Posredovanje seznama članov društva predsedniku društva

Datum

14.11.2025

Številka

07121-1/2025/1340

Kategorije

Društva

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede tega, ali ima predsednik pravico do pridobitve ažuriranega seznama članov društva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva, obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi točke (b) oziroma točke (f) člena 6(1) Splošne uredbe. Pri društvih se osebni podatki članov torej lahko obdelujejo brez njihove privolitve, ko društva obdelujejo podatke v zvezi s svojo dejavnostjo, kar lahko člani upravičeno pričakujejo.

Aktualni predsednik društva bi tako lahko seznam članov društva pridobil tudi brez njihove privolitve pod pogojem, da je to potrebno za delovanje društva oziroma da je takšna obdelava predpisana s pravili delovanja društva.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. To pomeni, da IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za posredovanje osebnih podatkov, temveč lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. Konkretno presojo pa lahko oziroma mora opraviti izključno upravljavec osebnih podatkov.

IP uvodoma poudarja še, da svoja neobvezujoča mnenja izdaja na podlagi navedb prosilca v njegovem zaprosilu za mnenje. Tako je bilo tudi v primeru mnenja, ki ga navajate v vašem zaprosilu za mnenje (št.: 07121-1/2025/1277, z dne 27. 10. 2025). Iz zaprosila je namreč v tem primeru izhajalo, da v konkretnem primeru predsednik v svoji zahtevi za posredovanje podatkov ni obrazložil svojega namena, niti takšno posredovanje ni opredeljeno v notranjih aktih društva. IP ponavlja, da meni, da to ni postopanje, ki ga člani društva lahko upravičeno pričakujejo, saj ga nobeno pravilo društva ne predvideva, posledično pa se z njim ne morejo seznaniti vnaprej. Za take primere bi bila za posredovanje osebnih podatkov tako potrebna ustrezna druga pravna podlaga (npr. privolitev).

IP nadalje splošno pojasnjuje, da mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov, med drugim za njihovo razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, imeti upravljavec ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe, ki predpisuje, da je obdelava zakonita, če je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

IP je v preteklosti že izdal nekaj mnenj v zvezi z obdelavo kontaktnih podatkov članov društva. Več o tem si tako lahko preberete v mnenju IP:

https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a38d4563d

IP ob tem pojasnjuje, da je za obdelavo osebnih podatkov v društvih sprejel tolmačenje, da kadar društva izvajajo dejavnosti, ki jih določajo pravila delovanja društva, potem obdelava osebnih podatkov poteka na podlagi točke b) oziroma točke f) člena 6(1) Splošne uredbe. Pri društvih se osebni podatki članov torej lahko obdelujejo brez njihove privolitve, ko društva obdelujejo podatke v zvezi s svojo dejavnostjo, kar lahko člani upravičeno pričakujejo (npr. vabljenje na seje društva, obračun članarine, itd.). Kadar pa gre za dejavnost obdelave podatkov, ki je člani ne bi mogli upravičeno pričakovati (ker npr. to ni predvideno z akti), potem je treba zagotoviti drugo pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov članov (npr. njihove privolitve). IP poudarja, da je priporočljivo, da društvo v svojih aktih čim natančneje predpiše, katere podatke članov bo obdelovalo in za kakšen namen. Z vsebino teh aktov morajo biti na primeren način obveščeni tudi člani.

Iz navedenega sledi, da bi aktualni predsednik društva lahko seznam članov društva pridobil tudi brez njihove privolitve pod pogojem, da je to potrebno za delovanje društva oziroma da je takšna obdelava predpisana s pravili delovanja društva. IP ob tem poudarja, da gre v takem primeru za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca (društva), drugi pogoji pa bi veljali, če bi šlo za bivšega predsednika društva, saj v tem primeru ne bi šlo več za obdelavo znotraj upravljavca in bi bilo treba zagotoviti ustrezno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov izven upravljavca oziroma tretji osebi.

IP sklepno pojasnjuje še, da v primeru, če ocenjujete, da je zavrnitev posredovanja osebnih podatkov članov neutemeljena,  lahko v skladu z določbo četrtega odstavka 41. člena ZVOP-2 zahtevate sodno varstvo. IP namreč ni pristojen za presojo upravičenosti posredovanja podatkov oziroma zavrnitve le-tega v konkretnem primeru. 

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka