Posredovanje e-pošte s strani upravnika

Datum

24.10.2024

Številka

07121-1/2024/1314

Kategorije

Elektronska pošta, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali je posredovano e-sporočilo upravnice, ki ga je poslala v vednost še vsem članom nadzornega odbora v bloku, kršitev ali ne? Upravnica vas je pozvala k dostavi dokumentacije, iz katere bi izhajala upravičenost do bivanja v stanovanju. Sporočili ste nam tudi, da na naši spletni strani ne morete odpreti dveh obrazcev.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V zvezi z elektronsko pošto pojasnjujemo, da Splošna uredba varuje le t.i. prometne podatke (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Sama vsebina elektronskih sporočil pa je varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil oz. kršitvi osebnostnih pravic, posameznik pa lahko svoje pravice uveljavlja pred pristojnimi sodišči.

Upravnik bi moral za vsako obdelavo osebnih podatkov (tudi za njihovo posredovanje) zagotoviti ustrezno pravno podlago. IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati zakonitosti posredovanja osebnih podatkov, glede na opisano pa ni razbrati pravne podlage za posredovanje najemne pogodbe upravniku oz. članom nadzornega odbora. Tudi za posredovanje kontaktnih podatkov tretjim osebam bi upravnik moral zagotoviti ustrezno pravno podlago (npr. vaše soglasje).

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma pojasnjujemo, da v zvezi z elektronsko pošto Splošna uredba varuje le t.i. prometne podatke (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). Sama vsebina elektronske pošte pa je varovana v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21, 186/21, 105/22 – ZZNŠPP in 16/23, KZ-1) oziroma določbe o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631, OZ), posameznik pa lahko svoje pravice uveljavlja pred pristojnimi sodišči.

IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more dokončno presojati, ali je šlo v konkretnem primeru za zakonito obdelavo osebnih podatkov, zato vam podajamo zgolj splošna pojasnila. Za vsako obdelavo osebnih podatkov (tako zbiranje, kot npr. za posredovanje tretjim osebam) mora biti podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe, npr. privolitev posameznika, izvajanje pogodbe, izpolnitev zakonske obveznosti, itd.

V zvezi z zahtevo po pridobitvi dokumentacije, iz katere izhaja upravičenost bivanja v stanovanju (npr. najemne pogodbe) pojasnjujemo, da šesti odstavek 24. člena Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O, 77/23 – odl. US in 61/24SZ-1, SZ-1) določa, da mora etažni lastnik o sklenitvi ali spremembi najemne pogodbe takoj obvestiti upravnika in mu sporočiti ime najemnika in število oseb, navedenih v najemni pogodbi. Do trenutka obvestila se šteje, da je dolžnik vseh terjatev iz naslova upravljanja večstanovanjske stavbe etažni lastnik. SZ-1 torej lastniku ne nalaga dolžnost, da upravniku posreduje najemno pogodbo, temveč zgolj ime najemnika in število oseb, ki so navedene v najemni pogodbi.

Glede posredovanja osebnih podatkov nadzornemu odboru IP pojasnjuje, da je glede na 39. člen SZ-1 temeljna funkcija nadzornega odbora nadzor nad delom upravnika ter sodelovanje z upravnikom pri zadevah upravljanja. IP tako tudi ne vidi pravne podlage za posredovanje dokumentacije o najemu (npr. najemne pogodbe) članom nadzornega odbora. V katerih primerih lahko etažni lastniki prejmejo osebne podatke drugih etažnih lastnikov oz. najemnikov lahko preberete v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf (glej od str. 12 dalje). Opozarjamo, da bi upravnik tudi za posredovanje vaših podatkov članom nadzornega odbora, npr. vašega e-naslova, moral izkazati ustrezno pravno podlago. Vsekakor lahko s strani upravnika na podlagi 15. člena Splošne uredbe zahtevate informacijo o obdelavi vaših osebnih podatkov, npr. glede namena obdelave.

[1]Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Zahvaljujemo se vam za opozorilo glede nedelovanja spletne strani – zadevo bomo preverili in skušali odpraviti. Če ste želeli pri IP prijaviti kršitev varstva osebnih podatkov, lahko to storite s pomočjo obrazca »Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava)«, ki je objavljen na povezavi: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

---

[1]Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki in glede njenega uveljavljanja je dostopnih tudi na naši spletni strani: https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.