Zahteva za vpogled v spis

Datum

24.07.2023

Številka

07120-1/2023/358

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Uradni postopki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Opisujete situacijo, ko organ prejme vlogo za vpogled v spis. Ker meni, da za to ni pravne podlage, vlogo samovoljno spremeni v zahtevo za vpogled v lastne osebne podatke po 15. členu Splošne uredbe in odločitev sprejme zgolj na tej pravni podlagi. Zanima vas, ali je takšno ravnanje organa ustrezno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec zahteve za vpogled v spis ne sme samovoljno obravnavati kot zahteve za dostop do osebnih podatkov, saj gre za povsem drugo pravico. V primeru dvoma, katero pravico želi uveljavljati posameznik, pa je priporočljivo, da upravljavec od njega zahteva dodatno pojasnilo o tem.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati zakonitosti konkretnega ravnanja določenega organa, saj bi to lahko storil le v okviru v okviru nadzornega postopka.

Na splošno pa IP pojasnjuje, da je pravni interes stranke v postopku, ki se je začel na njeno zahtevo, praviloma opredeljen z vsebino njenega zahtevka. To pomeni, da organ ne sme odločati o pravici, ki je posameznik ni uveljavljal, temveč bi moral sprejeti odločitev zgolj glede tiste pravice, na katero se nanaša konkretna zahteva. Zato organ ne sme sam nadomestiti volje posameznika, če se njegova vloga jasno nanaša na pravico do vpogleda v spis.

Ob tem pa IP opozarja, da je v določenih primerih težko presoditi, ali posameznik zahteva vpogled v spis ali dostop do osebnih podatkov, saj mu v zahtevi ni treba izrecno navesti pravne podlage. Navedeni pravici se v določeni meri prekrivata, med njima pa so tudi pomembne razlike. Na podlagi pravice dostopa bo posameznik namreč lahko dostopal le do tistih osebnih podatkov, ki se nanašajo nanj, podatke morebitnih drugih strank pa je upravljavec praviloma dolžan prekriti oziroma na drug način onemogočiti seznanitev z njihovimi osebnimi podatkih. Razlika je tudi v pritožbenem oziroma nadzornem organu. Zato je v primeru dvoma, katero pravico želi uveljavljati posameznik, priporočljivo, da upravljavec od posameznika zahteva, da to natančno pojasni.

V pomoč pri odločanju o zahtevah za dostop so lahko v pomoč tudi Smernice 1/2022 o pravici po 15. členu Splošne uredbe, ki jih je izdal Evropski odbor za varstvo podatkov in so dostopne na: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-012022-data-subject-rights-right-access_sl. Za obravnavano vprašanje je pomembno predvsem poglavje 3.1.1 glede analize vsebine zahteve.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka