Pridobivanje OP od javnega podjetja v stečaju

Datum

9.12.2024

Številka

07120-1/2024/426

Kategorije

Občine, Pridobivanje OP iz zbirk

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede občinskega pridobivanja osebnih podatkov od javnih podjetij v stečaju.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe.

Ne glede na določbe drugega odstavka 6. člena ZVOP-2 se za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. V tem primeru je seveda treba opraviti to tehtanje in ugotoviti stopnjo posega v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

IP se sprašuje, ali pridobivanje (vsaj nekaterih) podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, ne bi bilo možno tudi brez obdelave osebnih podatkov. Prav tako se sprašuje, ali ne bi za dosego določenih namenov zadostovala pridobitev posamičnih upravnih aktov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, brez obdelave osebnih podatkov oziroma z njihovo anonimizacijo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE, 62/24 – odl. US; v nadaljevanju: ZLS) opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom ZLS samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge, med drugim skrbi za varstvo zraka, tal, vodnih virov, za varstvo pred hrupom, za zbiranje in odlaganje odpadkov in opravlja druge dejavnosti varstva okolja.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva te osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.

Nadalje 21.a člen ZLS v četrtem odstavku določa, da občina pridobiva podatke od upravljavcev nepremičninskih evidenc brezplačno, oziroma pod enakimi pogoji, kot veljajo za neposredne uporabnike državnega proračuna. V petem odstavku istega člena določa, da podatke lahko občina pridobi brezplačno v pisni obliki, na elektronskih pomnilniških medijih ali po elektronski poti. Pridobivanje osebnih podatkov po elektronski poti se občini odobri, ko zagotovi tehnične pogoje in pogoje, s katerimi se v skladu z zakonom zagotavlja zavarovanje osebnih podatkov.

IP nadalje pojasnjuje, da ZLS v 61. členu določa, da občina zagotavlja opravljanje javnih služb, ki jih v skladu z zakonom določi s svojim splošnim aktom, in javnih služb, za katere je tako določeno z zakonom (lokalne javne službe). Opravljanje lokalnih javnih služb zagotavlja občina na več načinov, in sicer:

-neposredno v okviru občinske uprave;

-z ustanavljanjem javnih zavodov in javnih podjetij;

-z dajanjem koncesij;

-na drug način, določen v skladu z zakonom.

Ob tem pa IP opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru izvajanje javne službe). IP se ob tem sprašuje, ali pridobivanje (vsaj nekaterih) podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, ne bi bilo možno tudi brez obdelave osebnih podatkov (npr. po odjemnem mestu uporabnika oziroma oznaki vodovodnega priključka). Prav tako se sprašuje, ali ne bi za dosego določenih namenov zadostovala pridobitev posamičnih upravnih aktov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje, brez obdelave osebnih podatkov oziroma z njihovo anonimizacijo (npr. prekritjem na samem upravnem aktu).

IP dodaja tudi, da gre pri obnovi vodovodnih priključkov (kot storitvi javne službe), ki so v lasti lastnikov objektov, najverjetneje za porabo javnih sredstev (obnova naj bi se financirala iz plačil storitev javne službe) v korist uporabnikov v smislu tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 7/18, 141/22; v nadaljevanju: ZDIJZ). Če bi se odločili te podatke pridobiti na tej podlagi, je treba pri izvajalcu vložiti zahtevo po ZDIJZ z elementi, ki jih zahteva 17. člen ZDIJZ. V primeru zavrnitve zahteve ali molka izvajalca je možna pritožba pri IP.

IP nadalje pojasnjuje, da ZVOP-2 v drugem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk c) in e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon (in torej ne hierarhično nižji pravni akt, npr. odlok občine). Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave. Nadalje ZVOP-2 v tretjem odstavku 6. člena določa, da se v javnem sektorju lahko v skladu s prvim odstavkom tega člena obdelujejo osebni podatki posameznika, ki je dal privolitev za obdelavo svojih osebnih podatkov za enega ali več določenih namenov, če tako možnost določa zakon, sicer pa na podlagi privolitve, če ne gre za izvrševanje zakonskih pristojnosti, nalog ali oblastnih obveznosti javnega sektorja. V četrtem odstavku istega člena pa je določeno, da se ne glede na določbe drugega odstavka tega člena za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. V tem primeru je seveda treba opraviti to tehtanje in ugotoviti stopnjo posega v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo (npr. lastniki vodovodnih priključkov).

Nekatera pojasnila, ki lahko pridejo v poštev v konkretnem primeru, je IP podal tudi v mnenju, ki je objavljeno na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ste%C4%8Daj-komunalnega-podjetja-in-prevzem-osebnih-podatkov-uporabnikov-1727941923.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov (v konkretnem primeru stečajni upravitelj oziroma sodišče), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. Konkretno presojo zakonitosti obdelave v posameznem primeru pa lahko IP opravi le v okviru konkretnega nadzornega ali upravnega postopka.

Glede vaših preostalih vprašanj IP pojasnjuje, da nadzor nad izvajanjem Zakona o splošnem upravnem postopku in drugih zakonov, ki urejajo upravne postopke, opravlja upravna inšpekcija. Glede hrambe dokumentacije, ki vsebuje osebne podatke, IP pojasnjuje, da so v skladu z načelom omejitve shranjevanja osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Pred potekom tega časa se torej ne smejo uničiti.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka