Posredovanje osebnih podatkov sindikalnemu zastopniku javnega zavoda

Datum

11.04.2025

Številka

07120-1/2025/169

Kategorije

Delovna razmerja, Posredovanje osebnih podatkov, Pravne podlage, Sindikati, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po elektronski pošti prejel dopis, v katerem nas sprašujete, ali in pod kakšnimi pogoji lahko sindikalni zaupnik v javnem vzgojno-izobraževalnem zavodu sodeluje in dostopa do gradiv in osebnih podatkov pri obravnavi zadev, ki niso neposredno povezane z varovanjem pravic delavcev oziroma področjem delovno-pravne zakonodaje temveč so povezane s pravicami drugih e.g. gradiv glede postopka imenovanja ravnatelja – tj, osebnih podatkov kandidatov, postopka izključitve dijakov – tj. osebnih podatkov dijakov, postopek ugovora zoper obvestilo o vpisu otroka v vrtec – tj. osebnih podatkov staršev.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.

Splošni okvir za posredovanje osebnih podatkov sindikatu predstavlja 203. člen ZDR-1, ki določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev.

2.

Delodajalec je dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti. Glede na široko in dokaj nejasno dikcijo 203. člena ZDR-1, ta po mnenju IP lahko zgolj  v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju strogega načela najmanjšega obsega podatkov (oz. splošnega načela sorazmernosti), predstavlja pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti.

3.

Iz vašega vprašanja, na prvi pogled ne izhaja, da bi tem zahtevam ustrezala zahteva za posredovanje podatkov dijakov in staršev. Glede gradiv postopka imenovanja ravnatelja, pa tudi sindikat lahko dostopa do tistih informacij, ki predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja, glede ostalih vsebin, pa je treba presojati konkretne okoliščine.

4.

Presojo, katere konkretne osebne podatke sindikalni zastopnik potrebuje za opravljanje sindikalne dejavnosti, mora opraviti upravljavec sam glede na vse okoliščine zahteve.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov presojati oz. se vnaprej opredeljevati do konkretnih obdelav osebnih podatkov. Končna odgovornost za zakonito obdelavo osebnih podatkov, presojo ustreznosti izbrane pravne podlage in obsega osebnih podatkov, ki se lahko razkrije sindikalnemu zaupniku je na strani vzgojno-izobraževalnega zavoda, kot upravljavca osebnih podatkov.

IP v zvezi s tem pojasnjuje, da mora imeti upravljavec za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, zakonito in ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov (privolitev, pogodba, zakonska obveznost, življenjski interes, izvajanje javne oblasti, zakoniti interes), za posebne vrste osebnih podatkov pa mora biti hkrati izpolnjen eden izmed posebnih pogojev, ki so določeni v členu 9(2) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Skladno s točkama (e) in (c) iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov je obdelava zakonita, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca oz. je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Obdelava osebnih podatkov v javnem sektorju in v zasebnem sektorju je zaradi izvajanja zakonske obveznosti, javnega interesa ali izvajanja javne oblasti v primerih iz točk (c) in (e) prvega odstavka ter drugega in tretjega odstavka 6. člena Splošne uredbe zakonita le, če obdelavo osebnih podatkov, vrste osebnih podatkov, ki naj se obdelujejo, kategorije posameznikov, na katere se ti osebni podatki nanašajo, namen njihove obdelave in rok hrambe osebnih podatkov ali rok za redni pregled potrebe po hrambi določa zakon. Če je mogoče, se v zakonu določijo tudi uporabniki osebnih podatkov, posamezna dejanja obdelave in postopki obdelave ter drugi ukrepi za zagotovitev zakonite, poštene in pregledne obdelave (glej drugi odstavek 6. člena ZVOP-2).

Splošni okvir za posredovanje osebnih podatkov sindikatu predstavlja 203. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki določa, da mora delodajalec sindikatu zagotoviti pogoje za hitro in učinkovito opravljanje sindikalnih dejavnosti v skladu s predpisi, s katerimi se varujejo pravice in interesi delavcev. Delodajalec je dolžan sindikatu omogočiti dostop do podatkov, ki so potrebni pri opravljanju sindikalne dejavnosti.

IP je znotraj številnih mnenj (glej mnenja IP št. 07120-1/2022/337; 0712-1/2019/275; 0712-1/2019/1405; 0712-1/2019/2860) že večkrat poudaril stališče, da pravna podlaga, izhajajoča iz 203. člena ZDR-1, po našem mnenju ni dovolj določna, ustrezno jasna in predvidljiva, da bi sama po sebi izpolnjevala vse zahtevane demokratične standarde v zvezi s posegom v človekovo pravico do varstva osebnih podatkov po 38. členu Ustave RS oz. izpolnjevala pogoje ustreznosti pravne podlage po drugem odstavku 6. člena ZVOP-2. Navedeno sicer ne pomeni, da določba iz 203. člena ZDR-1 v posebej utemeljenih okoliščinah in ob upoštevanju strogega načela najmanjšega obsega podatkov (oz. splošnega načela sorazmernosti), ne more predstavljati pravne podlage za posredovanje osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za opravljanje sindikalne dejavnosti. Konkreten obseg osebnih podatkov, do katerih je sindikat upravičen, je namreč vedno treba presojati glede na okoliščine posameznega primera (predvsem zakonskih določb glede vloge sindikata v posameznih primerih in določila kolektivnih pogodb) ter upoštevaje vsa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov po 5. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. V zvezi z načelom najmanjšega obsega podatkov morajo namreč biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. To pomeni, da lahko upravljavec obdeluje samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Sindikalni zastopnik mora za zakonito obdelavo osebnih podatkov v vsakem konkretnem primeru tako izkazati, da so zahtevani osebni podatki potrebni za izvrševanje sindikalne dejavnosti.

Kot je IP že poudaril zgoraj, v okviru izdaje nezavezujočega mnenja, ne moremo opraviti presoje glede dovoljenosti posredovanja osebnih podatkov sindikalnemu zastopniku namesto upravljavca, to presojo je namreč dolžan opraviti upravljavec sam. IP lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je določeno posredovanje podatkov zakonito. IP ne more in ne sme ocenjevati, katere konkretne osebne podatke sindikalni zastopnik potrebuje za opravljanje sindikalne dejavnosti, niti se ne sme postaviti v vlogo odločevalca (razsojevalca) v posameznih primerih in odločiti o upravičenosti posredovanja podatkov ali celo odrediti/prepovedati določenemu zavezancu posredovanje določenih podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na postavljeno vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:

Grega Rudolf, mag.

svetovalec pooblaščenca za mednarodne odnose

Dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka