Obdelava rojstnega datuma v sklepu o imenovanju v položaj in njegova objava

Datum

06.11.2023

Številka

07121-1/2023/1378

Kategorije

Delovna razmerja, Pravne podlage, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste v sklepu Vlade o imenovanju na položaj zasledili rojstni datum vršilca dolžnosti. Zanima vas, ali je tak sklep skladen z varstvom osebnih podatkov. Rojstnega dneva namreč ne vidite kot bistvenega, je pa razkrit številnim udeležencem procesa. Dvomite, da prevlada javni interes za objavo tega podatka.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe. Obstoj pravne podlage za obdelavo določenih osebnih podatkov v sklepu o imenovanju na položaj še ne pomeni, da je s tem avtomatično dopustno tudi razkrivanje teh osebnih podatkov širši javnosti, če za to ni ustrezne pravne podlage, npr. skladno s 73. členom ZVOP-2. Dolžnost upravljavca pa je, da je sposoben dokazati obstoj pravne podlage za objavo osebnih podatkov ter spoštovanje načela najmanjšega obsega podatkov.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven nadzornega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Zato vam na vaše vprašanje o zakonitosti obdelave podatka o rojstnemu dnevu v sklepu o imenovanju na položaj ne more dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podaja splošna pojasnila ter pravna izhodišča in pogoje za zakonito obdelavo osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Točka (f) prvega pododstavka se ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Izbira ustrezne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč konkretne okoliščine in namen obdelave, je obveznost upravljavca.

IP meni, da sama navedba rojstnega datuma v sklepu o imenovanju na položaj načeloma ni sporna, saj je ta podatek pogosto potreben za enolično identifikacijo, prav tako so od tega podatka odvisne pravice vršilca dolžnosti (pravna podlaga po točki b) v zvezi s točko c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Drugo vprašanje pa je, ali je zakonita tudi javna objava celotnega sklepa o imenovanju, torej vključno z rojstnim datumom. IP poudarja, da obstoj pravne podlage za obdelavo določenih osebnih podatkov v sklepu o imenovanju na položaj še ne pomeni, da je s tem avtomatično dopustno tudi razkrivanje teh osebnih podatkov širši javnosti, če za to ni ustrezne pravne podlage. 73. člen ZVOP-2 denimo določa pogoje za razkritje osebnih podatkov v okviru svobode izražanja, med drugim, če javni interes po obveščanju javnosti, pravica do obveščenosti ter svoboda izražanja prevladajo nad upravičenimi interesi varstva zasebnosti in drugih osebnostnih pravic posameznika ali če tako določa drug zakon. Upravljavci pa za namene izvajanja svobode izražanja ne smejo nezakonito razkriti, nezakonito posredovati ali omogočiti nepooblaščenega dostopa do osebnih podatkov.

IP ob tem opozarja še na načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Kot že izpostavljeno, pa je dolžnost upravljavca, da je sposoben dokazati obstoj pravne podlage za objavo osebnih podatkov ter spoštovanje vseh načel v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka