Objava osebnih podatkov vlagatelja pobude

Datum

25.04.2025

Številka

07120-1/2025/186

Kategorije

Občine

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede objave osebnih podatkov vlagatelja pobude s strani župana.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje.

Tako za župana kot za druge organe občine velja, da je do določenih podatkov upravičen oziroma jih lahko obdeluje le, če jih potrebuje za opravljanje svojih nalog oziroma pristojnosti.

ZVOP-2 v 97. členu med drugim določa, da se z globo od 200 do 8.000 eurov kaznuje za prekršek odgovorna oseba pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, če krši temeljna načela za obdelavo, vključno s pogoji za privolitev, kot so določena v 5., 6., 7. in 9. členu Splošne uredbe. Z globo od 200 do 8.000 eurov se za tak prekršek kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali v samoupravni lokalni skupnosti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne more konkretno odgovoriti na vaša vprašanja, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE, 62/24 – odl. US, 102/24 – ZLV-K; v nadaljevanju: ZLS) opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom ZLS samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva te osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon.

IP pojasnjuje, da so pristojnosti župana določene v 33. členu ZLS, kjer je med drugim določeno, da župan predstavlja in zastopa občino. Župan predstavlja občinski svet, ga sklicuje in vodi seje občinskega sveta, nima pa pravice glasovanja. Župan predlaga občinskemu svetu v sprejem proračun občine in zaključni račun proračuna, odloke in druge akte iz pristojnosti občinskega sveta ter skrbi za izvajanje odločitev občinskega sveta. Župan skrbi za objavo statuta, odlokov in drugih splošnih aktov občine.

IP pojasnjuje, da tako za župana kot za druge organe občine velja, da je do določenih podatkov upravičen oziroma jih lahko obdeluje le, če jih potrebuje za opravljanje svojih nalog oziroma pristojnosti, ne pa zgolj zato, ker se ga npr. omenja v določeni prijavi oziroma pobudi. Ob tem pa IP v vsakem primeru opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave v konkretnem primeru.

IP nadalje pojasnjuje, da bi se v zvezi z vašim vprašanjem upravljavec osebnih podatkov (konkretno župan kot predstavnik občine) morda lahko uprl na določbo 48. člena ZLS, ki se nanaša na ljudsko iniciativo, če gre za tovrstno pobudo, o čemer pa IP seveda ne more presojati. Na podlagi prvega odstavka 48. člena ZLS lahko namreč najmanj pet odstotkov volivcev v občini zahteva izdajo ali razveljavitev splošnega akta ali druge odločitve iz pristojnosti občinskega sveta oziroma drugih občinskih organov.

Za postopek s pobudo iz 48. člena ZLS se v skladu z drugim odstavkom 48. člena ZLS primarno uporabljajo določbe 47. člena ZLS. Iz drugega odstavka 47. člena ZLS izhaja, da se pobuda volivcev (v konkretnem primeru občanov konkretne občine) predloži neposredno županu. Če župan meni, da pobuda z zahtevo ni oblikovana v skladu z določbo prvega odstavka 47. člena ZLS ali je v nasprotju z zakonom in s statutom občine, o tem v osmih dneh po prejemu pobude obvesti pobudnika in ga pozove, da ugotovljeno neskladnost odpravi v osmih dneh. Če pobudnik tega ne stori, se šteje, da pobuda ni bila vložena. Župan o tem nemudoma obvesti pobudnika in občinski svet. Glede na navedeno ima torej župan zakonsko pooblastilo, da presoja med drugim formalne predpostavke pobude iz prvega odstavka 47. člena. Ta določa, kdo lahko da pobudo, kaj mora pobuda vsebovati ter da lahko statut občine določi, da mora biti pobuda podprta s podpisi določenega števila volivcev na seznamu, ki vsebuje osebne podatke podpisnikov: ime in priimek, datum rojstva in naslov stalnega prebivališča.

Če torej statut občine določa, da mora biti pobuda podprta s podpisi določenega števila volivcev na seznamu, ki vsebuje osebne podatke podpisnikov (ime in priimek, datum rojstva in naslov stalnega prebivališča), ima župan pooblastilo, da ob prejemu pobude preverja izpolnjevanje tega pogoja. To lahko stori le tako, da vpogleda v podatke podpisnikov. Glede na navedeno ima torej župan v primeru, če gre za ljudsko iniciativo, neposredno zakonsko pravno podlago za vpogled v osebne podatke podpisnikov pobude iz 48. člena ZLS. Ne sme pa župan osebnih podatkov podpisnikov uporabiti za namene, ki so v neskladju z namenom zbiranja podpisov ter jih brez izrecne zakonske podlage ne sme posredovati tretjim osebam (kamor se šteje tudi javna objava).

Kadar ne gre za pobudo v smislu zgornjih odstavkov, ampak za neformalno pobudo, IP pojasnjuje, da tako za župana kot za druge organe občine velja, da je do določenih podatkov upravičen oziroma jih lahko obdeluje le, če jih potrebuje za opravljanje svojih nalog oziroma pristojnosti, ne pa zgolj zato, ker se ga npr. omenja v določeni prijavi oziroma pobudi. V takih primerih bi pravno podlago za objavo lahko predstavljala tudi točka a člena 6(1) Splošne uredbe - privolitev vlagatelja pobude. IP ob tem dodaja tudi, da zgolj morebitna neutemeljenost prijave oziroma pobude po mnenju župana ali drugega pristojnega organa praviloma še ne pomeni njene zlonamernosti oziroma zlorabe niti takšno dejstvo ne pomeni, da so zaradi tega osebni podatki prijavitelja oziroma vlagatelja pobude manj varovani ali celo niso varovani.

IP ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov (v konkretnem primeru na županu), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. Konkretno presojo zakonitosti obdelave v posameznem primeru pa lahko IP opravi le v okviru konkretnega nadzornega ali upravnega postopka.

IP sklepno dodaja še, da bi morebitna objava osebnih podatkov brez ustrezne pravne podlage predstavljala kršitev 6. člena Splošne uredbe. ZVOP-2 v 97. členu med drugim določa, da se z globo od 200 do 8.000 eurov kaznuje za prekršek odgovorna oseba pravne osebe, samostojnega podjetnika posameznika ali posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, če krši temeljna načela za obdelavo, vključno s pogoji za privolitev, kot so določena v 5., 6., 7. in 9. členu Splošne uredbe. Z globo od 200 do 8.000 eurov se za tak prekršek kaznuje odgovorna oseba v državnem organu ali v samoupravni lokalni skupnosti.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka