Posredovanje podatkov o kontaktih svojcev varovancev

Datum

21.03.2025

Številka

07120-1/2025/120

Kategorije

Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste predstavnica svojcev v svetu zavoda VDC in želite prejeti kontaktne podatke svojcev. Na IP naj bi se svojci že obrnili z vprašanjem, ali imate pravico prejeti kontakte svojcev in naj bi prejeli navodila, na kateri člen se lahko sklicujete. Podatke potrebujete izključno zaradi opravljanja svoje funkcije. Vodstvo VDC je vašo zahtevo zavrnilo, zato nas prosite, da vam odgovorimo, kako rešiti nastali problem.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V obravnavani zadevi gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, pri čemer mora upravljavec določiti, s katerimi podatki se lahko posamezniki seznanijo v okviru izvajanja svojih delovnih nalog. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo zgolj tisti, ki to nujno potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Upravljavec mora torej sam presoditi, ali se je članica sveta zavoda upravičena seznaniti z navedenimi osebnimi podatki v okviru izvajanja nalog oz. z vidika pristojnosti sveta zavoda, ki so določene v zakonu oz. notranjem aktu zavoda.

Za pojasnila, kakšna je vloga člana sveta ter kakšno podporo mora VDC vodstvo nuditi članom sveta, vam predlagamo, da se obrnete na pristojno ministrstvo.

Obrazložitev

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da mora biti za vsako obdelavo osebnih podatkov podana ustrezna pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Pri tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Pojasnjujemo, da tretji odstavek 29. člena Zakona o zavodih (ZZ), ki ureja svet zavoda določa, da se sestava, način imenovanja oziroma izvolitve članov, trajanje mandata in pristojnosti sveta določijo z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda. 30. člen pa določa, da svet zavoda sprejema statut oziroma pravila in druge splošne akte zavoda, sprejema programe dela in razvoja zavoda ter spremlja njihovo izvrševanje, določa finančni načrt in sprejema zaključni račun zavoda, predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti, daje ustanovitelju in direktorju zavoda predloge in mnenja o posameznih vprašanjih in opravlja druge z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda določene zadeve.

55. člen Zakona o socialnem varstvu (ZSV) podrobneje določa, da socialno varstveni zavod upravlja svet zavoda, ki ga poleg predstavnikov ustanovitelja in delavcev, sestavljajo še:

-predstavniki sveta lokalnih skupnosti v centru za socialno delo;

-predstavniki lokalne skupnosti in predstavniki oskrbovancev v domu za starejše;

-predstavniki invalidskih organizacij v posebnem zavodu iz 51. člena tega zakona in v varstveno delovnem centru iz 52. člena tega zakona;

-predstavniki zakonitih zastopnikov varovancev v posebnem zavodu in v varstveno delovnem centru;

-predstavniki staršev ali zakonitih zastopnikov otrok in mladoletnikov v domovih za otroke in socialno varstvenih zavodih za usposabljanje.

Podrobnejšo sestavo in številčno razmerje predstavnikov v svetu zavoda določi ustanovitelj z aktom o ustanovitvi. Z aktom o ustanovitvi se določi tudi način imenovanja oziroma izvolitve članov sveta.

ZZ torej določa nekatere pristojnosti sveta zavoda, ki so podrobneje določene z aktom o ustanovitvi oz. statutom zavoda. Pri obdelavi osebnih podatkov s strani člana sveta zavoda gre za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca. Upravljavec mora pri obdelavi osebnih podatkov določiti, s katerimi podatki se lahko posamezne osebe seznanijo v okviru izvajanja svojih delovnih nalog. Z osebnimi podatki se lahko seznanijo zgolj tisti, ki to nujno potrebujejo za izvajanje svojih nalog. Vsak posameznik pa je dolžan podatke varovati in jih ne sme obdelovati za noben drug namen (npr. nezakonito posredovati tretjim osebam). Upravljavec mora torej sam presoditi, ali se je članica sveta zavoda upravičena seznaniti z navedenimi osebnimi podatki v okviru izvajanja svojih nalog oz. z vidika pristojnosti sveta zavoda, ki so določene v zakonu oz. v notranjem aktu zavoda. Pri tem je treba upoštevati načelo sorazmernosti ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo in jih brez ustrezne pravne podlage ne smejo posredovati izven zavoda.

Javni zavodi morajo torej urediti delovanje sveta zavoda tako, da lahko njegovi člani zakonito opravljajo delo in se seznanijo z osebnimi podatki, ki so nujni za opravljanje njihovega dela. Predlagamo tudi, da upravljavec med drugim uredi načine komunikacije in možnosti za delovanje predstavnika svojcev varovancev. O tem IP ni pristojen podati svojega mnenja in vam zato predlagamo, da se za pojasnila, kakšna je vloga člana sveta ter kakšno podporo mora VDC nuditi članom sveta, obrnete po pojasnilo na Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti.

Če menite, da gre v konkretnem primeru za nezakonito delovanje s strani VDC vam predlagamo, da se obrnete na Socialno inšpekcijo.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo 

---

[1]Zakon o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP, ZZ).

[2]Zakon o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, 23/07 – popr., 41/07 – popr., 61/10 – ZSVarPre, 62/10 – ZUPJS, 57/12, 39/16, 52/16 – ZPPreb-1, 15/17 – DZ, 29/17, 54/17, 21/18 – ZNOrg, 31/18 – ZOA-A, 28/19, 189/20 – ZFRO, 196/21 – ZDOsk, 82/23 in 84/23 – ZDOsk-1).