Aplikacija za evidentiranje delovnega časa

Datum

27.03.2024

Številka

07121-1/2024/357

Kategorije

Delovna razmerja, Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov, Privolitev

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe določene rešitve za evidentiranje delovnega časa.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Delodajalec bi moral delavce pred namestitvijo aplikacije na njihove zasebne telefone obvestiti o obdelavi njihovih podatkov in pridobiti njihovo privolitev, ki mora biti skladna tudi z določbami Splošne uredbe.

Delavec ni dolžan dati na razpolago svojih sredstev za to, da lahko delodajalec izpolnjuje svoje dolžnosti, lahko pa delavec svoja sredstva da na razpolago delodajalcu, (samo) če to sam želi.

Preveriti je treba, ali za upravljavca velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov, v vsakem primeru pa je izdelava takšne ocene priporočljiva.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne nudi storitve pregleda ali vnaprejšnje odobritve različnih obrazcev, storitev, aplikacij, ocen ali drugih rešitev, ki jih uvajajo posamezni upravljavci, z vidika njihove skladnosti z veljavnimi predpisi. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru neobvezujočega mnenja tako ne more presojati skladnosti rešitve, ki ste jo na kratko opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.

IP uvodoma pojasnjuje, da dopuščanje zasebnih naprav v službenih okoljih neizogibno odpira niz pravnih, tehnoloških in varnostnih izzivov, ki jih je treba pravočasno identificirati in obravnavati. Pred vpeljavo takšne rešitve je zato ključno, da se opravi premislek o poslovnih potrebah oziroma zahtevah, ki jih zasleduje organizacija, izvede ocena učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po temeljnih načelih varstva osebnih podatkov ter ustrezno dopolnijo interni akti organizacije.

IP je pripravil Smernice o uporabi zasebnih naprav v službene namene, ki predstavljajo prednosti in tveganja, ki jih takšna rešitev prinaša ter priporočila za varno in zakonito uvedbo tovrstnih rešitev. Smernice so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_BYODweb.pdf

IP splošno pojasnjuje, da mora upravljavec (v konkretnem primeru vaš delodajalec) pred uvedbo posamezne rešitve presoditi dopustnost in sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki bodo obdelovani v njenem okviru. Vsaka obdelava osebnih podatkov mora potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi. Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 - ZIUZDS) v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost. Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme obdelovati.

Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave.

V danem primeru je treba upoštevati tudi določbo 225. člena Zakona o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2: Uradni list RS, št. 130/22, 18/23 – ZDU-1O), v skladu s katero bi moral delodajalec delavce pred namestitvijo aplikacije na njihove zasebne telefone obvestiti o obdelavi njihovih podatkov in pridobiti njihovo privolitev, ki mora biti skladna tudi z določbami Splošne uredbe. Predvsem IP opozarja, da bi delavci morali imeti možnost zavrniti uporabo aplikacije brez posledic za njegovo delovno razmerje. Ob tem IP posebej poudarja, da je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Osebna privolitev v delovnih razmerjih torej je oziroma naj bo bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Tudi smernice Evropskega odbora za varstvo podatkov (EDPB) glede privolitve kot pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih poudarjajo neprostovoljno naravo razmerja delavec - delodajalec, kar ovira veljavnost privolitve. Temeljni kriterij za dopustnost privolitve v delovnih razmerjih je po mnenju EDPB, da podaja ali zavrnitev privolitve za delavce nima nikakršnih negativnih posledic. Pri tem je treba upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v 7. členu Splošne uredbe. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomeni privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.

Več informacij o privolitvi lahko najdete lahko najdete tudi na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/?id=102

IP splošno vsem subjektom, ki razmišljajo o uvedbi podobnih rešitev, kot jo navajate v vašem zaprosilu za mnenje, priporoča, da v skladu s 35. členom Splošne uredbe izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. Gre za vnaprejšnjo presojo, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila predlagana rešitev zakonita, sorazmerna, transparentna, varna itd. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo rešitve, pri čemer je treba realno oceniti, ali se bo na tak način dejansko doseglo zasledovane cilje in ali teh ciljev ni mogoče doseči na drug način (npr. z registracijo s pomočjo kartice ali z drugačno organizacijo delovnega procesa, ki bi omogočal uporabo drugih sredstev za dosego cilja), ki bi manj posegal v pravice posameznika.

IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena.

Ob tem je treba preveriti tudi, ali gre morda za obliko obdelave iz Seznama dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po 4. odstavku 35. člena Splošne uredbe in ko je torej predhodna izvedba ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov obvezna. IP je pripravil tak seznam in ga objavil na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Seznam_dejanj_obdelav_osebnih_podatkov__za_katere_velja_zahteva_po_izvedbi_ocene_ucinka_v_zvezi_z_varstvom_osebnih_podatkov.pdf

IP pojasnjuje, da se navedeni kriteriji lahko uporabljajo prepleteno in ne predstavljajo izključnega seznama. Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje IP meni, da je vsekakor verjetno, da bi ob uvedbi konkretne rešitve lahko bili izpolnjeni najmanj kriteriji iz točke 7 (nesorazmerje moči) navedenega seznama. IP tako meni, da bi v konkretnem primeru najverjetneje šlo za rešitev, ki ima pomembne posledice na varstvo osebnih podatkov posameznikov (delavcev), zato je glede na določbe Splošne uredbe potrebno, da delodajalec pred implementacijo rešitve opravi ustrezno oceno učinka na varstvo osebnih podatkov. IP močno odsvetuje implementacijo podobnih rešitev brez ustrezno izvedenih predhodnih ocen učinkov na varstvo osebnih podatkov.

Več informacij o sami izdelavi ocene učinka je na voljo v smernicah, ki jih je pripravil IP in so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Smernice_o_ocenah_ucinka__DPIA__julij2018.pdf

IP poudarja, da mora delodajalec pri uvedbi tovrstnih rešitev zagotoviti skladnost s Splošno uredbo, ter tako poleg ustrezne pravne podlage upoštevati tudi npr. načela Splošne uredbe, predvsem že zgoraj omenjeno t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov. Delodajalec mora nadalje tudi temeljito presoditi dopustnost in utemeljenost namena, za katerega želi uvesti rešitev, ter ali je uporaba rešitve v dane namene primerna in sorazmerna ter opraviti predhodno presojo, ali je mogoče uporabiti alternativno možnost, ki manj posega v zasebnost, ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegel tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo delavcev. Pred uvedbo konkretne rešitve je delodajalec v skladu z zahtevami 13. člena Splošne uredbe dolžan (priporočljivo s sprejetjem internega akta) delavce seznaniti z rešitvijo, namenom in načinom njene uvedbe, njenim delovanjem, s primeri in nameni, za katere bodo pridobljeni podatki uporabljeni ter drugimi informacijami o obdelavi osebnih podatkov, do katere bo prišlo pri njeni uporabi. Delodajalec mora ob tem poskrbeti tudi za ustrezno varnost uporabe rešitve (s t.i. tehnično-organizacijskimi ukrepi za zagotavljanje varnosti osebnih podatkov). IP ob tem ponovno opozarja, da bi delodajalec pred uvedbo rešitve po vsej verjetnosti moral opraviti tudi oceno učinka, skladno s 35. členom Splošne uredbe.

Pri izvedbi posameznih postopkov in ukrepov je torej treba vedno upoštevati tudi načelo sorazmernosti in vedno izbrati tisti ukrep, ki najmanj poseže v pravice delavca glede na zasledovani zakoniti cilj. Posameznih ukrepov torej ne bi smeli odrejati, če je mogoče primerljiv učinek doseči z milejšimi ukrepi. Če se na ravni posamezne organizacije (v konkretnem primeru na ravni delodajalca) določen ukrep opredeli kot nujen, potreben in učinkovit, pa ga je treba izvajati na način, ki najmanj posega v zasebnost posameznika in brez prekomerne obdelave osebnih podatkov. V takem primeru pa je tudi delodajalec tisti, ki mora poskrbeti za ustrezno infrastrukturo, ki omogoča ustrezno opremljenost posameznika, da lahko uporablja določeno storitev, ki je potrebna zaradi delovnega procesa. Kako bo delodajalec to zagotovil, pa je prepuščeno njemu samemu.

Poudariti velja, da delavec ni dolžan dati na razpolago svojih sredstev za to, da lahko delodajalec izpolnjuje svoje dolžnosti, lahko pa delavec svoja sredstva da na razpolago delodajalcu, (samo) če to sam želi. Če delavec svojih sredstev (npr. zasebnega mobilnega telefona), ne želi dati na razpolago delodajalcu, to nikakor ne sme in ne more vplivati na njegovo delovno razmerje, temveč bi mu moral delodajalec zagotoviti ustrezna delovna sredstva, če ocenjuje, da so res potrebna za delo.

IP ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja. IP pa sklepno povzema, da v kolikor za obdelavo osebnih podatkov delavca ne bi bila podana nobena od v tem mnenju navedenih pravnih podlag, morebitna obdelava njegovih osebnih podatkov ne bi bila zakonita.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., Informacijska pooblaščenka