Posredovanje osebnih podatkov odvetnikom

Datum

14.12.2023

Številka

07121-1/2023/1569

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da odvetniki večkrat kot pravno podlago za pridobitev osebnih podatkov navajajo 10. člen ZOdv. Kadar odvetnik pridobiva osebne podatke pri upravljavcu, mora izkazati pooblastilno razmerje. Sprašujete, ali mora iz pooblastila specifično izhajati še navedba, da je odvetnik upravičen pridobiti posamezne osebne podatke, ali zadostuje splošno pooblastilo, pri čemer mora izkazati še, da konkretni potrebuje osebni podatek za konkretno zadevo?

Odvetnik naj bi sicer izkazal še, da osebnih podatkov na drug način ne more pridobiti. Navajate nekaj primerov (ER-8 obrazci, bolniški listi in plačilne liste, slednje so npr. delavcem ves čas dostopne na info točkah) in sprašujete, ali zadostuje, da so listine dostopne delavcem ali pa je delodajalec dolžan te podatke posredovati tudi odvetnikom? Sprašujete tudi, ali sme delodajalec te podatke posredovati odvetniku, še posebej če za pridobitev ni izrecno pooblaščen?

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Odvetnik lahko na podlagi 10. člena Zakona o odvetništvu prejme podatke s strani državnih organov, organov samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilcev javnih pooblastil. Odvetnik lahko podatke pridobi le, če so želeni podatki objektivno primerni in uporabni oziroma, če bodo služili za izvedbo ene ali več konkretnih nalog s področja opravljanja odvetniškega poklica. Odvetnik mora torej izkazati pooblastilno razmerje in potrebo po podatku glede konkretnega procesnega dejanja v okviru zastopanja.

Zahtevo mora vložiti skladno z določbami 41. člena ZVOP-2, ki določa vsebino posredovane zahteve, npr. podatki o vlagatelju zahteve, podpis, pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov, namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve itd.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

IP nadalje pojasnjuje, da določba 10. člena Zakona o odvetništvu (Uradni list RS, št. 18/93, 24/96 - odl. US, 24/01, 54/08, 35/09, 97/14, 8/16 - odl. US, 46/16, 36/19, 130/22; v nadaljevanju: ZOdv) v prvem odstavku določa subjekte, ki so ne glede na določbe drugih zakonov, ki določajo posredovanje osebnih podatkov, dolžni brez privolitve posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo, brezplačno posredovati odvetniku podatke, ki jih ta potrebuje pri opravljanju odvetniškega poklica v posamični zadevi in to v roku 15 dni od dneva, ko prejmejo pisno zahtevo odvetnika. Gre za državne organe, organe samoupravnih lokalnih skupnosti ter nosilce javnih pooblastil. Odvetnik v skladu z drugim odstavkom istega člena nima te pravice, če gre za osebne podatke, ki so na podlagi posebnih zakonskih določb dostopni le pooblaščenim organom.

Kot je IP pojasnil v mnenju št. 07120-1/2023/524 z dne 8. 12. 2023 morajo biti zahtevani podatki potrebni pri opravljanju odvetniškega poklica. Odvetnik lahko podatke pridobi le, če so želeni podatki objektivno primerni in uporabni oziroma, če bodo služili za izvedbo ene ali več konkretnih nalog s področja opravljanja odvetniškega poklica. Na primer v sodbi Upravnega sodišča št. U 936/99 je navedeno, da »ni dovolj izkazati pooblastilno razmerje. Odvetnik mora za pridobitev osebnih podatkov izkazati tudi potrebo po tem podatku glede konkretnega procesnega dejanja v okviru zastopanja. Navesti mora podatke o konkretni zadevi, ki teče pred sodiščem ali drugim organom, da ima v tej zadevi mandat za zastopanje in navesti konkretno procesno dejanje«.

V zvezi z ustreznostjo splošnega pooblastila vam predlagamo, da se nadalje seznanite z mnenjem št. 07120-1/2022/328 z dne 26. 9. 2022, v katerem smo pojasnili, da je splošno pooblastilo polno pooblastilo, ki zaradi širine zajema vsa odvetnikova ravnanja, ki jih izvaja v imenu stranke in za katera odvetnik meni, da so potrebna za reševanje konkretne zadeve, ki je razlog pooblastitve. Pooblastilo za zastopanje je pravno dejanje, s katerim pooblastitelj prenese pravno priznana upravičenja do nastopanja v pravnem prometu na pooblaščenca tako, da lahko ta izvršuje pooblastiteljeva upravičenja v imenu in na račun pooblastitelja. Poudarili smo tudi, da ZOdv in ZVOP-2 ne zahtevata predložitve izrecnega ali omejenega pooblastila odvetnika. Tudi prvi odstavek 11. člena ZOdv določa, da ima odvetnik pravico uporabiti v mejah zakona in pooblastila vsako pravno sredstvo, za katero misli, da lahko koristi stranki, ki jo zastopa.

Vsebino splošnega pooblastila mora torej upravljavec vsekakor skrbno preučiti, načeloma pa izrecnega pooblastila ni treba priložiti. Odvetnik mora torej poleg predloženega pooblastila izkazati, da podatke potrebuje pri opravljanju odvetniškega poklica v posamični zadevi, v zvezi s katero pridobiva osebne podatke in da posamezne odvetniške storitve za svojo stranko brez zahtevanih podatkov ne bo mogel opraviti, da so torej podatki potrebni za opravo odvetniške storitve.

Pri pridobivanju osebnih podatkov pa bo moral odvetnik, poleg določb ZOdv, upoštevati tudi določbe novega ZVOP-2, ki je začel veljati 26.1.2023 in v 39. členu ureja posredovanje osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja. Za posredovanje mora biti podana pravna podlaga in zahteva za posredovanje podatkov po prvem odstavku 41. člena ZVOP-2, ki mora vsebovati:

1.podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča; za samostojnega podjetnika posameznika, posameznika, ki samostojno opravlja dejavnost, ter za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

O utemeljenosti pridobitve konkretnih podatkov IP v okviru nezavezujočega mnenja ne more presojati. Pojasnjujemo, da je treba ločiti med pravicami posameznikov, da prejmejo določene podatke (ki temeljijo npr. na delovnopravni zakonodaji, ali pa gre npr. za izvrševanje pravice dostopa posameznika) od pridobitve osebnih podatkov odvetnika na podlagi 10. člena Zodv z namenom zastopanja stranke. IP meni, da mora zavezanec po 10. členu ZOdv odvetniku posredovati vse podatke, v kolikor so izpolnjeni pogoji po navedeni določbi in je vloga vložena na predpisan način.

Če pa se vaše vprašanje nanaša na posredovanje podatkov s strani oseb zasebnega sektorja (in torej ne pride v poštev 10. člen ZOdv) pojasnjujemo, da osebe zasebnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim fizičnim ali pravnim osebam ali osebam javnega sektorja samo na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, iz katere izhaja veljavna pravna podlaga za pridobitev podatkov in utemeljenost zahteve, razen če zakon določa drugače.

Seveda pa je mogoča tudi situacija, ko bo delavec po pooblaščencu (odvetniku) dejansko izvrševal svoje pravice, npr. do dostopa do lastnih podatkov po 15. členu Splošne uredbe ali po 24. členu Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj ali npr. do seznanitve z lastno zdravstveno dokumentacijo po 41. členu Zakona o pacientovih pravicah. Več o zastopanju v teh primerih lahko preberete v zgoraj citiranem mnenju št. 07120-1/2022/328, glede pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki pa na: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki.

Lepo vas pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo