Vprašanje glede videonadzora in roka hrambe

Datum

03.04.2023

Številka

07121-1/2023/436

Kategorije

Video in avdio nadzor, Rok hrambe OP

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede hrambe videoposnetkov. Zanima vas, ali je primeren enoten rok hrambe eno leto za namen obdelave podatkov zaradi izvedbe preventivnih ukrepov in odkrivanja kaznivih dejanj ter z namenom varovanja ljudi in premoženja. Nadalje vas zanima, ali je lahko na obvestilu o uvedbi videonadzora naveden daljši rok hrambe, vmes pa se podatki izbrišejo v primeru, da se preseže shranjevalni prostor. Zanima vas še, ali se določeni videoposnetki lahko hranijo več kot eno leto, če se na primer odkrije škoda, z namenom, da se zoper kršitelja sproži in izvede sodni postopek.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.1. Rok hrambe posnetkov videonadzora je omejen na največ eno leto, vendar morate znotraj tega časovnega okvira rok hrambe vaših posnetkov določiti sami, ob upoštevanju namena, za katerega se podatki obdelujejo ter splošnih načel varstva osebnih podatkov iz Splošne uredbe in ZVOP-2.

2.2. Priporočamo, da se na obvestilu o izvajanju videonadzora navede čim bolj točne informacije glede hrambe posnetkov (npr. posnetki se hranijo največ eno leto, lahko pa tudi manj, najmanj en mesec, odvisno od kapacitet snemalnika).

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Navedeno pomeni tudi, da ne more podati neposrednega odgovora glede časa hrambe videoposnetkov. V okviru mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila, priporočila in usmeritve pri uvedbi videonadzora.

IP nadalje pojasnjuje, da je pri izvajanju videonadzora nujno zadostiti zahtevam, ki jih postavljata Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2) in Splošna uredba o varstvu podatkov (v nadaljevanju Splošna uredba). Izvajanje videonadzora je določeno v 76. – 80. členu ZVOP-2. Glede roka hrambe posnetkov videonadzora je treba upoštevati deveti odstavek 76. člena ZVOP-2, ki določa, da se lahko posnetki hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka, ob upoštevanju načel iz 5. člena Splošne uredbe. Splošna uredba v točki (c) prvega odstavka 5. člena določa načelo najmanjšega obsega podatkov ter v točki (e) prvega odstavka 5. člena določa, da so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Tudi prvi odstavek 43. člena ZVOP-2 določa, da je rok hrambe osebnih podatkov omejen na najkrajše možno obdobje in le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali.

Iz navedenega izhaja, da je rok hrambe posnetkov videonadzora omejen na največ eno leto, vendar morate znotraj tega časovnega okvira rok hrambe vaših posnetkov določiti sami, ob upoštevanju namena, za katerega se podatki obdelujejo ter splošnih načel varstva osebnih podatkov iz Splošne uredbe in ZVOP-2. Ko videoposnetki zaradi razloga, s katerim ste uvedli videonadzor (npr. varovanje ljudi in premoženja) niso več potrebni, jih morate (varno) izbrisati. Pri presoji, kdaj je namen snemanja izpolnjen, pa je treba upoštevati tudi vsebino posnetka in pravni temelj, na podlagi katerega se snemanje izvaja.

Ob tem vas opozarjamo, da daljše kot je določeno časovno obdobje hrambe, bolj je treba utemeljiti zakonitost namena in potrebo po shranjevanju. Navedeno izhaja iz 121. točke Smernic o obdelavi osebnih podatkov z video napravami, ki jih je izdal Evropski odbor za varstvo podatkov in so dostopne tukaj: https://edpb.europa.eu/sites/default/files/files/file1/edpb_guidelines_201903_video_devices_sl_0.pdf. Smernice nadalje navajajo, če upravljavec video nadzora ne uporablja le za spremljanje svojih prostorov, ampak namerava podatke tudi shranjevati, mora zagotoviti, da je shranjevanje dejansko potrebno za dosego namena. V takem primeru mora biti obdobje hrambe jasno opredeljeno in določeno za vsak posamezen namen. Odgovornost upravljavca je, da določi obdobje hrambe v skladu z načeloma potrebnosti in sorazmernosti ter dokaže skladnost z določbami Splošne uredbe o varstvu podatkov.

V zvezi z vašim vprašanjem glede ustreznosti navedbe daljšega roka hrambe posnetkov videonadzora na obvestilu, vmes pa se posnetki brišejo, ko se preseže shranjevalni prostor, vam priporočamo, da na obvestilo navedete čim bolj točne informacije glede hrambe posnetkov (npr. posnetki se hranijo največ eno leto, lahko pa tudi manj, najmanj en mesec, odvisno od kapacitet snemalnika).

Glede hrambe posnetka videonadzora za časovno obdobje daljše od enega leta, vam odgovarjamo, da je v primerih, če nekdo sproži uradni postopek, to lahko opravičljiv razlog za daljšo hrambo posnetka in se posnetek zavaruje ter ostane zavarovan, dokler ni uradni postopek zaključen, ne more biti pa hranjen v nedogled.

Več o videonadzoru je dostopno na spletni strani: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Maruša Lašič Gregorič, Asistent svetovalca pri IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka