Preusmeritev e- pošte zaposlenega v elektronski predal drugega zaposlenega

Datum

07.11.2024

Številka

07121-1/2024/1386

Kategorije

Delovna razmerja, Elektronska pošta

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da mora delodajalec zaradi novega 142a. člena Zakona o delovnih razmerjih, ki določa pravico do odklopa delavca, sprejeti ustrezne ukrepe. Ustrezni ukrepi so opredeljeni v internem aktu, kamor med drugim spada tudi avtomatsko posredovanje elektronske pošte delavca na elektronsko pošto drugega delavca npr. v primeru daljše (nenadne) odsotnosti (bolniški stalež, materinski dopust ipd.).

Sprašujete, ali je avtomatsko posredovanje elektronske pošte delavca na elektronsko pošto drugega delavca sploh skladno z GDPR uredbo in ZVOP-2? Če avtomatsko posredovanje elektronske pošte ni skladno vas zanima, ali lahko delodajalec dostopa do elektronske pošte delavca, samo da aktivira avtomatski odzivnik delavcu, da naj se pošiljatelj obrne na drugega naslovnika?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP meni, da elektronske pošte v času daljše odsotnosti delavca ni dopustno avtomatsko posredovati v elektronski predal drugega delavca. Predlagamo vam, da pred odhodom zaposleni sam nastavi avtomatski odzivnik o odsotnosti. Če je to nujno za izvedbo delovnega procesa, ga lahko aktivira tudi delodajalec, kar pa naj izvede brez oziroma z minimalnim možnim posegom v zasebnost delavca.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Uvodoma vam predlagamo, da si različne situacije (ne)dopustnih ravnanj delodajalca glede službene elektronske pošte preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, predvsem v poglavju 4.1 (Elektronska pošta in računalnik). Smernice so dostopne na naslednji povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.

Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v preteklosti že odgovarjal. Neobvezujoča mnenja IP so dosegljiva s pomočjo iskalnikov na: www.ip-rs.si/vop, npr. mnenji št. 07121-1/2021/2655 z dne 11. 1. 2022 in št. 0712-1/2024/825 z dne 18. 7. 2024 in tam citirana mnenja.

Kot smo poudarili v zgoraj citiranem mnenju št. 07121-1/2021/2655, varuje Splošna uredba osebne podatke, v konkretnem primeru elektronske pošte gre predvsem za t.i. prometne podatke (e- naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.), sama vsebina elektronskih sporočil pa predstavlja komunikacijsko zasebnost iz 37. člena Ustave RS, ki sodi v pristojnost sodišč. Pojasnili smo tudi, da mora imeti delodajalec za obdelavo osebnih podatkov ustrezno pravno podlago skladno s Splošno uredbo. V okviru delovnega razmerja je relevantna tudi določba prvega odstavka 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19 in 203/20 – ZIUPOPDVE), ki določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

IP meni, da elektronske pošte v času daljše odsotnosti delavca ni dopustno avtomatsko posredovati v elektronski predal drugega delavca. Avtomatsko posredovanje e-pošte bi lahko predstavljalo nezakonito obdelavo osebnih podatkov pošiljateljev in zaposlenega. Kot smo pojasnili v zgoraj citiranih smernicah, je treba pri dostopu do delavčevega predala službene elektronske pošte izhajati iz dejstva, da lahko delavec na službeni elektronski naslov prejme tudi povsem zasebno pisanje, kar velja tudi za navadno pošto. Za zasebno pisanje, ki pride po navadni pošti, se štejejo pošiljke, ki so naslovljene na zaposlenega (njegovo osebno ime) in poslane na naslov delodajalca. Pošiljk, ki prispejo v elektronski predal, na ta način ni mogoče ločevati, saj so vse naslovljene na elektronski naslov delavca, njihova vsebina pa je lahko službena ali zasebna. To dejstvo je dolžan spoštovati tudi delodajalec.

Predlagamo vam, da pred odhodom zaposleni sam nastavi avtomatski odzivnik o odsotnosti. Če je to nujno za izvedbo delovnega procesa, ga lahko aktivira tudi delodajalec, kar pa naj izvede brez oziroma z minimalnim možnim posegom v zasebnost delavca. Primeren ukrep bi tudi bil npr., da se ključno poslovno komunikacijo vedno pošilja v kopijo še na splošen predal elektronske pošte (npr. izhodna.posta@podjetje.si).

Lepo pozdravljeni.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo