Jedro

Normativno postopek varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva urejata ZVDAGA in Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Iz obeh so razvidne različne faze arhiviranja poslovne dokumentacije: zajem in pretvorba dokumentarnega gradiva, urejanje, vrednotenje in odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, izročitev arhivskega gradiva arhivu in uničenje dokumentarnega gradiva. Navedene storitve arhiviranja so tako strokovne, da jih je ZFPPIPP v 5. točki sedmega odstavka 103. člena izključil iz nadomestil, ki jih vključuje nagrada upravitelja.

Materialnopravno zmotno je stališče prvostopenjskega sodišča, da gre glede na gornjo normativno ureditev zato, ker je upraviteljica po njenih lastnih navedbah pri svojem delu potrebovala vpogled v dokumentacijo (ki jo je začasno hranila pri računovodskem servisu) za stroške v zvezi z njenim izvajanjem nalog upravitelja, zato jih je dolžna upraviteljica kriti iz prejete nagrade. Izhajajoče iz navedenega zmotnega stališča je prvostopenjsko sodišče ocenilo, da strošek začasnega arhiviranja predstečajne dokumentacije ni nujno potreben strošek. Pri tem se prvostopenjsko sodišče ni konkretno opredelilo do upraviteljičinih razlogov za nastanek stroška začasne hrambe predstečajnega arhiva na lokaciji računovodskega servisa zaradi dostopnosti le-tega.

Izrek

Pritožbi se ugodi, izpodbijani sklep se razveljavi in se zadeva vrne sodišču prve stopnje v nov postopek.

Obrazložitev

1. Z uvodoma citiranim sklepom je prvostopenjsko sodišče zavrnilo ugovor upraviteljice z dne 31. 3. 2023 zoper sklep istega sodišča o soglasju k plačilom stroškov stečajnega postopka z dne 29. 3. 2023. S sklepom z dne 29. 3. 2023 je namreč sodišče upraviteljici dalo soglasje za plačilo stroškov stečajnega postopka, ki se nanaša na stroške trajne oziroma dolgoročne hrambe v znesku 1.404,60 EUR po izračunu izvajalca A. d. o. o., št. 1, zavrnilo pa je predlog za izdajo soglasja za plačilo odbira in popisa predstečajnega arhiva po izvajalcu B. o. o. po računu 2 v višini 1.239,41 EUR plus DDV in za plačilo stroškov odbira in popisa arhiva, nastalega med stečajem po računu istega izvajalca št. 3 v višini 150,00 EUR plus DDV.

2. Zoper navedeni sklep v delu, v katerem je bil zavrnjen upraviteljičin ugovor zoper sklep z dne 29. 3. 2023, se je pravočasno pritožila upraviteljica. Uveljavljala je pritožbene razloge zmotne ugotovitve dejanskega stanja, bistvene kršitve določb postopka in zmotne uporabe materialnega prava ter predlaga spremembo izpodbijanega sklepa tako, da se upraviteljici poda soglasje tudi za stroške v znesku 1.239,41 EUR plus DDV in 150,00 EUR plus DDV.

3. Pritožba je utemeljena.

4. Iz razlogov izpodbijanega sklepa izhaja, da je bilo soglasje za plačilo zneska 1.239,41 EUR zavrnjeno: 1. ker je šlo po pojasnilu upraviteljice za začasno hrambo dokumentacije, ki jo je na vpogled potrebovala upraviteljica, kar potrjuje stališče sodišča, da gre za dokumentacijo, ki jo upraviteljica potrebuje pri svojem delu, zato gre za stroške upraviteljičinega poslovanja, ki jih je dolžna kriti iz nagrade za njeno delo v stečajnem postopku; sodišče se zato ni opredelilo do posameznih postavk v računu in 2. ker se sodišče ni moglo opredeliti glede same višine in utemeljenosti stroška odbira in popisa dokumentarnega gradiva, ker predlogu priložene ponudbe glede cen storitev niso primerljive z drugimi stečaji, v katerih ni bilo „predhodnega odbira in popisa“ in se cena s strani upraviteljice izbranega izvajalca pokaže višja. Drobljenje storitve arhiviranja presega okvir nujno potrebnih del, plačilo teh stroškov pa zato izrecno prepoveduje tretji odstavek 354. člena ZFPPIPP.

5. Glede stroškov arhiviranja dokumentacije, nastale med stečajnim postopkom (150,00 EUR) pa prvostopenjsko sodišče meni, da niso potrebni in presegajo okvir nujno potrebnih del. Poleg tega pa iz ponudbe izbranega arhivarja A. d. o. o. izhaja, da ponudba poleg prevzema, hrambe in vzdrževanja prevzetega arhiva vsebuje tudi dodatni prevzem dokumentacije po zaključku stečaja.

6. Ob začetku stečajnega postopka zoper dolžnika, ki je gospodarska družba, morajo osebe, ki so opravljale funkcijo člana poslovodstva, upravitelju izročiti vso poslovno in drugo dokumentacijo, ki se nanaša na stečajnega dolžnika (drugi odstavek 292. člena ZFPPIPP). Na njeni podlagi lahko šele upravitelj opravlja naloge, ki so mu poverjene tako v fazi ob začetku stečajnega postopka (priprava otvoritvene bilance po stanju na dan začetka stečajnega postopka, sestava in predložitev davčnega obračuna na dan pred začetkom stečaja davčnemu organu - prvi in drugi odstavek 291. člena ZFPPIPP). Vodenje poslovnih knjig in sestavo računovodskih izkazov stečajnega dolžnika pa je upravitelj dolžan opravljati v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi, ki urejajo računovodske rešitve za podjetja v stečaju (tretji odstavek 290. člena ZFPPIPP). Rokovanje s poslovno dokumentacijo stečajnega dolžnika je v funkciji izvedbe stečajnega postopka. Skladno s SRS 39.34 organizacija (pravna oseba v stečaju) sestavlja bilanco stanja ter izkaz poslovnega izida in udenarjenje premoženja najmanj vsake tri mesece, ko so končana vsa opravila iz stečajnega postopka pa na ta dan sestavi zaključno bilanco, izkaz poslovnega izida in udenarjenja premoženja ter izkaz denarnih tokov. Hrambo računovodskih izkazov, knjigovodskih listin in druge dokumentacije (tako predstečajne kot medstečajne) pa urejata računovodska standarda 39.38 in 39.39, dostopnost do te dokumentacije pa računovodski standard 39.40. Normativno postopek varstva in hrambe dokumentarnega in arhivskega gradiva urejata Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) in Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva. Iz obeh so razvidne različne faze arhiviranja poslovne dokumentacije: zajem in pretvorba dokumentarnega gradiva, urejanje, vrednotenje in odbiranje arhivskega gradiva iz dokumentarnega gradiva, izročitev arhivskega gradiva arhivu in uničenje dokumentarnega gradiva. Navedene storitve arhiviranja so tako strokovne, da jih je ZFPPIPP v 5. točki sedmega odstavka 103. člena izključil iz nadomestil, ki jih vključuje nagrada upravitelja.

**Glede stroškov v zvezi z odbirom, popisom in začasno hrambo že prevzetega predstečajnega arhiva**

7. Materialnopravno zmotno je stališče prvostopenjskega sodišča, da gre glede na gornjo normativno ureditev zato, ker je upraviteljica po njenih lastnih navedbah pri svojem delu potrebovala vpogled v dokumentacijo (ki jo je začasno hranila pri računovodskem servisu) za stroške v zvezi z njenim izvajanjem nalog upravitelja, zato jih je dolžna upraviteljica kriti iz prejete nagrade. Izhajajoče iz navedenega zmotnega stališča je prvostopenjsko sodišče ocenilo, da strošek začasnega arhiviranja predstečajne dokumentacije ni nujno potreben strošek. Pri tem se prvostopenjsko sodišče ni konkretno opredelilo do upraviteljičinih razlogov za nastanek stroška začasne hrambe predstečajnega arhiva na lokaciji računovodskega servisa zaradi dostopnosti le-tega (PD 466). Upraviteljica je namreč utemeljevala začasno hrambo tudi z ekonomskega vidika - v primeru hrambe predstečajnega arhiva zunanjemu arhivarju še v času, ko je bilo v prvi polovici postopka v arhiv treba vpogledovati večkrat mesečno, cena za vpogled pa je znašala 15,00 EUR, bi stroški vseh vpogledov znašali vsaj dva do trikrat več kot znaša strošek začasne hrambe. Pritožnica pa v pritožbi utemeljeno očita prvostopenjskemu sodišču bistveno postopkovno kršitev po 14. točki drugega odstavka 339. člena ZPP v zvezi s prvim odstavkom 121. člena ZFPPIPP, ker prvostopenjsko sodišče navaja, da se glede višine in utemeljenosti stroška odbira in popisa ne more opredeliti, ker predlogu za izdajo soglasja za plačilo navedenih stroškov priložene ponudbe niso primerljive z drugimi stečaji, v katerih ni bilo „predhodnega odbira in popisa“ in se cena s strani upraviteljice izbranega izvajalca pokaže neutemeljeno višja. Navedena ugotovitev prvostopenjskega sodišča je do te mere pavšalna, da je nepreizkusljiva. Prvostopenjsko sodišče ne ponudi niti enega konkretnega (glede na obseg dokumentarnega gradiva in arhiviranega gradiva) primerljivega primera, iz katerega bi bilo mogoče sklepati, da drobljenje storitve arhiviranja vedno privede do končne višje cene storitve. Nasprotno je pritožnica pritožbi priložila tri odločbe različnih sodišč (Okrožnega sodišča v Novem mestu St .../2016 z dne 19. 7. 2019, Okrožnega sodišče v Krškem St .../2015 z dne 30. 8. 2021 in Okrožnega sodišča v Kranju St .../2015 z dne 19. 7. 2019 s priloženimi predlogi za soglasje k plačilom stroškov) o soglasju k plačilom stroškov stečajnega postopka, ki izkazujejo sodno prakso navedenih prvostopenjskih sodišč o odobravanju stroškov arhiviranja po posameznih fazah tega postopka arhiviranja. Zaključka, da strošek odbira in popisa ni nujno potreben strošek, spričo zgoraj obrazloženega, pritožbeno sodišče ni moglo preizkusiti.

**Glede stroškov trajnega arhiviranja medstečajnega arhiva**

8. Po upraviteljičinem predlogu za izdajo soglasja k plačilom stroškov stečajnega postopka izhaja, da navedeni arhiv medstečajnega postopka obsega približno dva tekoča metra računovodske in pravne dokumentacije, zato dejanski strošek arhiviranja znaša 150,00 EUR plus DDV. Po stališču prvostopenjskega sodišča stroški arhiviranja medstečajnega gradiva niso potrebni in presegajo okvir nujno potrebnih del. Večina dokumentov je takih, s katerimi upraviteljica potrjuje verodostojnost svojih ugotovitev in predlogov med vodenjem stečaja in je arhiviranje le-teh predvsem in izključno v interesu upraviteljice. Sicer pa iz ponudbe izbranega arhivarja A. d. o. o. izhaja, da ponudba poleg prevzema hrambe in vzdrževanja prevzetega gradiva vsebuje tudi dodaten prevzem dokumentacije po zaključku stečaja.

9. Pritožbeno sodišče soglaša s pritožnico, da je poslovno dokumentarno gradivo, nastalo v času teka stečajnega postopka (gre za korespondenco upraviteljice s strankami postopka,dokumentacijo za celotno obdobje postopka, prejete in izdane fakture, bančne izpise, pogodbe...), potrebno ustrezno urediti in shraniti ter vsaj v določenem delu tudi sodi v medstečajni arhiv. Velika večina te je take narave, da je ni mogoče uvrstiti med arhiv, ki se uvršča v sodni spis. Nenazadnje celo splošna določba SRS 39 v uvodu navaja predmet urejanja in sicer pravila sestavljanja otvoritvene bilance, stanja organizacije v stečaju, vrednotenja in merjenja računovodskih postavk v času stečajnega ali likvidacijskega postopka, vodenja poslovnih knjig v času postopka, sestavljanje zaključne bilance stanja organizacije v stečaju ter hrambe dokumentacije po zaključku postopka. SRS 39.39 določa tudi, katera dokumentacija se hrani po zaključku stečajnega postopka, to pa so posebej specificirani računovodski izkazi, knjigovodske listine in druga dokumentacija. Po SRS 39.40 mora organizacija, ki je registrirana za opravljanje storitev arhiviranja podatke, ki jih hrani, dati na razpolago vsem, ki izkažejo pravni interes in za nadomestilo dejanskih stroškov izdati tudi prepis zahtevanih podatkov in glede na primeroma navedene možne upravičence do teh podatkov: Finančna uprava Republike Slovenije, Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, bivši zaposleni, stečajni ali likvidacijski upniki in drugi, se stališče prvostopenjskega sodišča, da upraviteljica navaja gradivo za arhiviranje zgolj zaradi interesa nje same, izkaže za nesprejemljivo. Prvostopenjsko sodišče bo moralo zato opredeliti dokumentarno gradivo iz časa teka stečajnega postopka, ki ne sodi v arhivsko gradivo in za katerega meni, da predstavlja nepotreben strošek.

10. Glede ugotovitve prvostopenjskega sodišča, da ponudba izbranega arhivarja A. d. o. o. vsebuje tudi dodatni prevzem dokumentacije po zaključku stečaja, pritožbeno sodišče soglaša s pritožbenim pojasnilom upraviteljice, da je pri tem šlo za ponudbo, ki se je nanašala izključno na morebiten dodaten prevzem predstečajne dokumentacije. Iz predlogu upraviteljice (PD 466) priloženega specificiranega računa št. 1 izhaja tudi postavka komisijsko uničenje dokumentacije - stečajna dokumentacija v količini 18 tekočih metrov, iz računu priloženega popisa predstečajnega arhiva za uničenje pa izhaja, da gre za dokumentacijo oziroma arhivsko gradivo, katerega nastanek sega v čas pred začetkom stečajnega postopka. Stečajni postopek je bil začet 24. 12. 2018. Pritožbeno sodišče zato sprejema razlago upraviteljice, da se ponudba nanaša izključno na morebiten dodaten prevzem predstečajne dokumentacije po zaključku stečaja.

11. Iz doslej razloženega izhaja utemeljenost upraviteljičine pritožbe zoper izpodbijani sklep. Pritožbeno sodišče je zato pritožbi ugodilo, sklep sodišča prve stopnje razveljavilo in zadevo vrnilo prvostopenjskemu sodišču v nov postopek (3. točka 365. člena ZPP v zvezi s prvim odstavkom 121. člena ZFPPIPP). Navodila za ponovljen postopek so razvidna iz obrazložitve tega sklepa.