Pridobivanje podatkov iz CRP za namen sklenitve služnostne pogodbe

Datum

29.11.2023

Številka

07121-1/2023/1501

Kategorije

Občine, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da kot elektro podjetje nameravate zaradi boljše oskrbe z električno energijo določenega naselja položiti nov električni vod. Kot lastnik zemljišča niso vpisane fizične ali pravne osebe, ampak določeno naselje, ki pa ni pravna oseba in ne more biti nosilec pravic in obveznosti. Zato ste ugotovili, da boste morali služnostni pogodbi za položitev kablovoda priložiti seznam prebivalcev tega naselja. Pred tem bi morala občina po nasvetu zemljiškoknjižnega sodišča skleniti pogodbo o uskladitvi zemljiškoknjižnega stanja, za kar prav tako potrebuje seznam prebivalcev omenjenega naselja. Vendar upravna enota ne želi posredovati takšnih podatkov iz CRP. Sprašujete nas, ali obstajal ustrezna pravna podlaga, da občina lahko pridobila podatke prebivalcev naselja iz CRP od upravne enote za namen sklenitve pogodbe o uskladitvi zemljiškoknjižnega stanja. Priložili ste tudi že odgovor upravne enote, poziv na dopolnitev zahteve po 41. členu ZVOP-2.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Glede na to, da je IP v postopku na zahtevo za posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc in javnih knjig pritožbeni organ, v mnenju ne more presojati, ali je podana podlaga za takšno posredovanje. Prav tako, kot bo vidno v mnenju spodaj, ne moremo presojati, ali gre za opravljanje naloge za zadovoljevanje potreb prebivalcev občine v smislu točke (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z 21. in 21.a členom ZLS. Če takšna podlaga ni podana, bi bila najbolj ustrezna pravna podlaga nato točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, torej privolitev posameznika. Vendar bi bilo v primeru, če ne bi bila podana podlaga iz točke (e) verjetno bolj praktično, da bi posamezniki sami posredovali svoje osebne podatke, ki bi se jih nato za namene sklenitve pogodbe (služnostne ali za uskladitev zemljiškoknjižnega stanja) obdelovalo na podlagi točke (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Novi ZVOP-2 je veliko jasneje uredil področje posredovanje osebnih podatkov, in sicer predvsem kar se tiče postopka s posredovanjem osebnih podatkov iz 41. člena ZVOP-2. Tako iz priložene dokumentacije izhaja, da je upravna enota zahtevek občine že obravnava po 39. in 41. členu ZVOP-2.

Prvi odstavek 39. člena ZVOP-2 določa, da osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana ustrezna pravna podlaga, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo.

Sam postopek z zahtevo (torej tudi obvezna vsebino zahteve) je opredeljen v 41. členu ZVOP-2. Po prejeti zahtevi v skladu z 41. členu ZVOP-2, katere obvezna vsebina je med drugim tudi pravna podlaga za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov, mora upravljavec osebnih podatkov odločiti najpozneje v roku 15 dni od prejema popolne zahteve. Postopkovna vprašanja, ki jih je določa ZVOP-2, se rešujejo z uporabo Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZUP). Tako iz priložene dokumentacije izhaja, da je upravna enota v skladu z ZUP pozvala občino za dopolnitev njene zahteve, da bo slednja popolna v smislu 41. člena ZVOP-2.

Četrti odstavek 41. člena ZVOP-2 določa pravico do pritožbe v primeru zavrnitve zahteve, in sicer je določeno, da o pritožbi odloča IP, kadar se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig. V primeru zavrnitve s strani IP je možno tudi sodno varstvo. Ker gre pri zahtevanem posredovanju za podatke iz CRP, ki je uradna evidenca, je torej predvidena pritožbena pristojnost IP.

IP je torej pritožbeni organ v primerih zavrnitve posredovanja osebnih podatkov v opisanem primeru, zato se v tem mnenju ne smemo opredeliti, ali pravna podlaga obstaja ali ne, kako opredeliti namen obdelave osebnih podatkov, katere osebne podatke lahko zahtevate in povezana vprašanja glede tekočega primera zahteve po 41. členu ZVOP-2.

Iz poziva upravne enote na dopolnitev vloge izhaja, da naj bi se občina kot pravno podlago sklicevala na točke (a), (b), (c) in (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe in glede takšnega sklicevanja (če je bilo podano) pojasnjujemo, da v skladu s Splošno uredbo ni dopustno navajati več podlag za pridobivanje osebnih podatkov za en določen namen. Za obdelavo osebnih podatkov za določen namen je možna le ena pravna podlaga, ta pa mora biti konkretno in dokazljivo izkazana.

Točka (a), torej privolitev posameznika, verjetno ni podana, saj iz vseh naporov za pridobivanje osebnih podatkov iz CRP izhaja, da takšne privolitve posamezniki niso podali (pa tudi sicer bi šlo za daljšo in nepotrebno pot, saj bi sicer tudi sami posamezniki lahko sporočili podatke občini).

Podlaga iz točke (b) se po presoji IP prav tako ne zdi ustrezna oziroma zakonita pravna podlaga, kajti obdelava v tem primeru ni:

-potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, saj pogodba še ni bila sklenjena, to je v opisanem primeru tudi problem oziroma namen pridobivanja osebnih podatkov;

-potrebna za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe, saj posamezniki takšne zahteve (kot izhaja iz vašega dopisa) niso podali.

Če bi bila zahteva posameznikov pred sklenitvijo pogodbe podana, bi bila točka (b) morda lahko ustrezna pravna podlaga.

Obdelavo na podlagi točke (c) oziroma verjetneje točke (e) pa bi morala občina z gotovostjo izkazati. Če bi takšna podlaga (torej opravljanje naloge v javnem interesu) obstajala, bi jo bilo najverjetneje treba utemeljiti na nalogah za zadovoljevanje potreb prebivalcev občine v smislu 21. člena Zakona o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/07 – UPB, s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZLS). IP na tem mestu ne more ocenjevati, ali gre glede na opisano dejansko stanje za izvajanje naloge »upravljanja občinskega premoženja« ali ne. O tem bi morala glede na pojasnila in dokazila občine v konkretnem primeru odločiti upravna enota, IP pa bi lahko odločal v morebitnem pritožbenem postopku. Poudarimo pa lahko, da bi bilo treba v postopku po 41. členu res natančno opredeliti namen obdelave osebnih podatkov skupaj s sklicevanjem na morebitne naloge po ZLS, ki bi jih lahko občina v konkretnem primeru želela zagotavljati (bodisi gre za nalogo omogočanja pogojev za gospodarski razvoj občine, naloge na področju posegov v prostor in graditve objektov ali druge lokalne zadeve javnega pomena). Res pa je, kar navaja upravna enota, da ima občina možnost pridobivati določene identifikacijske podatke posameznikov (gl. drugi in tretji odstavek 21.a člena ZLS) tudi od CRP, če je seveda podana ustrezna pravna podlaga.

IP pa poudarja tudi obstoj četrtega odstavka 39. člena ZVOP-2, ki določa, da ne glede na določbe prejšnjih odstavkov upravljavci registra stalnega prebivalstva, matičnega registra, evidence registriranih vozil in centralnega registra prebivalstva na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredujejo upravičencu, ki izkaže zakoniti interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, naslednje osebne podatke: osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika, zoper katerega ali v zvezi s katerim uveljavlja svoje pravice. Podatek EMŠO sicer pod to določbo ni zajet.

IP poudarja, da je treba ločiti obdelavo osebnih podatkov za namene sklenitve pogodbe o uskladitvi zemljiškoknjižnega stanja ter obdelavo za namene sklenitve služnostne pogodbe. IP sicer ni strokovnjak na področju zemljiškoknjižnega prava v smislu presoje, ali bi bilo po uskladitvi ZK stanja v služnostni pogodbi sploh še treba navajati osebne podatke prebivalcev predmetnega naselja, če naj bi se vknjižila lastninska pravica na ime krajevne skupnosti občine. Vendar pa poudarjamo, da bi morali kot elektro podjetje izkazati obstoj katere druge pravne podlage kot občina, skoraj zagotovo pa ne bi prišla v poštev podlaga iz točke (e), razen če bi bila podlaga podana v katerem od aktov, kot to zahteva drugi odstavek 6. člena ZVOP-2. Enako kot zgoraj zapisano v vašem primeru ne bi prišla v poštev točka (b) – pogodba, razen če bi bila podana pred sklenitvijo pogodbe.

Obdelave na podlagi točke (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe – zakoniti interesi upravljavca, ki ne prevladajo nad interesi, pravicami in svoboščinami posameznika – IP ne more komentirati, saj bi posebno tehtanje na podlagi te točke moralo opraviti najprej vaše podjetje, nato pa oceniti na primer upravna enota, če bi podatke zahtevali od njih. Takšna podlaga za občino ne pride v poštev, saj je za subjekte javnega sektorja praktično onemogočeno sklicevanje na to podlago. Več o tem si lahko preberete v mnenju IP (s sicer drugačnim dejanskim stanjem) št. 07121-1/2023/338 z dne 9. 3. 2023, ki je dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/pridobivanje-podatkov-iz-javnih-evidenc-za-neposredno-tr%C5%BEenje-1678442627.

IP torej ne more v mnenju presojati, ali je podana podlaga za občino v smislu točke (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z 21. in 21.a členom ZLS. Če takšna podlaga ni podana, bi bila najbolj ustrezna pravna podlaga nato točka (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, torej privolitev posameznika. Slednjo se lahko pridobiva »od vrat do vrat« glede na opredeljeno območje predmetnega naselja, občina lahko objavi tudi poziv takšnim posameznikom, občina ali vaše podjetje pa lahko naroči tudi nenaslovljeno poštno korespondenco na naslove v predmetnem naselju (brez obdelave osebnih podatkov). Opozarjamo na to, da mora biti privolitev prostovoljna, izrecna, informirana in nedvoumna, upravljavec oziroma subjekt, ki želi pridobiti osebne podatke na podlagi privolitve ter po postopku iz 41. člena ZVOP-2, pa mora biti sposoben dokazati obstoj privolitve. Sprašujemo se, ali bi bilo v opisanem primeru sploh smiselno, da posamezniki podajo privolitev za pridobivanje osebnih podatkov iz CRP, ko pa lahko enostavno sami posredujejo svoje osebne podatke. V takšnem primeru bi obdelava za namene sklenitve pogodbe dejansko potekala na podlagi točke (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, saj bi bila podana »zahteva posameznika pred sklenitvijo pogodbe.«

Občini bi v takšnem primeru lahko svetovali, da še bolj konkretno obrazloži pravno podlago iz točke (e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v povezavi z izvrševanjem njenih nalog po ZLS. Če pa želite pridobiti osebne podatke vi kot elektro podjetje, pa je treba preveriti možnost iz točke (f) in (a) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, ki pa so po mnenju IP mnogo bolj omejene, kot če podatke za namene sklenitve pogodbe za uskladitev ZK stanja pridobi občina (sama ali prek upravne enote).

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov