Potrjevanje dejstev o nekdanjih članih zbornice

Datum

20.11.2023

Številka

07120-1/2023/497

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pridobivanje OP iz zbirk

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 15. 11. 2023 prejeli vaše vprašanje, ali lahko nekdanjim članom zbornice izdajate »Evropska potrdila o trenutnem profesionalnem statusu (European Certificate of Current Professional Status)«. Možno je namreč, da zbornica v arhivu še ima podatke, čeprav je član že izbrisan iz registra zdravnikov. V presojo ste priložili tudi vzorec dveh obrazcev potrdil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera.

Po mnenju IP je z vidika varstva osebnih podatkov dopustno, da se nekdanjim članom zbornice v obliki posebnega standardiziranega potrdila, na njihovo zahtevo sporočijo osebni podatki in dodatne informacije, ki se nanašajo na njih, pri čemer ni važno, zakaj, kje, kako in na kateri pravni podlagi se podatki pri zbornici še vodijo.

Nekdanji člani lahko enake podatke zahtevajo tudi na samostojni pravni podlagi, in sicer je to 15. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov (pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki).

IP ni pristojen za vnaprejšnje presojanje notranjih splošnih aktov, obrazcev ali drugih internih dokumentov upravljavcev.

Obrazložitev

Izdajanje posebnih standardiziranih potrdil je le izvedbena različica dostopa do lastnih osebnih podatkov, ki ima sicer podlago v 15. členu Splošne uredbe. Za uveljavljanje te pravice ni pomembno, kakšna je vsebina in obseg podatkov, kje in kako jih upravljavec vodi, kakšna je njihova oblika, kakšen je status podatkov v smislu starosti ali aktivne obdelave, kakšen je trenutni namen njihovega vodenja, kakšna je pravna podlaga z njihovo vodenje in ali pravna podlaga sploh obstaja. Važno je, da gre za podatke, ki se neposredno nanašajo na člane, torej z njihovega vidika za »lastne osebne podatke«.

Če nekdanjemu članom tako potrdilo zadošča ali če celo presega pravice iz 15. člena Splošne uredbe (v smislu, da nekdanji član dobi osebne podatke v posebni strukturi, s prevodom, z dodatnimi informacijami, s potrditvijo resničnosti in podobno), je to nesporno z vidika varstva osebnih podatkov oziroma pravic posameznikov.

Napačno bi bilo ravnanje upravljavca, ki bi zahtevo za seznanitev zavrnil s sklicevanjem, da se podatki ne vodijo več aktivno v registru zdravnikov in v drugih zbirkah podatkov zbornice. Zavrnitev je možna le, če niso izpolnjeni materialnopravni pogoji za seznanitev (npr. da ne gre za osebne podatke, ali da se ti ne nanašajo na člana, ali da predpisi omejujejo seznanitev) in če podatkov ni, ker so bili dokončno izbrisani ali drugače uničeni.

Prijazen pozdrav.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka