Čas hrambe podatkov iz postopkov za uveljavitev pravic

Datum

31.08.2026

Številka

07121-1/2026/866

Kategorije

Sodni postopki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje časa hrambe podatkov iz postopkov za uveljavitev pravic. Zanima vas, koliko časa sme upravljavec hraniti osebne podatke, ki so bili iz zbirk pridobljeni zaradi zahteve posameznika za uveljavitev pravic (še posebej pravice dostopa do podatkov), da bi lahko v eventualnem postopku po prijavi prijavitelja s posebni položajem predložil dokumentacijo iz konkretnega postopka za uveljavitev pravice. Brez takšne dokumentacije namreč sploh ni mogoče ugotoviti, ali je v konkretnem primeru ravnanje upravljavca skladno s predpisi ali ne.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Petnajstdnevni dnevni rok iz 13. oziroma 14. člena ZVOP-2 velja tudi, kadar posameznik pri IP izpodbija odločitev upravljavca o njegovi zahtevi za uveljavitev pravice po 15. do 22. členu Splošne uredbe, čeprav se zadeva pred IP vodi v okviru postopka na zahtevo prijavitelja s posebnim položajem. Formalna obravnava zadeve po določbah 30. do 34. člena ZVOP-2 tega roka ne izključuje.

Če so osebni podatki oziroma določena dokumentacija potrebni za dokazovanje zakonitosti odločitve upravljavca, jih mora ta hraniti do izteka roka za vložitev pravnega sredstva oziroma tudi dlje, če za njihovo nadaljnjo hrambo obstaja drug konkreten in zakonit namen ter ustrezna pravna podlaga. Če je prijava oziroma pritožba vložena, pa jih mora (ne glede na potek predpisanih ali interno določenih rokov hrambe) hraniti do pravnomočnega zaključka zadeve oziroma skladno s pravnomočno odločitvijo.

Obrazložitev

Splošno načelo glede obdobja hrambe izhaja iz točke e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, po kateri se osebni podatki hranijo v obliki, ki omogoča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. S tem je povezano tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, po katerem morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo.

Načelo omejitve hrambe podrobneje ureja tudi 43. člen ZVOP-2. Ta določa, da mora biti rok hrambe omejen na najkrajše možno obdobje in le na čas, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali, razen če drug zakon za posamezne obdelave določa drugačen rok. Upravljavec mora ob upoštevanju narave obdelovanih podatkov in tveganj občasno in na dokumentiran način preverjati, ali so pogoji za nadaljnjo hrambo še izpolnjeni.

Iz navedenega izhaja, da za osebne podatke, ki so predmet zahteve posameznika, in dokumentacijo, ki nastane pri obravnavi zahtev posameznikov po 15. do 22. členu Splošne uredbe, ni mogoče določiti enotnega in splošnega roka hrambe. Rok mora upravljavec določiti glede na konkretne okoliščine, namen obdelave ter vrsto dokumentacije oziroma osebnih podatkov.

Zaključek postopka obravnave zahteve posameznika za uveljavitev pravice po Splošni uredbi sam po sebi nikakor ne pomeni, da mora upravljavec takoj izbrisati vso dokumentacijo, ki je nastala v tem postopku. Določena dokumentacija je lahko tudi po izdaji odgovora oziroma odločitve še vedno potrebna za dokazovanje, kaj je posameznik zahteval, kako je upravljavec zahtevo obravnaval, na podlagi katerih okoliščin je sprejel odločitev in ali je ravnal v skladu s predpisi. Pri določitvi obdobja hrambe je zato treba upoštevati tudi možnost pravnega varstva zoper odločitev upravljavca.

V zvezi s tem pa je relevantna pravica do pritožbe pri nadzornem organu iz 77. člena Splošne uredbe in njena procesna ureditev v ZVOP-2. Na podlagi 77. člena Splošne uredbe ima posameznik pravico vložiti pritožbo pri nadzornem organu, če meni, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim krši to uredbo. Obravnava takšnih pritožb je v ZVOP-2 urejena kot poseben nadzorni postopek na zahtevo prijavitelja s posebnim položajem (30. do 35. člen ZVOP-2). Gre za poseben, sui generis postopek, v katerem IP kot nadzorni organ presoja skladnost obdelave osebnih podatkov s Splošno uredbo in ZVOP-2. Zato ta postopek ni povsem primerljiv s klasično pritožbo po pravilih ZUP oziroma pritožbo iz 25. člena Ustave RS, saj predmet presoje ni nujno le zakonitost konkretne odločbe organa, temveč lahko tudi presoja zakonitosti ravnanja oziroma obdelave osebnih podatkov pri upravljavcu. Pravila ZUP se na podlagi 25. člena ZVOP-2 v postopkih pred IP uporabljajo subsidiarno, torej le glede vprašanj, ki niso posebej urejena z ZVOP-2.

Za vprašanje obdobja hrambe pa je pri tem pomembno razlikovati med dvema položajema. Če posameznik zatrjuje nezakonitost obdelave njegovih osebnih podatkov, ne da bi izpodbijal konkretno odločitev upravljavca o njegovi zahtevi za uveljavitev pravice po 15. do 22. členu Splošne uredbe, gre za prijavo zaradi zatrjevane nezakonite obdelave. V takem primeru po naravi stvari ni roka za vložitev pritožbe oziroma prijave, saj ni predhodne odločitve upravljavca o zahtevi posameznika, zoper katero bi posameznik uveljavljal pravno varstvo.

Drugače je, kadar posameznik pri IP izpodbija odločitev upravljavca o njegovi zahtevi za uveljavitev pravice po 15. do 22. členu Splošne uredbe, na primer odločitev, s katero je upravljavec zavrnil njegovo zahtevo za dostop do osebnih podatkov. Tudi v tem primeru se zadeva pred IP obravnava v okviru posebnega postopka na zahtevo prijavitelja s posebnim položajem. Vendar 13. oziroma 14. člen ZVOP-2 kot specialni določbi določata 15-dnevni rok za vložitev pravnega sredstva zoper odločitev upravljavca o zahtevi posameznika. Zgolj dejstvo, da se pritožba oziroma prijava pred IP obravnava v okviru posebnega nadzornega postopka, zato ne izključuje uporabe tega roka.

Pri določitvi obdobja hrambe je zato po mnenju IP pomemben tudi ta 15-dnevni rok za vložitev pravnega sredstva. Če so osebni podatki oziroma določena dokumentacija potrebni za dokazovanje dejanskega in pravnega stanja ter zakonitosti odločitve upravljavca, je njihovo nadaljnjo hrambo vsaj do izteka tega roka mogoče utemeljiti z možnostjo vložitve pravnega sredstva. Če pa posameznik v tem roku vloži prijavo oziroma pritožbo pri IP, se potreba po hrambi ustrezne dokumentacije nadaljuje. Pri tem je treba upoštevati tudi 21. člen ZVOP-2, ki ureja zavarovanje osebnih podatkov, ki so predmet postopka. Ta določa, da upravljavec od prejema zahteve iz 15. do 22. člena Splošne uredbe ne sme izbrisati, odsvojiti ali spremeniti zahtevanih osebnih podatkov, ki so predmet postopka, dnevnikov obdelav in drugih povezanih informacij, ne glede na potek predpisanih ali interno določenih rokov hrambe, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno. S tem je zagotovljeno, da podatki in informacije, ki so relevantni za obravnavo zahteve posameznika, ostanejo ohranjeni tudi za potrebe morebitnega nadaljevanja postopka pred IP do pravnomočnega zaključka zadeve.

Če posameznik v 15-dnevnem roku prijave oziroma pritožbe zoper odločitev upravljavca ne vloži, pa to še ne pomeni, da mora upravljavec dokumentacijo avtomatično izbrisati. Po izteku tega roka mora upravljavec ponovno presoditi, ali je nadaljnja hramba še potrebna za določen in zakonit namen ter ali zanjo še obstaja ustrezna pravna podlaga.

Sklepno IP pojasnjuje, da 15-dnevni rok iz 13. oziroma 14. člena ZVOP-2 velja tudi za izpodbijanje odločitve upravljavca o zahtevi posameznika za uveljavitev pravice po 15. do 22. členu Splošne uredbe, čeprav se zadeva pri IP vodi v okviru postopka na zahtevo prijavitelja s posebnim položajem. Če je dokumentacija potrebna za dokazovanje zakonitosti odločitve, je njeno hrambo treba presojati tudi z vidika možnosti vložitve pravnega sredstva. Če je pravno sredstvo vloženo, se hramba nadaljuje do pravnomočnega zaključka zadeve oziroma skladno s pravnomočno odločitvijo.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila: Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka