Preusmeritev e-pošte z generičnim naslovom po prenehanju delovnega razmerja

Datum

28.06.2023

Številka

07121-1/2023/879

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je vaš bivši delodajalec očitno vklopil funkcijo posredovanja vse elektronske pošte iz vašega službenega elektronskega predala na elektronski naslov sodelavke. Navajate sicer, da elektronski naslov, ki ste ga uporabljali, v naslovu nima vašega imena in priimka, temveč generičen naziv, vendar ste ga uporabljali le vi in ima v podpisu vaše podatke. Prosite za naše mnenje, saj sumite na kršitev varstva vaših osebnih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Preusmeritve e-pošte bivših zaposlenih niso dopustne, vseeno pa IP v mnenju ne more presojati morebitnih kršitev varstva osebnih podatkov. Če sumite takšno kršitev, lahko podate prijavo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

IP je v preteklosti na to temo izdal že veliko mnenj, smernic in tudi sporočil za javnost. Mnenje IP v zvezi s tem je jasno - delodajalec je dolžan ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca, pred tem pa mu mora dati možnost izbrisati sporočila in dokumente zasebne narave. Delodajalec mora pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena npr. v skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Preusmeritve elektronske pošte bivšega zaposlenega niso dopustne.

V zvezi s tem vam priporočamo, da si preberete mnenje št. 07121-1/2020/1528 z dne 3. 9. 2020 (https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a57a3ad0d), ki vsebuje sklice na nadaljnja mnenja in smernice IP, ter sporočili za javnost o nedopustnosti preusmeritev e-pošte zaposlenih: https://www.ip-rs.si/novice/6051f21930eff in https://www.ip-rs.si/novice/po-odhodu-zaposlenega-njegov-e-naslov-ne-sme-ostati-aktiven.

V vašem primeru je situacija sicer nekoliko bolj kompleksna, saj navajate, da elektronski naslov ne nosi vašega imena in priimka. Vseeno ste ga uporabljali le vi in je bil v sporočilih nastavljen podpis z vašimi osebnimi podatki. Zaradi tega ugotavljamo, da bi morali biti vseeno deležni varstva osebnih podatkov, nedvomno pa tudi varstva komunikacijske zasebnosti. Ali bi v konkretnem primeru IP ugotovil kršitev varstva osebnih podatkov, pa v mnenju seveda ne moremo oceniti. Če sumite kršitev varstva vaših osebnih podatkov, lahko podate prijavo prijavitelja s posebnim položajem in si pri tem pomagate z (neobveznim) obrazcem prijave, ki je dostopna na spletni strani: https://www.ip-rs.si/obrazci/ - obrazec Enotna vloga zaradi kršitve varstva osebnih podatkov (Obrazec VOP prijava).

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov