Vsebina na vročilnici ovojnice ZUP

Datum

06.04.2023

Številka

07121-1/2023/475

Kategorije

Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali je dopustno, da se na vročilnico ovojnice v ZUP postopkih navede, kateri dokument vsebuje (npr. Sklep o neizbiri).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Namen navajanja »VSEBINE« na ovojnico pošiljke je, da prejemnik lahko enostavno ugotovi, ali je prejel točno tisto pisanje, ki je navedeno kot vsebina prispelega pisma, za izpolnitev tega namena pa pomeni navajanje dodatnega besedila prekomerno obdelavo osebnih podatkov, ki ni v skladu z osnovnimi načeli obdelave osebnih podatkov (zakonitosti, poštenosti in najmanjšega obsega obdelave), saj bi bilo namen navedbe »VSEBINE« na ovojnici in vročilnici mogoče doseči tudi brez navajanja bistva vsebine dokumenta.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP pojasnjuje, da je pri obdelavi osebnih podatkov treba upoštevati določila Splošne uredbe, ki v točki (c) prvega odstavka 5. člena določa načelo najmanjšega obsega podatkov, in sicer morajo biti ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP) v 87. členu določa, da se odločbe, sklepi in drugi dokumenti, od vročitve katerih začne teči rok, ki se vročajo v fizični obliki, vročijo osebno tistemu, kateremu so namenjeni. Drugi dokumenti v fizični obliki se vročajo v skladu z zakonom, ki ureja poštne storitve. ZUP vročilnico opredeljuje v 97. členu, ki v petem odstavku med drugim določa, da obliko in vsebino ovojnice in vročilnice za osebno vročanje v fizični obliki ter obliko in način elektronskega vročanja v upravnem postopku določi minister, pristojen za upravo.

V tretjem odstavku 3. člena Pravilnika o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22; v nadaljevanju: Pravilnik) je določeno, da je ovojnica z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki zagotavlja zaupnost podatkov, v drugem odstavku 4. člena pa je določeno, da je na vročilnici z velikimi tiskanimi črkami levo poravnano izpisano besedilo »VROČILNICA«, pod navedbo je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 60 x 18 mm, kamor se natisneta številka sprejemne pošte in številka priporočenega pisma v črtni kodi. Pod pravokotno ploskvijo sta ena pod drugo navedbi »ŠTEVILKA:« in »VSEBINA:« ter ob vsaki posamezni navedbi prostor, kamor se ti podatki izpišejo. Pod temi podatki je besedilo »PREJEMNIK VROČILNICE:«, pod njim je z vogalnimi črtami označen pravokotnik velikosti 90 x 27 mm, kamor se izpiše, kdo je prejemnik vročilnice in njegov naslov. Iz odločb sodišč (npr. VSRS Sklep I Up 84/2019) izhaja, da je vročilnica, ki jo pravilno izpolni za to pooblaščena oseba, javna listina in kot taka dokazuje resničnost tistega, kar se v njej potrjuje.

IP nadalje napotuje na že izdano mnenje glede podrobnosti vsebine na ovojnicah priporočenih pošiljk, s katerimi delodajalci odpovedujejo delovno razmerje v skladu z Zakonom o pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 73/07 – uradno prečiščeno besedilo, 45/08 – ZArbit, 45/08, 111/08 – odl. US, 57/09 – odl. US, 12/10 – odl. US, 50/10 – odl. US, 107/10 – odl. US, 75/12 – odl. US, 40/13 – odl. US, 92/13 – odl. US, 10/14 – odl. US, 48/15 – odl. US, 6/17 – odl. US, 10/17, 16/19 – ZNP-1, 70/19 – odl. US, 1/22 – odl. US in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZPP), št. 0712-1/2019/1593, z dne 03.07.2019 (https://www.ip-rs.si/vop?tx_jzgdprdecisions_pi1%5BshowUid%5D=746&tx_jzgdprdecisions_pi1%5BhighlightWord%5D=ovojnica), ki ga lahko z uporabo zakonske analogije razširimo na upravne postopke in vaše vprašanje, ki ste ga naslovili na IP. Iz navedenega mnenja izhaja, da navajanje podrobnosti vsebine pisanja ni v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov in s tem tudi ni v skladu s pravili varstva osebnih podatkov. Po mnenju IP je primerno, v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov in področnimi predpisi ter nezavajajoče, če delodajalec v polje »VSEBINA« na pisemski ovojnici v obliki obrazca VR-MP-5 zapiše številko ali drugo oznako dokumenta, na podlagi katere prejemnik lahko preveri, ali se dejanska vsebina pisemske pošiljke ujema z navedbo na ovojnici.

Tako Pravilnik o ovojnici za vročanje po pošti v pravdnem postopku (Uradni list RS, št. 49/17) kot tudi Pravilnik o ovojnici, vročilnici in drugih sporočilih za vročanje v upravnem postopku (Uradni list RS, št. 89/22) namreč jasno določata, da je ovojnica z notranje strani opremljena s številčnim rastrom, ki ohranja zaupnost vsebine, torej je razkrivanje bistva vsebine na sami ovojnici že samo po sebi v nasprotju s tem določilom. Ob tem IP poudarja, da navajanje vsebine pošiljke na način, da se na ovojnico, na kateri je napisano tudi osebno ime in naslov posameznika, npr. navede besedilo odpoved pogodbe o zaposlitvi iz poslovnega razloga ali sklep o izbiri oz. neizbiri, nedvomno šteje za obdelavo osebnih podatkov, saj se sporoča podatek, ki se nanaša na točno določenega posameznika. Po interpretaciji sodišč je namen navajanja »VSEBINE« na ovojnico pošiljke, da prejemnik lahko enostavno ugotovi, ali je prejel točno tisto pisanje, ki je navedeno kot vsebina prispelega pisma, za izpolnitev tega namena pa pomeni navajanje dodatnega besedila prekomerno obdelavo osebnih podatkov, ki ni v skladu z osnovnimi načeli obdelave osebnih podatkov (zakonitosti, poštenosti in najmanjšega obsega obdelave), saj bi bilo namen navedbe »VSEBINE« na ovojnici in vročilnici mogoče doseči tudi brez navajanja bistva vsebine dokumenta. Če naj bi bila navedba vsebine na ovojnici v interesu prejemnika, zanj najbrž ni sprejemljivo, da se z bistvom vsebine pisanja seznanijo tretje osebe (npr. poštni uslužbenci, sosedi, s katerimi si posameznik deli poštni predalčnik – v primeru, da prejemnik ne dvigne pošiljke, je ta po 15 dneh vržena v poštni predalčnik).

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Maruša Lašič Gregorič

Asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka