Pridobivanje osebnih podatkov od odvetnikov

Datum

15.11.2024

Številka

07121-1/2024/1417

Kategorije

Policijski postopki, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede pridobitve dokumentacije od odvetnikov v zvezi z zagotavljanjem pravne pomoči vašim članom.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Odvetnik je dolžan v skladu s predpisi izstaviti stranki oziroma naročniku storitve specificiran račun za opravljeno odvetniško storitev ali plačani predujem najkasneje osmi dan po tem, ko je storitev opravljena, ali po tem, ko je predujem plačan. V specifikaciji računa je treba navesti zneske odvetniških stroškov za posamezne storitve in izdatke, predujme, kratek opis dejstev glede posameznih storitev, opis izdatkov, številke iz posebnega dela tarife, ki so bile uporabljene kot podlaga za odmero odvetniških stroškov ter vrednost predmeta pri storitvah, ki se vrednotijo po vrednosti predmeta.

Izjava člana sindikata, ki ste jo priložili vašemu zaprosilu za mnenje, tudi v primeru, da bi lahko predstavljala veljavno privolitev (tega IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati), ne more predstavljati pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov tretjih oseb.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. Prvi odstavek 6. člena ZVOP-2 določa, da se osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob obdelavi osebnih podatkov je treba vselej upoštevati tudi temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe, med katerimi je tudi načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru nadzor nad izdatki sindikata oziroma obračunom storitev odvetnika).

IP pojasnjuje, da Zakon o odvetništvu (ZOdv; Uradni list RS, št. 18/93, 24/96 - odl. US, 24/01, 54/08, 35/09, 97/14, 8/16 - odl. US, 46/16, 36/19, 130/22) v prvem odstavku 17. člena določa, da je odvetnik upravičen do plačila za svoje delo in do povračila stroškov v zvezi z opravljenim delom po odvetniški tarifi. Odvetniška tarifa (Uradni list RS, št. 2/15, 28/18, 70/22) v prvem odstavku 15. člena določa, da odvetnik in stranka lahko skleneta pisno pogodbo o plačilu storitev v določenem (pavšalnem) znesku, ali v odstotku od vrednosti prisojenega zneska ali od vrednosti, pridobljene v postopku ali v odvisnosti od posebej dogovorjenih meril uspeha (plačilo po uspehu), ali po porabljenem času, ali po posebnem delu te tarife s povečanjem za določen odstotek. Pogodba lahko vsebuje tudi kombinacijo posameznih metod obračuna, razen kombinacije plačila po uspehu in plačila po določbah posebnega dela te tarife. V drugem odstavku istega člena je določeno, da pogodba ne sme biti v nasprotju z določbami zakona, ki ureja odvetništvo, o plačilu za delo odvetnikov in povračilu stroškov v zvezi z njihovim opravljenim delom, in s splošnim delom te tarife, biti mora ločena od pooblastila in drugih dogovorov ter mora vsebovati opozorilo glede določbe iz četrtega odstavka tega člena. Vsebina in učinki pogodbe se presojajo po določbah zakona, ki ureja obligacijska razmerja, zlasti po določbah pogodbe o naročilu (mandatu).

Nadalje Odvetniška tarifa v prvem odstavku 16. člena določa, da je odvetnik dolžan v skladu s predpisi izstaviti stranki oziroma naročniku storitve specificiran račun za opravljeno odvetniško storitev ali plačani predujem najkasneje osmi dan po tem, ko je storitev opravljena, ali po tem, ko je predujem plačan. Drugi odstavek istega člena določa, da je v specifikaciji računa treba navesti zneske odvetniških stroškov za posamezne storitve in izdatke, predujme, kratek opis dejstev glede posameznih storitev, opis izdatkov, številke iz posebnega dela tarife, ki so bile uporabljene kot podlaga za odmero odvetniških stroškov ter vrednost predmeta pri storitvah, ki se vrednotijo po vrednosti predmeta. Pri plačilih poštnih in telekomunikacijskih storitev zadostuje navedba skupnega zneska. Pri navajanju zneskov, ki so v posebnem delu tarife določeni v razponu, mora odvetnik kratko obrazložiti razloge, ki utemeljujejo navedene zneske. Postavke specifikacije računa so torej dokaj natančno določene v Odvetniški tarifi.

IP posebej poudarja, da je presoja in odgovornost za zakonitost posredovanja osebnih podatkov vedno na upravljavcu (v konkretnem primeru posameznem pogodbenem odvetniku). IP v okviru mnenja ne more presojati, ali je posamezna zahteva za posredovanje osebnih podatkov utemeljena. IP dodaja, Splošna uredba v točki d) drugega odstavka 9. člena sicer določa, da je dopustna obdelava osebnih podatkov, ki jo izvajajo sindikati v okviru svojih zakonitih dejavnosti z ustreznimi zaščitnimi ukrepi pod pogojem, da se obdelava nanaša samo na člane ali nekdanje člane sindikata ali na osebe, ki so v rednem stiku z njim v zvezi z njegovimi nameni, ter da se osebni podatki ne posredujejo zunaj tega telesa brez privolitve posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki. Ob tem pa IP dodaja, da izjava člana sindikata, ki ste jo priložili vašemu zaprosilu za mnenje, tudi v primeru, da bi lahko predstavljala veljavno privolitev (tega IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati), ne more predstavljati pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov tretjih oseb. Glede tega se IP še zlasti tudi sprašuje, ali je za konkretni namen res potrebna obdelava osebnih podatkov tretjih oseb (v zaprosilu za mnenje primeroma navajate priče, sodne izvedence in stranske interveniente), saj je verjetno za obračun stroškov bistvena izvedba nekega dejanja s strani odvetnika (npr. posvet s pričo), ne pa osebni podatki posameznega udeleženca tega dejanja.

Nadalje IP pojasnjuje, da imajo poleg stranke posameznega postopka tudi druge upravičenci, ki izkažejo upravičen interes oziroma korist, pravico do vpogleda v spis (upravni postopek, kazenski postopek) oziroma pregleda spisa (pravdni postopek). Ob izpolnitvi pogojev za uveljavljanje te pravice, ki jih določa procesna zakonodaja (ZUP, ZKP, ZPP) bi lahko navedeno pravico uveljavljali tudi pooblaščenci za pravno pomoč sindikata.

IP dodatno pojasnjuje, da je treba upoštevati tudi zaupnost razmerja med odvetnikom in stranko oziroma t. i. odvetniško zasebnost, ki je varovana že na ustavnopravni ravni, in sicer z določbami 35., 36. in 37. člena Ustave RS. Pomeni izvršitev odločbe Ustavnega sodišča RS U-I-115/14 in Up-218/14 z dne 21. januarja 2016, s katero je Ustavno sodišče RS ugotovilo, da sta Zakon o kazenskem postopku in Zakon o odvetništvu v neskladju z ustavo, saj določbe, s katerimi urejata zaupnost razmerja med odvetnikom in stranko, pomenijo čezmeren poseg v to ustavnopravno zavarovano kategorijo in tako kršijo 35., 36. in 37. člen Ustave RS. Pravna teorija vsebine odvetniške zasebnosti izrecno ne opredeljuje, je pa to storilo Ustavno sodišče RS v navedeni odločbi, iz katere je mogoče izluščiti tri različne vidike, ki so varovani v okviru odvetniške zasebnosti, in sicer splošni, prostorski in komunikacijski vidik.

IP dodaja, da odvetnik namreč z izvajanjem odvetniškega poklica nudi pravno pomoč svojim strankam, vključno z zastopanjem v raznih postopkih. Da bi odvetnik to svojo vlogo lahko opravil, mu stranka zaupa ne le svoje osebne podatke, pač pa tudi veliko število informacij, ki izhajajo iz njegove zasebnosti, ki jih mora odvetnik varovati kot poklicno tajnost.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za posredovanje podatkov s strani odvetnika. To je stvar presoje posameznega odvetnika, ki nosi tudi odgovornost za tovrstno presojo. IP ob tem ponavlja, da konkretno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov v posameznem primeru lahko opravi le v okviru nadzornega ali drugega upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka