Obdelava osebnih podatkov otrok s strani šole

Datum

29.09.2025

Številka

07121-1/2025/1586

Kategorije

Privolitev, Posredovanje osebnih podatkov, Šolstvo

Na podlagi pogostih vprašanj posameznikov, šol in drugih organizacij, ki delajo z otroki, in 5. točke prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1, ZVOP-2), 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) je Informacijski pooblaščenec (IP) pripravil neobvezujoče mnenje v zvezi z vprašanjem na kateri pravni podlagi lahko osnovna šola obdeluje osebne podatke otrok in kdo se lahko z njimi seznani?

Za vsako obdelavo osebnih podatkov (zbiranje, posredovanje, itd.) mora šola kot upravljavec zagotoviti ustrezno pravno podlago, ki je lahko npr. zakon ali v določenih primerih soglasje posameznika. Področni zakon, ki predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v osnovni šoli je Zakon o osnovni šoli (ZOsn). Zakon določa, katere zbirke lahko vodi osnovna šola, npr. zbirko podatkov o otrocih, vpisanih v osnovno šolo, in o učencih, vključenih v osnovno šolo, in njihovih starših itd. V zakonu je tudi določeno, katere osebne podatke lahko šole zbirajo v okviru posameznih zbirk, npr. omenjena zbirka lahko vsebuje naslednje osebne podatke otrok: ime in priimek, EMŠO, spol, pripadnost romski skupnosti, kraj in država rojstva, prebivališče in državljanstvo, oddelek in razred, v katerega se razporedi učenec, podatek o izobraževanju na domu, zdravstvene posebnosti, katerih poznavanje je nujno za učenčevo varnost in za delo z učencem (alergije, kronične bolezni ipd.); ter podatke o njihovih starših: ime in priimek, naslov prebivališča, telefonska številka, na katero je mogoče posredovati nujna sporočila v času, ko je učenec v šoli, e-naslov in davčna številka. Zakon tudi določa vir osebnih podatkov – osebni podatki se pridobivajo iz obstoječih zbirk pristojnih upravljavcev, oz. se pridobijo neposredno od učenca, oz. od njegovih staršev.

ZOsn določa, da se nekateri osebni podatki otrok obdelujejo na podlagi privolitve, npr. podatki iz zbirke podatkov o gibalnih sposobnostih in morfoloških značilnostih učencev in zbirke podatkov o učencih, ki potrebujejo pomoč oziroma svetovanje ter podatek o pripadnosti romski skupnosti. Podrobneje je soglasje staršev opredeljeno v Pravilniku o zbiranju in varstvu osebnih podatkov na področju osnovnošolskega izobraževanja. Pravilnik tako tudi določa, da lahko šola na podlagi soglasja obdeluje osebne podatke, ki niso vsebovani v ZOsn, so pa potrebni za uveljavljanje oziroma priznavanje posameznih pravic učencu (npr. pravica do subvencionirane šolske prehrane, pravica do brezplačnih učbenikov, pravica do subvencioniranja šole v naravi, pridobitev različnih statusov v skladu z drugimi predpisi, itd.). Prav tako lahko starši podajo privolitev za obdelavo osebnih podatkov, v zvezi z javno objavljenimi podatki, ker po naravi, vsebini ali namenu ne posegajo v zasebnost učencev (npr. razstave izdelkov učencev, skupinski posnetki učencev na fotografijah, videoposnetki, zvočni ali filmski posnetki javnih nastopov učencev na prireditvah, ipd.). Šola mora pri tem upoštevati pogoje za zakonito podajo privolitve in mora staršem podati zahtevane informacije o obdelavi osebnih podatkov (npr. kakšen je namen obdelave, kateri osebni podatki se bodo obdelovali, poučiti o možnosti umika privolitve, itd.).

Šola osebne podatke otrok obdeluje za namen osnovnošolskega izobraževanja. Glede na naloge zaposlenih mora sama določiti, kdo lahko v okviru izvajanja svojih nalog obdeluje (npr. zbira, uporablja, shranjuje, posreduje) osebne podatke posameznikov. Tako pravilnik izrecno določa, da lahko osebne podatke o učencih v šoli obdelujejo samo tisti zaposleni, ki jih za to pooblasti ravnatelj. Pooblaščeni zaposleni morajo osebne podatke varovati kot poklicno skrivnost. Šola lahko osebne podatke učencev v določenih primerih posreduje tudi zunanjim uporabnikom, npr. centrom za socialno delo, organizacijskim enotam Zavoda Republike Slovenije za šolstvo, sodiščem, zdravstvenim zavodom, svetovalnim centrom, in sicer le za namen, ki ga določa zakon. Npr. v primeru ogroženosti učenca mora ravnatelj oz. pooblaščeni delavec obvestiti pristojen center za socialno delo. Šola je tudi dolžna obveščati pristojne organe kazenskega pregona (policija oziroma državno tožilstvo) o primerih, ko strokovni delavci zvedo za primere telesnega ali duševnega nasilja, poškodb ali zlorab, zanemarjanja ali malomarnega ravnanja, trpinčenja, izkoriščanja ali spolnih zlorab.

Več o tem glej v mnenjih:

-Privolitev staršev za obdelavo osebnih podatkov otroka, št. 07121-1/2024/1227 z dne 11. 10. 2024,

-Posredovanje informacij o otroku tretjim osebam, št. 07121-1/2024/1446, z dne 22. 11. 2024,

-Soglasje staršev za razkrivanje osebnih podatkov otroka drugim staršem in učiteljem, št. 07121-1/2024/270 z dne 12. 3. 2024.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.