Zbiranje podatkov o drugih dejavnostih javnega uslužbenca

Datum

01.06.2026

Številka

07121-1/2026/507

Kategorije

Delovna razmerja, Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zbiranja podatkov o drugih dejavnostih javnega uslužbenca s strani delodajalca.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati primernosti namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera.

Delodajalec osebne podatke delavca lahko obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Po mnenju IP je delodajalec v posameznem primeru upravičen le do tistih podatkov, ki so ustrezni in potrebni za sprejem odločitve, ali obstajajo razlogi iz drugega odstavka 11. člena ZJU-1, na podlagi katerih javnemu uslužbencu lahko prepove opravljanje druge dejavnosti.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP uvodoma pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

IP splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi, zlasti Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 – ZIUZDS, 70/25 – ZUTD-I) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06, 50/23). ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost.

Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih načeloma ne sme obdelovati.

IP pojasnjuje, da Splošna uredba posameznikom, na katere se nanašajo osebni podatki, podeljuje določene pravice. Med njimi je tudi pravica do dostopa do lastnih osebnih podatkov oziroma pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki iz 15. člena Splošne uredbe, skladno s katero mora upravljavec posamezniku na njegovo zahtevo posredovati potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, omogočiti vpogled ali posredovati reprodukcijo teh osebnih podatkov, in če se osebni podatki posameznika pri upravljavcu res obdelujejo, tudi naslednje informacije:

(a)namene obdelave;

(b)vrste zadevnih osebnih podatkov;

(c)uporabnike ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki, zlasti uporabnike v tretjih državah ali mednarodnih organizacijah;

(d)kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;

(e)obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;

(f)pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;

(g)kadar osebni podatki niso zbrani pri posamezniku, na katerega se ti nanašajo, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom;

(h)obstoj avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov iz člena 22(1) in (4) Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov, ter vsaj v takih primerih smiselne informacije o razlogih zanj, kot tudi pomen in predvidene posledice take obdelave za posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki.

Ta pravica vam torej omogoča, da od upravljavca (v konkretnem primeru delodajalca) dobite odgovor tudi o pravni podlagi, ki omogoča obdelavo vaših osebnih podatkov (npr. izplačil, ki ste jih navedli v vašem zaprosilu za mnenje, v kolikor dejansko obstaja tehnična možnost delodajalca do dostopa do teh podatkov) ter namenih, za katere se podatki obdelujejo.

Več informacij o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki najdete na povezavi: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki

IP nadalje pojasnjuje, da Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 32/25; v nadaljevanju: ZJU-1) v prvem odstavku 111. člena določa, da mora javni uslužbenec najpozneje osem delovnih dni preden začne opravljati drugo dejavnost, namenjeno pridobivanju dohodka ali premoženjske koristi, o tem obvestiti predstojnika. V drugem odstavku istega člena je določeno, da predstojnik po prejemu obvestila iz prejšnjega odstavka javnemu uslužbencu s sklepom prepove opravljanje druge dejavnosti, če oceni, da:

1.je dejavnost v nasprotju s konkurenčno prepovedjo ali konkurenčno klavzulo po zakonu, ki ureja delovna razmerja;

2.bi opravljanje dejavnosti lahko vplivalo na nepristransko opravljanje dela;

3.bi pri opravljanju dejavnosti lahko zlorabil informacije, do katerih ima dostop pri opravljanju nalog v službi in ki niso javno dostopne;

4.je opravljanje dejavnosti v škodo ugledu organa.

Iz navedenega po mnenju IP izhaja, da je delodajalec v posameznem primeru upravičen le do tistih podatkov, ki so ustrezni in potrebni za sprejem odločitve, ali obstajajo razlogi iz zgornjih 4 točk, na podlagi katerih javnemu uslužbencu lahko prepove opravljanje druge dejavnosti. Ob tem IP posebej opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru (v tem primeru odločitev o dopustnosti opravljanja druge dejavnosti javnega uslužbenca).

Na podlagi navedenega IP meni, da splošno za ta namen vsekakor ni potreben dostop delodajalca do (vseh) osebnih podatkov iz sklepa za izdelavo izvedenskega mnenja, ki ste jih navedli v vašem zaprosilu za mnenje, ne izključuje pa možnosti, ko bi bil za tak namen v posameznem primeru lahko potreben dostop do določenih osebnih podatkov (npr. za ugotovitev nepristranskosti). IP poudarja, da je morebitno upravičenost dostopa delodajalca do določenih osebnih podatkov treba tolmačiti omejeno in ozko z vidika konkretnih kriterijev oziroma jo dopustiti le, kadar je to nujno potrebno za presojo o (ne)dopustnosti opravljanja druge dejavnosti javnega uslužbenca.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti konkretnih obdelav osebnih podatkov, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka