Obdelava OP za namen pridobitve državljanstva

Datum

12.03.2025

Številka

07121-1/2025/336

Kategorije

Pravne podlage, Upravne enote, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve upravne enote po posredovanju določenih podatkov za namen pridobitve državljanstva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravne enote imajo pravno podlago za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov v obsegu in za namene, kot to določa ZDRS.

Obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca (v konkretnem primeru upravne enote) je načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih.

IP vam predlaga, da se za dodatno pojasnilo glede pravne podlage ter namena obdelave in natančnejšo utemeljitev potrebnosti posredovanja zahtevane dokumentacije obrnete neposredno na upravno enoto.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

V skladu z Zakonom o državljanstvu Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 24/07 - UPB , 40/17; v nadaljevanju: ZDRS) se državljanstvo RS lahko pridobi po rodu, z rojstvom, z naturalizacijo ali po mednarodni pogodbi. V skladu z 10. členom ZDRS pristojni organ lahko osebo, ki prosi za naturalizacijo, po prostem preudarku sprejme v državljanstvo Republike Slovenije, če je to v skladu z nacionalnim interesom. Pri tem mora oseba izpolnjevati določene pogoje, med drugim tudi to, da ima zagotovljena sredstva, ki njej in osebam, ki jih mora preživljati, zagotavljajo materialno in socialno varnost. V skladu z devetim odstavkom 10. člena ZDRS se šteje, da ima oseba zagotovljeno materialno in socialno varnost, če ima zagotovljena sredstva najmanj v višini osnovnega minimalnega dohodka, določenega s predpisi o socialnem varstvu. Sredstva v višini osnovnega minimalnega dohodka mora imeti zagotovljena tudi za vsako osebo, ki jo mora preživljati. V drugem odstavku 27. člena ZDRS je določeno, da o pridobitvi državljanstva RS na podlagi 10., 12. in 14. člena tega zakona ter o izdaji zagotovila na podlagi 11. člena tega zakona odloča upravna enota. V 34. členu ZDRS je določeno, da se podatki za evidence o državljanstvu zbirajo neposredno od posameznikov, na katere se nanašajo. Ne glede na to se podatki, kadar je to mogoče, zbirajo:

1. iz rojstne matične knjige,

2. iz državljanske knjige,

3. iz javnih listin,

4. od drugih oseb v skladu z zakonom.

Skladno s predstavljeno zakonodajo imajo torej upravne enote pravno podlago za pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov v obsegu in za namene, kot to določa ZDRS. Upravne enote tako lahko pridobivajo tudi osebne podatke, ki jih potrebujejo za obravnavo konkretnega primera, upoštevajoč namene posamezne zbirke. Ob tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je treba obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru odločitev o pridobitvi državljanstva).

Ob tem IP pojasnjuje tudi, da je obdelava oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca (v konkretnem primeru upravne enote) načeloma stvar odločitve vodstva ter posledično notranje organizacije upravljavca in ureditve v internih aktih. Upravljavec osebnih podatkov mora pri obdelavi osebnih podatkov upoštevati temeljna načela iz 5. člena Splošne uredbe. Kot rečeno, mora biti v skladu z načelom najmanjšega obsega podatkov iz točke (e) tega člena obdelava osebnih podatkov (npr. dostopanje zaposlenih do osebnih podatkov) omejena na to, kar je potrebno za namene, za katere se ti podatki obdelujejo. To pomeni, da je pri določanju pravic dostopa treba vzeti v obzir naloge, naravo dela in delovne obveznosti posamičnega zaposlenega. Za posamezno vrsto osebnih podatkov je tako treba pretehtati, kateri izmed zaposlenih se morajo seznaniti s temi podatki glede na namene, za katere se obdelujejo. Če tako za posamezne delavce upravne enote, izhajajoč iz pogodbe o zaposlitvi, internih navodil, notranje sistemizacije ali drugih internih aktov, izhaja, da za svoje delo v okviru pristojnosti upravne enote neizogibno potrebujejo dostop do določenih osebnih podatkov, potem je dopustno, da se jim ta dostop omogoči in da te svoje dostopne pravice dejansko izvršuje v okviru svojih delovnih zadolžitev. Ob tem pa mora seveda te podatke uporabljati zgolj za ta namen ter jih ne sme razkrivati oziroma z njimi seznanjati nepooblaščenih oseb.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje. IP vam predlaga, da se za dodatno pojasnilo glede pravne podlage ter namena obdelave in natančnejšo utemeljitev potrebnosti posredovanja zahtevane dokumentacije obrnete neposredno na upravno enoto. IP ob tem ponavlja, da konkretno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov v posameznem primeru lahko opravi le v okviru nadzornega ali drugega upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka