Sprememba osebnega imena v evidencah fakultete

Datum

14.02.2023

Številka

07121-1/2023/177

Kategorije

Pravica do popravka

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 13. 2. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o tem, ali bi morala fakulteta, kjer ste diplomirali, na vašo prošnjo spremeniti osebno ime v evidencah fakultete, saj ste osebno ime pred kratkim spremenili. Prejeli ste pojasnilo fakultete, da se spremembo imena dokazuje z odločbo upravne enote in da se osebno ime v njihovih evidencah ne spremeni, ker ni šlo za napako pri izdaji diplome. Moti vas, da se na spletu pojavi vaše diplomsko delo pod starim imenom.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Ker navajate, da ste pri fakulteti že vložili zahtevo in prejeli pisni odgovor, vam predlagamo:

-da zahtevo najprej dopolnite, če fakulteta v odgovoru zahteva predložitev ustreznega dokazila o spremembi osebnega imena, ali

-da zoper zavrnilno obvestilo vložite pritožbo pri IP v 15 dneh od prejema obvestila.

IP se lahko do konkretnih primerov uveljavljanja pravice do popravka opredeljuje le v nadzornih postopkih.

Sprememba osebnega imena na samem zaključnem delu visokošolskega študija, ki je že objavljeno in bibliografsko obdelano, ni možna s sklicevanjem na pravico do popravka.

Obrazložitev

Splošna uredba o varstvu podatkov v 16. členu ureja pravico do popravka osebnih podatkov. Omenjeni člen določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

Odgovor na vprašanje, ali ste upravičeni do spremembe ali dopolnitve osebnih podatkov je odvisen od več okoliščin, ki bi jih IP lahko proučil le v morebitnem nadzornem postopku, zlasti je to odvisno:

-glede katerih evidenc zahtevate spremembo (npr. v osebnem kartonu, v evidenci o izpitih in drugih študijskih obveznostih, v evidenci izdanih dokumentov o končanem dodiplomskem in podiplomskem izobraževanju itd.);

-ali zahtevate tudi spremembo diplomske listine in samega zaključnega dela;

-ali zahtevate tudi vložitev vaše dopolnilne izjave in s kakšno vsebino;

-s čim ste dokazovali spremembo osebnega imena;

-kdaj je bila uradno izvedena sprememba osebnega imena po predpisih, ki urejajo to področje;

-ali je možno staro osebno ime v določeni evidenci šteti kot »netočen« ali »nepopoln« podatek, saj je bilo to osebno ime v času študija in v zaključnih listinah pravilno evidentirano in skladno z uradnimi evidencami;

-ali obstajajo posebna pravila glede izvedbe sprememb in dopolnitev v področni zakonodaji;

-ali gre v konkretnem primeru za problem neposodobljenosti (neažurnosti) osebnih podatkov, ki bi jo moral upravljavec odpraviti tudi brez zahteve posameznika;

-s katerimi konkretnimi razlogi je upravljavec zavrnil zahtevo.

Pojavljanje vašega diplomskega dela z osebnim imenom na spletu je odvisno tudi od pravil s področja bibliotekarske dejavnosti, na kar fakulteta nima vpliva.

Pravila varstva osebnih podatkov se nanašajo le na osebne podatke, ki so del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni v zbirko osebnih podatkov ali ki se obdelujejo avtomatizirano (prvi odstavek 2. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Ker monografska publikacija (npr. zaključno delo visokošolskega študija) sama po sebi ni zbirka osebnih podatkov avtorja, se nanjo ne more raztezati pravica do popravka. Zbirka osebnih podatkov je tista, ki vsebuje sistematično urejene podatke o avtorju in o pripadajočem avtorskem delu. Tudi po naravi stvari ni možno poseganje v osebno ime avtorja na primerkih avtorskega dela, ki je že objavljeno in katalogizirano.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka