Pridobivanje osebnih podatkov v zvezi z opravljanjem sindikalnega dela

Datum

31.07.2026

Številka

07121-1/2026/759

Kategorije

Delovna razmerja, Sindikati

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede pridobivanja osebnih podatkov zaposlenega. Pojasnjujete, da imate na vašem zavodu zaposlenega učitelja za nedoločen čas v deležu 100 %, ki je hkrati predstavnik sindikata. Z zaposlenim oziroma sindikatom ste sklenili dogovor o opravljanju delovnih obveznosti. V pogodbi je določen obseg ur, ki jih zaposleni opravlja na našem zavodu, in obseg ur, namenjenih delu za sindikat. V pogodbi pa ni določena razporeditev teh obveznosti po posameznih dnevih oziroma urah. Zanima vas, ali lahko delodajalec pridobi oziroma zahteva od sindikata oziroma zaposlenega osebne podatke v zvezi z opravljanjem sindikalnega dela, in sicer konkretno datum opravljanja dela in čas opravljanja dela za vsak dan posebej oziroma mesečno poročanje zaradi potrebe po pravilnem obračunavanj plače, vodenju evidenc o delovnem času in zagotavljanju pravic iz delovnega razmerja zaposlenega.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1 in 10/26 – ZP-1L, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec lahko načeloma pridobi osebne podatke zaposlenega o datumu in obsegu opravljenega sindikalnega dela, če je to nujno za izpolnjevanje njegovih zakonskih obveznosti, npr. za vodenje evidenc delovnega časa in obračun plače.

Zahteva mora biti omejena izključno na podatke, potrebne za ta namen, brez razkrivanja vsebine sindikalnega delovanja.

Podatki, ki razkrivajo sindikalno pripadnost, predstavljajo posebne vrste osebnih podatkov, zato je njihova obdelava dopustna le v strogo omejenem obsegu in ob izpolnjevanju pogojev iz Splošne uredbe.

Vprašanje, kdo je v konkretnem primeru dolžan posredovati podatke (zaposleni ali sindikat), je odvisno predvsem od vsebine sklenjenega medsebojnega dogovora.

Obrazložitev

Uvodoma poudarjamo, da IP izven nadzornega oziroma inšpekcijskega postopka ne more presojati zakonitosti obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Zato vam v zvezi z vašim vprašanjem v nadaljevanju podajamo splošna in neobvezujoča pojasnila z vidika varstva osebnih podatkov.

Vsak upravljavec mora imeti za obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo pridobivanje ali razkritje s posredovanjem, ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe.

V okviru delovnih razmerij lahko pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ob izpolnjenih pogojih iz točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe predstavljajo določbe Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZEPDSV) in Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki delodajalcu nalagajo posamezne obveznosti glede vodenja evidenc in izvrševanja pravic ter obveznosti iz delovnega razmerja. Delodajalec kot upravljavec pa mora spoštovati tudi temeljna načela obdelave osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe, zlasti načelo omejitve namena in načelo najmanjšega obsega podatkov. To pomeni, da sme obdelovati le tiste osebne podatke, ki so ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je nujno potrebno za dosego zakonitega namena.

Iz vašega vprašanja izhaja, da med delodajalcem in sindikatom obstaja dogovor o opravljanju sindikalnega dela, v katerem je določen skupni obseg ur, namenjenih sindikalni dejavnosti, ni pa določena njihova razporeditev po posameznih dnevih oziroma urah. Hkrati navajate, da delodajalec potrebuje podatke o dejanskem opravljanju sindikalnega dela zaradi pravilnega vodenja evidenc delovnega časa, zakonitega obračuna plače in drugih obveznosti iz delovnega razmerja.

Navedeni nameni so lahko zakoniti in upravičujejo obdelavo tistih osebnih podatkov, ki so nujno potrebni za njihovo dosego. Če delodajalec brez podatkov o dejansko opravljenem času sindikalnega dela ne more izpolniti svojih zakonskih obveznosti glede vodenja evidenc delovnega časa, pravilnega obračuna plače oziroma zagotavljanja drugih pravic iz delovnega razmerja, lahko od zaposlenega oziroma, če tako izhaja iz sklenjenega dogovora, tudi od sindikata, načeloma zahteva podatke o tem, kdaj in v kakšnem obsegu je bilo sindikalno delo opravljeno.

Takšna zahteva pa mora biti omejena izključno na podatke, ki so potrebni za navedene namene. To pomeni, da bi bilo praviloma dopustno zahtevati podatek o datumu opravljanja sindikalnega dela ter obsegu oziroma času njegovega trajanja, ne pa tudi podatkov o sami vsebini sindikalnega dela ali drugih informacijah, ki niso potrebne za vodenje evidenc delovnega časa ali obračun plače.

IP posebej opozarja, da so podatki, ki razkrivajo sindikalno pripadnost posameznika, posebne vrste osebnih podatkov, zato mora biti njihova obdelava še posebej skrbno omejena na podatke, ki so nujno potrebni za dosego zakonitega namena.

IP ob tem dodaja, da na vprašanje, kdo je v konkretnem primeru dolžan voditi oziroma posredovati evidenco opravljenega sindikalnega dela (zaposleni ali sindikat), ne more dokončno odgovoriti, saj je to odvisno predvsem od vsebine sklenjenega dogovora ter pravil delovnega prava. Z vidika predpisov o varstvu osebnih podatkov pa je bistveno, da se posredujejo le tisti podatki, ki jih delodajalec objektivno potrebuje za izpolnjevanje svojih zakonskih obveznosti.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka