Pridobitev in posredovanje dokumentov v postopku usmerjanja

Datum

18.12.2025

Številka

07121-1/2025/1507

Kategorije

Šolstvo, Vrtec, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 10. 12. 2025 prejeli vaše vprašanje, ali je dopustno, da vrtec Zavodu RS za šolstvo sam posreduje poročilo o otroku in zapis pogovora z otrokom, glede katerega bo uveden postopek usmerjanja. Otrok bo prihodnje leto vstopil v osnovno šolo. Zavod RS za šolstvo naj bi pojasnil, da sta ta dva dokumenta obvezna priloga vloge, ki jo vložijo starši.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Po mnenju IP lahko otrokovi starši – ne glede na to, ali so vlagatelji zahteve za uvedbo postopka  usmerjanja in ne glede na to, ali je oziroma ali bo vzgojno izobraževalni zavod dokumente posredoval Zavodu RS za šolstvo – od vzgojno-izobraževalnega zavoda pridobijo vsaj kopijo izdelanega poročila in zapisa razgovora, ki ju lahko neodvisno od vzgojno-izobraževalnega zavoda posredujejo Zavodu RS za šolstvo. Pravna podlaga za omenjeno pridobitev otrokovih osebnih podatkov je v 15. členu Splošne uredbe, ki ureja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki.

V Zakonu o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (ZUOPP-1) ni izrecno določene posebne pravice staršev za pridobitev določene dokumentacije o otroku od vzgojno-izobraževalnega zavoda.

Obrazložitev

Iz Zakona o usmerjanju otrok s posebnimi potrebami (ZUOPP-1) izhaja, da vlagatelj zahteve za uvedbo postopka usmerjanja predloži razpoložljivo strokovno dokumentacijo, ki se nanaša na posebne potrebe otroka (četrti odstavek 25. člena). To pomeni, da mora predložiti tisti dokumente, ki jih je uspel pridobiti na katerikoli pravni podlagi. ZUOPP-1 izrecno ne določa, da je vlagatelj zahteve (npr. če so to starši) upravičen do pridobivanja določenih osebnih podatkov ali dokumentov od določenih upravljavcev (npr. od vzgojno-izobraževalnega zavoda). Iz prvega odstavka 26. člena ZUOPP-1 izhaja, da Zavod Republike Slovenije za šolstvo pridobi od vlagatelja vso strokovno dokumentacijo, ki vključuje že opravljene obravnave otroka ter poročilo vzgojno-izobraževalnega zavoda, ki ga otrok obiskuje in iz katerega je razvidno, da je bil otroku zagotovljen kontinuum pomoči. Na podlagi te določbe je moč sklepati, da je edini vir strokovne dokumentacije vlagatelj zahteve – na primer če zahtevo vložijo starši, naj bi zgolj ti Zavodu RS za šolstvo predložili strokovno dokumentacijo, ki so jo uspeli pridobiti iz različnih virov (npr. v vzgojno-izobraževalnem zavodu in pri izvajalcih zdravstvene dejavnosti). Vendar je v drugem odstavku 26. člena ZUOPP-1 nadalje določeno, da če je potrebno, lahko Zavod RS za šolstvo s soglasjem staršev pridobi dodatno psihološko in medicinsko dokumentacijo; soglasje ni potrebno, če so zahtevo za uvedbo postopka usmerjanja podali starši. Poleg tega je v Pravilniku o organizaciji in načinu dela komisij za usmerjanje otrok s posebnimi potrebami (18. člen) določeno, da komisija prve stopnje pripravi strokovno mnenje na podlagi: zahteve za uvedbo postopka usmerjanja ter razpoložljive strokovne dokumentacije, poročila vzgojno-izobraževalnega zavoda, ki vsebuje tudi pisno mnenje otrokovega vzgojitelja oziroma učitelja, pogovora z vlagateljem zahteve za uvedbo postopka oziroma otrokom, če je to potrebno, in pregleda otroka, če je to potrebno. Določeno je tudi, da je pri pogovoru z otrokom o postopku usmerjanja, ki se vodi v šoli ali zavodu ter pogovoru otroka s člani komisije oziroma pri pregledu otroka, na njegovo željo ali željo staršev lahko prisotna tudi oseba, ki jo je otrok sam izbral. ZUOPP-1 glede tega ni jasen, a ga je moč razumeti, da lahko komisija pridobi strokovno dokumentacijo tudi neposredno od vzgojno-izobraževalnega zavoda.

Kljub nejasni ureditvi položaja staršev v razmerju do vzgojno-izobraževalnega zavoda v ZUOPP-1, velja, da lahko starši vrtčevskega otroka pri vzgojno-izobraževalnem zavodu pridobijo kopijo osebnih podatkov (dokumentov), ki se nanašajo na otroka, če osebnih podatki (dokumenti) v trenutku vložitve zahteve že obstajajo; pravna podlaga je v 15. členu Splošne uredbe, ki ureja pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Za vrtčevskega otroka to pravico uresničujejo njegovi starši. Pri vložitvi zahteve si lahko starši pomagajo z obrazcem, ki je dostopen na naslednji povezavi https://www.ip-rs.si/go?u=https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Prek obrazca so dostopna tudi pojasnila v zvezi s to pravico.

Prijazen pozdrav.

Pripravil: dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.