Vsebina policijskega poročila

Datum

19.06.2023

Številka

07121-1/2023/825

Kategorije

Policijski postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vsebine poročila o delu policistov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ugotavlja, da ZNPPol med podatki, ki se obdelujejo v posameznih evidencah policije, ne navaja podatka o smeri potovanja osebe. IP prav tako ni znano, da bi obdelavo tega podatka predpisoval kak drug zakon, na podlagi katerega policija prav tako vodi določene evidence.

Poročilo o delu policistov mora vsebovati kratek opis opravljenih nalog in dogodkov, za katere so policisti zvedeli pri delu, ter podatke o vseh ukrepih (izrečene globe, uporaba policijskih pooblastil, kazenske ovadbe in drugi pisni izdelki), ki so navedeni po časovnem zaporedju.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage, namenov in obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Dokončno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov lahko IP poda le v konkretnem inšpekcijskem postopku.

IP uvodoma splošno pojasnjuje, da je v skladu z drugim odstavkom 6. člena ZVOP-2 obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave.

Področno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani policije predstavlja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US; v nadaljevanju: ZNPPol). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov.

IP nadalje pojasnjuje, da ZNPPol policijske evidence določa v 123. členu, v 124. in 125. členu pa določa njihovo vsebino (podatke, ki se smejo obdelovati v teh evidencah). V 124. členu so določeni skupni osebni podatki, ki se vodijo v teh evidencah (osebno ime; rojstni podatki; EMŠO, za tujega državljana pa številka, vrsta in država izdajateljica osebnega dokumenta; spol; naslov stalnega oziroma začasnega prebivališča; identifikacijska oznaka osebe, ki je v policijskih evidencah; državljanstvo), v 125. členu pa je določena vsebina posameznih evidenc. IP ugotavlja, da med temi podatki ni navedenega podatka o smeri potovanja osebe. IP prav tako ni znano, da bi obdelavo tega podatka predpisoval kak drug zakon, na podlagi katerega policija prav tako vodi določene evidence (npr. Zakon o tujcih, Zakon o nadzoru državne meje).

Poročilo o delu policistov podrobneje ureja 50. člen Pravil policije. Ta v prvem odstavku določa, da uslužbenci policije, ki so jim naloge odrejene z delovnim nalogom, poročila o opravljenem delu pišejo na delovni nalog. Drugi uslužbenci policije morajo pisno poročati o opravljenem delu, če tako odredi vodja njihove policijske enote. V četrtem odstavku istega člena je določena vsebina poročila. To mora tako vsebovati kratek opis opravljenih nalog in dogodkov, za katere so policisti zvedeli pri delu, ter podatke o vseh ukrepih (izrečene globe, uporaba policijskih pooblastil, kazenske ovadbe in drugi pisni izdelki), ki so navedeni po časovnem zaporedju. Tudi v tem aktu torej ni določeno, da bi moralo poročilo o delu policistov vsebovati podatek o smeri potovanja osebe.

Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti (v konkretnem primeru izvajanje nalog in pooblastil policije).

IP sklepno poudarja, da je presoja in odgovornost za zakonitost obdelave osebnih podatkov vedno na upravljavcu (v konkretnem primeru policiji).

S spoštovanjem.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka