Nasprotje interesov pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov in predsednika volilne komisije

Datum

29.08.2023

Številka

07121-1/2023/1089

Kategorije

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov - DPO

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, ali sta funkciji pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov in predsednika volilne komisije (za volitve predstavnikov zaposlenih v organih upravljanja in nadzora) javnega zavoda združljivi funkciji. Pomisleke imate zlasti, ker se pri delu volilne komisije uporablja večja količina osebnih podatkov (tako osebnih podatkov kandidatov, podpornikov, volilnih upravičencev – volilni imeniki, kot vodstvenih in vodilnih oseb – podatki o družinskih članih ipd.). Prilagate tudi interni Pravilnik o volitvah, v katerem so določene vse naloge volilne komisije.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Obstoj nasprotja interesov je treba ugotavljati od primera do primera na podlagi presoje vseh upoštevnih okoliščin, zlasti organizacijske strukture upravljavca ali njegovega obdelovalca, in ob upoštevanju vseh veljavnih predpisov, vključno z morebitnimi notranjimi pravili tega upravljavca ali obdelovalca.

V določenih okoliščinah bi bil položaj predsednika volilne komisije lahko v nasprotju interesov ter zato nezdružljiv z nalogami pooblaščene osebe za varstvo podatkov. Ali gre v konkretnem primeru za takšno nasprotje, mora presoditi upravljavec, ki mora to presojo znati tudi utemeljiti.

Obrazložitev

IP pojasnjuje, da v skladu s šestim odstavkom 38. člena Splošne uredbe pooblaščena oseba za varstvo podatkov lahko opravlja tudi druge naloge in dolžnosti. Vendar pa mora pri tem vsak upravljavec (v konkretnem primeru vaš javni zavod) zagotoviti, da zaradi vsakršnih takih nalog in dolžnosti ne pride do nasprotja interesov. Eno izmed vodil pri delu pooblaščene osebe za varstvo podatkov je namreč njena neodvisnost, saj ta oseba med drugim ne sme biti v nasprotju interesov. To pomeni predvsem, da pooblaščena oseba za varstvo podatkov v organizaciji ne sme imeti položaja, ki bi omogočala opredelitev namenov ali storitev obdelave osebnih podatkov. Iz tega razloga nalog pooblaščene osebe za varstvo podatkov ne more opravljati nekdo, ki odloča o sredstvih in namenih obdelave osebnih podatkov, saj bi sicer ta oseba nadzirala samo sebe. Podrobnejše določbe glede nasprotja interesov vsebuje tudi ZVOP-2 v petem in šestem odstavku 46. člena. Slednji podrobneje opredeljuje nasprotje interesov, saj določa, da se v javnem sektorju šteje, da je določena oseba v nasprotju interesov, če je določena kot upravljavec informacijskega sistema, skrbnik informacijskega sistema ali vodja informacijske varnosti, ima položaj predstojnika v osebi javnega sektorja, če je član organov upravljanja ali nadzora pri upravljavcu ali obdelovalcu, če njene druge naloge vključujejo sistemsko odločanje o obdelavi osebnih podatkov pri upravljavcu ali obdelovalcu ali če zastopa upravljavca oziroma obdelovalca v sodnih ali arbitražnih postopkih v zvezi z vprašanji varstva osebnih podatkov. Če pooblaščena oseba izve za okoliščine, ki predstavljajo ali bi lahko predstavljale nasprotje interesov, o tem takoj pisno obvesti upravljavca oziroma obdelovalca. Upravljavec oziroma obdelovalec v tem primeru odpravi nasprotje ali pooblaščeno osebo razreši opravljanja določene naloge kot pooblaščene osebe ali s položaja pri upravljavcu ali obdelovalcu.

Splošno gledano lahko nasprotujoči si položaji v javnem sektorju vključujejo položaje višjega vodstva (kot so predstojnik oziroma direktor, vodja oddelka za trženje, vodja službe za upravljanje s človeškimi viri, vodja oddelka za informacijsko tehnologijo) in tudi druge vloge na nižji ravni organizacijske strukture, če taki položaji ali vloge vodijo v določitev namenov in sredstev obdelave. Bistveno torej ni, ali konkretna oseba obdeluje osebne podatke oziroma uporablja veliko količino osebnih podatkov, temveč ali odloča o sredstvih in namenih njihove obdelave. IP ob tem pojasnjuje tudi, da je zaradi posebne organizacijske strukture vsakega upravljavca to treba obravnavati za vsak primer posebej, zato je priporočljivo, da vsak upravljavec posebej opredeli položaje, ki so glede na njegovo organizacijsko strukturo nezdružljivi s funkcijo pooblaščene osebe za varstvo podatkov.

IP meni, da bi bil lahko v določenih okoliščinah položaj predsednika volilne komisije v nasprotju interesov ter zato nezdružljiv z nalogami pooblaščene osebe za varstvo podatkov, na primer z vidika zagotavljanja zaupnosti osebnih podatkov, poštenosti in nepristranskosti, preglednosti in odgovornosti. Denimo, če ima predsednik volilne komisije v vlogi pooblaščene osebe za varstvo podatkov dostop do osebnih podatkov, obstaja možnost zlorabe teh podatkov v povezavi z volilnimi postopki, lahko bi prišlo do vpliva na izid volitev, do nasprotja interesov bi lahko prišlo tudi zato, ker je predsednik volilne komisije odgovoren za zakonitost samih volitev, kot pooblaščena oseba pa za varstvo osebnih podatkov v okviru istih volitev. Iz teh razlogov bi se lahko pojavil dvom v združljivost funkcij. Ali gre v konkretnem primeru za takšno nasprotje, mora presoditi upravljavec, ki mora to presojo znati tudi utemeljiti. IP v mnenju tega namesto njega ne more opraviti.

IP dodaja, da so evropski nadzorni organi za varstvo osebnih podatkov že pripravili podrobne smernice, ki vam bodo v pomoč pri presojanju položaja pooblaščene osebe:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Mednarodno_delovanje/wp243rev01_sl.pdf

IP vas napotuje tudi na spletno stran IP, kjer lahko prav tako najdete uporabne napotke glede pooblaščene osebe za varstvo podatkov:

https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/ključna-področja-uredbe/pooblaščena-oseba-za-varstvo-podatkov

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka