osebnih podatkov, osebe, ki so po zakonu, ki ureja dedovanje, njegovi zakoniti dediči prvega in drugega dednega reda, pa niso vnaprej pisno prepovedale posredovanja, skladno z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Zakoniti interes je širok pojem in pomeni praktično vsak interes oziroma namen, ki ni v nasprotju z zakonom, ki torej ni prepovedan.

3. Posredovanje osebnih podatkov po Zakonu o odvetništvu

V zvezi s pridobivanjem osebnih podatkov po določbi 10. člena Zakona o odvetništvu (Uradni list RS, št. 18/93, s sprem. in dop.; v nadaljevanju: ZOdv) vas želimo usmeriti na stališče IP glede pojma »posamična zadeva«, ki ga je IP sprejel v mnenju št. 07120-1/2020/461 z dne 24. 7. 2020 (dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a57a3a13d). IP je zapisal, da je treba pojem posamična zadeva razlagati kot konkretno pravno razmerje, v zvezi s katerim je odvetnik pooblaščen stranki nuditi določeno storitev. Odvetnik mora tako v svoji zahtevi za pridobitev podatkov izkazati, da posamezne odvetniške storitve za svojo stranko brez zahtevanih podatkov ne bo mogel opraviti, da so torej podatki potrebni za opravo odvetniške storitve. To pa ne pomeni nujno, da je konkretni sodni postopek že v teku.

Če odvetnica izrazi, da zahteva podatke na podlagi 10. člena ZOdv (in ne na podlagi relevantnih določb 39. člena ZVOP-2 ali 29. člena ZMatR), mora izkazati zgoraj navedeni element, sami pa ga morate presojati skladno z zgornjo usmeritvijo. Drugih bremen, ki niso povezani z izkazovanjem upravičenosti po 10. členu ZOdv, odvetnici ne smete nalagati, kot recimo soglasja družinskih članov, kajti takšno pridobivanje soglasij ni nikjer predvideno. Prav tako po tej določbi družinski člani ne bi imeli možnosti prepovedati posredovanja, kot to velja po 29. členu ZMatR.

4. Postopek posredovanja osebnih podatkov

IP meni, da morate kot upravljavec osebnih podatkov in hkrati upravljavec matičnega registra prepoznati, ali odvetnica zahteva podatke, ki jih predvideva 39. člen ZVOP-2, ali katere druge 29. členu ZMatR, ali pa je treba njeno vlogo obravnavati v skladu z 10. členom ZOdv.

V vsakem od navedenih primerov pa je treba za postopek posredovanja osebnih podatkov upoštevati 41. člen ZVOP-2. Zahteva odvetnice mora po vsebini zadostiti informacijam iz prvega odstavka 41. člena ZVOP-2, vi pa morate vlogo obravnavati po postopku iz 41. člena. Če zahtevo zavrnete, lahko o njej nato odloča IP kot pritožbeni organ (četrti odstavek 41. člena ZVOP-2).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov