Uveljavljanje pravice posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki preko pooblaščenca

Datum

05.03.2024

Številka

07121-1/2024/232

Kategorije

Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih, Postopki na centrih za socialno delo, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Prejeli smo vaše vprašanje glede ustreznosti zahteve upravljavca (Center za socialno delo), da mora posameznik za uveljavljanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki preko pooblaščenca priložiti overjeno pooblastilo. Kot navajate, v praksi upravljavci tega načeloma ne zahtevajo, v konkretnem primeru, pa se vam je zgodilo, da se eden od upravljavcev izogiba izpolnitvi zahteve na način, da kot pogoj za uveljavljanje pravice posameznika zahteva overjeno pooblastilo.

Niti ZVOP-2 niti Splošna uredba ne urejata podrobneje postopka uveljavljanja pravice preko pooblaščenca, zato se v skladu s 1., 2. in 3. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) v zvezi z vprašanji uveljavljanja pravice preko pooblaščenca pri Centrih za socialno delo – kot upravljavcih – uporabljajo subsidiarno določbe 53. do 61. člena ZUP. ZUP obličnost pooblastila ureja v 55. členu, in sicer določa, da se pooblastilo lahko da pisno ali ustno na zapisnik.

Nadalje lahko upravljavec v skladu s 56. členom ZUP v primeru, da je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njegovi pristnosti, naloži, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik.

Naloga in odgovornost za preverjanje veljavnosti pooblastila je v skladu s predpisi torej na upravljavcu, zato IP ustreznosti postopanja CSD v konkretnem primeru ne more in ne sme presojati.

Informacijski pooblaščenec (IP) na podlagi 5. točke prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2), 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) uvodoma poudarja, da ne more v mnenju presojati o ustreznosti ravnanja upravljavcev v zvezi s konkretnimi zahtevami za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki vloženimi preko pooblaščenca, to lahko stori le v nadzornem postopku.

V postopkih odločanja o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je treba upoštevati splošno postopkovno zahtevo po t.i. procesni legitimaciji. Procesno legitimiran je le tisti vlagatelj, ki zatrjuje svojo lastno stvarno ali materialno legitimacijo. Stvarna legitimacija pa je podana, kadar je vlagatelj zahteve subjekt uveljavljane materialne pravice. Poenostavljeno povedano, zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki lahko uveljavlja le vsak posameznik zase. Posameznik lahko torej svojo ustavno pravico do seznanitve z osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj uveljavlja sam, preko zakonitega zastopnika ali preko pooblaščenca.

Vsebina pravice je podrobneje opredeljena v 15. členu Splošne uredbe in procesne zahteve postopka za njeno uveljavljanje pa v 12. členu Splošne uredbe ter 12. do 21. členu ZVOP-2. Niti ZVOP-2 niti Splošna uredba podrobneje postopka uveljavljanja pravice preko pooblaščenca ne določata, zato se v skladu s 1., 2. in 3. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (ZUP) v zvezi z vprašanji uveljavljanja pravice preko pooblaščenca pri Centrih za socialno delo uporabljajo subsidiarno določbe 53. do 61. člena ZUP. Organ pa mora v skladu z 49. členom ZUP med postopkom ves čas po uradni dolžnosti paziti na to, ali je tisti, ki nastopa kot stranka, lahko stranka v postopku, in ali zastopa procesno nesposobno stranko njen zakoniti zastopnik. Nadalje četrti odstavek 47. člena ZUP določa, da lahko organ od osebe, ki nastopa kot zakoniti zastopnik, zahteva, da predloži dokazila, da je strankin zakoniti zastopnik. V prvem odstavku 53. člena ZUP je tudi določeno, da lahko stranka oziroma njen zakoniti zastopnik določi pooblaščenca, ki jo zastopa v postopku.

ZUP obličnost pooblastila ureja v 55. členu, in sicer določa, da se pooblastilo lahko da pisno ali ustno na zapisnik. Uradna oseba, ki vodi postopek ali opravlja posamezna dejanja v postopku, lahko izjemoma dovoli, da opravi posamezno dejanje v imenu stranke kot njen pooblaščenec brez pooblastila član njene družine ali gospodinjstva, oseba, ki je pri njej zaposlena ali pa kdo drug, če ga pozna in ne dvomi o obstoju in obsegu pooblastila. V skladu s 5. odstavkm 55. člena ZUP lahko organ (v tem primeru CSD kot upravljavec) dovoli, da opravi procesna dejanja za stranko oseba, ki ni predložila pooblastila, vendar ji naloži, da v določenem roku predloži pooblastilo in izkaže v pooblastilu odobritev že opravljenih dejanj. Do predložitve pooblastila ni dovoljeno izdati odločbe (v tem primeru torej posredovati osebnih podatkov posameznika). Če po izteku roka ni predloženo pooblastilo, se opravljena dejanja ne upoštevajo. V skladu s 6. odstavkom 55. člena ZUP lahko organ zavrže vlogo, če oseba iz 4. ali 5. odstavka 55. člena ZUP v roku, ki ga določi organ, ne predloži pooblastila za vloženo zahtevo oziroma za vloženo pritožbo ali izredno pravno sredstvo, razen če je dolžan nadaljevati postopek po uradni dolžnosti. Organ zavrže vlogo s sklepom, zoper katerega je dovoljena pritožba.

Nadalje se lahko v skladu s 56. členom ZUP v primeru, da je pooblastilo v obliki zasebne listine, pa nastane dvom o njegovi pristnosti, naloži, naj se predloži overjeno pooblastilo ali da pooblastilo ustno na zapisnik. Pravilnost pooblastila se preizkusi po uradni dolžnosti. V primeru, da ugotovi pomanjkljivosti pooblastila, organ pozove stranko ali pooblaščenca, naj te pomanjkljivosti odpravi. Organ v takšnem primeru ravna po petem in šestem odstavku 55. člena ZUP. Naloga in odgovornost za preverjanje veljavnosti pooblastila je torej na upravljavcu, zato IP ustreznosti postopanja CSD v konkretnem primeru ne more in ne sme presojati. Če so vse okoliščine resnično enake, se vsekakor zdi nenavadno, da bi izmed vseh enakovrstnih organov, pri katerih ste vložili enako zahtevo za istega pooblastitelja na enak način in z enakimi dokazili kot pooblaščenka, le eden podal dodatne zahteve glede enakega pooblastila. IP podrobneje primera kot rečeno v mnenju ne more komentirati, izpostavljamo pa, da procesnih zahtev Splošne uredbe, ZVOP-2 ali ZUP noben upravljavec ne bi smel izvajati šikanozno ali na način, da brez razloga ali neutemeljeno otežuje posamezniku uveljavljanje pravic.

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Alenka Jerše, univ. dipl. prav., namestnica informacijske pooblaščenke