Zahteva za fizične istovetne kopije dokumentov šole

Datum

15.05.2026

Številka

07120-1/2026/210

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Šolstvo

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve bivšega dijaka. Želi, da izdate istovetne fizične kopije dokumentov, ki jih je prejel tekom šolanja v postopkih vzgojnega ukrepanja. Šola je skladno s Pravilnikom o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju te dokumente uničila po koncu šolskega leta, v katerem so nastali. Prosite za usmeritev, kako ravnati, oziroma za pojasnilo, ali je šola dolžna izpolniti zahtevo, da na osnovi prejetih pdf dokumentov izda kopije, opremljene z novim žigom šole in novim podpisom.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pravica do dostopa po 15. členu Splošne uredbe zagotavlja dostop do osebnih podatkov, ki jih upravljavec dejansko obdeluje, in ne predstavlja pravice do pridobitve ali ponovne izdaje dokumentov kot takih.

Pravico do dostopa je treba razlikovati od drugih podobnih pravic, ki imajo drugačen namen in pravno naravo.

Če je bila dokumentacija o vzgojnih ukrepih z osebnimi podatki posameznika zakonito uničena po izteku rokov hrambe, šola kot upravljavec teh podatkov ne obdeluje več, zato posameznik na podlagi 15. člena Splošne uredbe ne more zahtevati njihovega posredovanja ali rekonstrukcije.

Obrazložitev

Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica, poimenovana kot pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je na ravni EU konkretizirana v 15. členu Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti 1) potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, 2) dostop do osebnih podatkov in 3) določene informacije, ki jih našteva Splošna uredba. Skladno s tretjim odstavkom 15. člena Splošne uredbe je upravljavec posamezniku dolžan zagotoviti tudi brezplačno kopijo osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ta pa po četrtem odstavku istega člena ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih.

IP pa ob tem izpostavlja, da v zvezi z uveljavljanjem pravic po Splošni uredbi nastopa kot nadzorni organ, zato vam v okviru mnenja kot upravljavcu ne moremo podati natančnih navodil, kako ravnati v konkretnem primeru oziroma na kakšen način odgovoriti na konkretno zahtevo posameznika, saj bi s tem lahko prejudicirali svojo odločitev. IP nadalje pojasnjuje, da ni pristojen za razlago predpisov s področja šolske zakonodaje, temveč se omejuje na področje varstva osebnih podatkov. Zato vam v nadaljevanju podajamo splošne usmeritve glede pravice dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, po 15. členu Splošne uredbe.

V zvezi z uveljavljanjem pravice do dostopa je pomembno razlikovanje te pravice od drugih podobnih pravic, ki imajo drugačen namen in pravno naravo. Pravica do pridobitve kopije iz tretjega odstavka 15. člena Splošne uredbe namreč ni samostojna pravica do pridobitve dokumentov kot takih, temveč način izvrševanja pravice do dostopa do osebnih podatkov. Posameznik lahko v okviru 15. člena Splošne uredbe zato zahteva kopijo osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, praviloma pa ne more na tej podlagi zahtevati razkritja celotne dokumentacije zgolj zato, ker ta vsebuje tudi njegove osebne podatke.

Sodišče Evropske unije je v sodbi C-487/21 pojasnilo, da pravica do pridobitve kopije osebnih podatkov pomeni pravico do natančne in razumljive reprodukcije osebnih podatkov, ki se obdelujejo. Ta pravica lahko v določenih primerih vključuje tudi pravico do pridobitve kopije izvlečkov dokumentov ali celo celotnih dokumentov, vendar le, če je to nujno za učinkovito uresničevanje pravic posameznika po Splošni uredbi. Ob tem je Sodišče izrecno poudarilo, da je treba upoštevati tudi pravice in svoboščine drugih.

Navedeno pomeni, da je predmet pravice dostopa po 15. členu Splošne uredbe dostop do osebnih podatkov, ki jih upravljavec dejansko obdeluje, ne pa pravica posameznika zahtevati izdajo, ponovno izdelavo ali overitev dokumentov kot samostojnih listin. Pravica do dostopa zato upravljavcu ne nalaga obveznosti, da za potrebe posameznika rekonstruira dokumentacijo, ki je ne hrani več oziroma je bila skladno s predpisi zakonito uničena.

Iz vašega opisa izhaja, da je šola dokumente o postopkih vzgojnega ukrepanja uničila skladno z 38. členom Pravilnika o šolski dokumentaciji v srednješolskem izobraževanju (v nadaljevanju Pravilnik), ki določa roke shranjevanja dokumentov o posebni obravnavi dijaka. Navedena določba med drugim predpisuje, da se dokumenti o postopku vzgojnega ukrepanja hranijo do konca šolskega leta, v katerem je bil ukrep izrečen, v določenih primerih pa še dodatno omejeno obdobje. Po poteku predpisanega roka je šola dolžna zbrisati oziroma uničiti osebne podatke oziroma dokumente z osebnimi podatki, ki jim je potekel predpisani rok hranjenja, tako da ni več mogoče ugotoviti njihove vsebine oziroma jih ponovno uporabljati v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov (42. člen Pravilnika).

Če je šola dokumentacijo po izteku predpisanega roka hrambe zakonito uničila, teh osebnih podatkov ne obdeluje več in z njimi ne razpolaga več v okviru svojih evidenc. Posledično posameznik na podlagi 15. člena Splošne uredbe ne more zahtevati dostopa do osebnih podatkov, ki pri upravljavcu ne obstajajo več, niti ne more zahtevati ponovne vzpostavitve ali reprodukcije dokumentacije, ki je bila skladno s predpisi uničena. Pravica dostopa se namreč nanaša le na osebne podatke, ki jih upravljavec v času prejema zahteve dejansko obdeluje.

Glede na navedeno IP meni, da šola na podlagi 15. člena Splošne uredbe ni dolžna izdati »istovetnih fizičnih kopij zahtevanih dokumentov, opremljenih z novim žigom šole in novim podpisom«, ki se nanašajo na postopke vzgojnega ukrepanja in ki so bili skladno s predpisi uničeni po izteku rokov hrambe.

Določba 41. člena Pravilnika sicer ureja ravnanje ob uničenju, izgubi ali odtujitvi dokumentacije in v določenih primerih omogoča ugotavljanje dejanskega stanja ter izdajo ustreznih listin, vendar se ne nanaša na situacije zakonitega uničenja dokumentacije po poteku predpisanih rokov hrambe. Morebitna izdelava podpisanih in ožigosanih natisov dokumentov, ki jih predloži posameznik sam, bi lahko v konkretnem primeru predstavljala le reprodukcijo predloženih gradiv, pri čemer bi moralo biti jasno in nedvoumno navedeno, da ne gre za izvirnike niti za overjene oziroma istovetne kopije dokumentov iz uradne evidence šole.

Osnovne informacije o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki oziroma pravici dostopa po 15. členu Splošne uredbe so na voljo tudi na spletnih straneh IP:

·        https://www.ip-rs.si/go?u=%2Fvarstvo-osebnih-podatkov%2Fpravice-posameznika%2Fseznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki in

·        https://upravljavec.si/pogosta-vprasanja/dostop-do-lastnih-osebnih-podatkov-obveznost-podjetij-do-strank-kot-tudi-v-delovnih-razmerjih/.

Prav tako je IP na to temo izdal že več mnenj, ki so dostopna na povezavi https://www.ip-rs.si/go?u=%2Fmnenja-zvop-2/ (kategorija »Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki« ali »Šolstvo«.)

Pri odločanju o zahtevah za dostop pa so vam lahko v pomoč tudi Smernice 1/2022 o pravici po 15. členu Splošne uredbe, ki jih je izdal Evropski odbor za varstvo podatkov in vsebujejo mnogo koristnih napotkov za upravljavce. Dostopne so na naslednji povezavi:  https://www.edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-012022-data-subject-rights-right-access_sl.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila:

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.