Elektronski naslov pri delodajalcu po prenehanju delovnega razmerja

Datum

24.07.2025

Številka

07121-1/2025/917

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede uporabe starega elektronskega naslova, ki ste ga imeli pri prejšnjem delodajalcu. Slednji vašega starega službenega naslova, ki ste ga uporabljali tudi v osebne namene, ni izbrisal niti ni obvestil posameznikov, ki vas kontaktirajo, da elektronski naslov ni več v vaši uporabi.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec mora ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca.

Splošna uredba varuje osebne podatke, kar so v primeru elektronske pošte predvsem t.i. prometni podatki. Vsebina elektronske pošte pa je varovana z določbami o komunikacijski zasebnosti, ki jo je mogoče uveljavljati v sodnih postopkih – tako civilnih kot kazenskih – pred pristojnimi sodišči.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim vprašanjem.

Po Splošni uredbi, za katero je pristojen IP, so varovani le osebni podatki. V okviru elektronske pošte so to predvsem t.i. prometni podatki (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.). IP bi bil pristojen tudi za nadzor zakonitosti obdelave, če bi bila po elektronski pošti denimo posredovana zbirka osebnih podatkov. Vsebina samih elektronskih sporočil pa je varovana z določbami o komunikacijski zasebnosti, in sicer z določbo o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika ter določbami o varstvu osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika.

Nadalje pojasnjujemo, da mora delodajalec zaradi prenehanja pravne podlage, ki jo predstavlja 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1), ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal bivšega delavca. Zlasti je nedopustno, da bi delodajalec do elektronskih naslovov tako zaposlenih kot zlasti bivših zaposlenih samovoljno dostopal ali pa jih celo uporabljal pod njihovim podpisom.

Za dodatna pojasnila priporočamo ogled Smernic »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih , predvsem odgovor na vprašanje 4.1.2 »Kako naj delodajalec uredi dostop do službene elektronske pošte bivšega zaposlenega, ne da bi s tem nedopustno posegel v njegovo zasebnost?«.

Več o vpogledu v elektronsko pošto (bivšega) zaposlenega si lahko preberete tudi v številnih mnenjih IP, ki so objavljena na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ , na primer v mnenjih št. 07121-1/2024/1617 in št. 07121-1/2024/64. V zadnje navedenemu mnenju lahko preberete tudi o načinu vložitve prijave domnevane kršitve 38. člena Ustave RS in da širši del vaše pravice do zasebnosti z vidika varstva tajnosti pisem in drugih občil lahko zavarujete preko postopkov pred pristojnimi sodišči bodisi v civilnem bodisi v kazenskem postopku.

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka