Posredovanje prijav organom občine

Datum

17.03.2025

Številka

07120-1/2025/109

Kategorije

Občine, Policijski postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja prijav občanov, ki jih prejme medobčinsko redarstvo, občini in županu.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe.

Upravičenost pridobivanja osebnih podatkov je vezana na opravljanje nalog posameznih organov.

Neutemeljenost prijave praviloma še ne pomeni njene zlonamernosti oziroma zlorabe niti takšno dejstvo ne pomeni, da so zaradi tega osebni podatki prijavitelja manj varovani ali celo niso varovani.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP tako ne more konkretno odgovoriti na vaša vprašanja, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

IP uvodoma pojasnjuje tudi, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

IP tako splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list. RS, št. 94/07 – UPB, 76/08, 79/09, 51/10, 40/12 – ZUJF,14/15 - ZUUJFO, 11/18 - ZSPDSLS-1, 30/18, 61/20 – ZIUZEOP-A, 80/20 – ZIUOOPE, 62/24 – odl. US, 102/24 – ZLV-K; v nadaljevanju: ZLS) opredeljuje pooblastila občine glede obdelave osebnih podatkov v 21.a členu v povezavi z 21. členom tega zakona. Občina v skladu z 21. členom ZLS samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom. V skladu z drugim odstavkom istega člena občina za zadovoljevanje potreb svojih prebivalcev opravlja določene naloge.

V skladu z 21.a členom ZLS občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, jih obdeluje ter opravlja statistično, evidenčno in analitično funkcijo za svoje potrebe. Občina pridobiva in obdeluje o posameznikih naslednje osebne podatke: EMŠO, osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, datum in kraj rojstva oziroma datum smrti, podatke o osebnih vozilih, podatke o nepremičninah ter druge osebne podatke v skladu z zakonom. Občina pridobiva te osebne podatke neposredno od posameznika, na katerega se podatki nanašajo. Na podlagi zahteve, ki vsebuje navedbo pravne podlage obdelovanja osebnih podatkov, lahko občina osebne podatke pridobi tudi od upravljavca centralnega registra prebivalstva, matičnega registra, zemljiškega katastra ali drugega upravljavca, če tako določa zakon. Upravljavec zbirke podatkov mora občini omogočiti dostop tudi do drugih podatkov iz zbirke, če je to določeno z zakonom in če te podatke občina potrebuje za izvajanje svojih z zakonom določenih pristojnosti.

Iz navedenega izhaja, da torej občina lahko pridobiva določene (tudi osebne) podatke, če jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti.

IP nadalje pojasnjuje, da naloge in pristojnosti občinskega sveta, kot najvišjega organa odločanja o vseh zadevah v okviru pravic in dolžnosti občine, ZLS določa v 29. členu, v skladu s katerim je občinski svet pristojen za:

- sprejem statuta občine;

- sprejem odlokov in drugih občinskih aktov;

- sprejem prostorskih in drugih planov razvoja občine;

- sprejem občinskega proračuna in zaključnega računa;

- imenovanje in razreševanje članov nadzornega odbora ter članov komisij in odborov občinskega sveta;

- nadzor nad delom župana, podžupana in občinske uprave glede izvrševanja odločitev občinskega sveta;

- odločanje o pridobitvi in odtujitvi občinskega premoženja, če ni s tem zakonom drugače določeno;

- imenovanje in razreševanje članov sveta za varstvo uporabnikov javnih dobrin;

- odločanje o drugih zadevah, ki jih določa zakon in statut občine.

Občinski svet odloča tudi o na občino z zakonom prenesenih zadevah iz državne pristojnosti, če zakon ne določa, da o teh zadevah odloča drug občinski organ.

IP pojasnjuje, da je občinski svet oziroma občinski svetnik upravičen do podatkov (tudi osebnih), če oziroma kadar jih potrebuje za izvrševanje svojih pristojnosti (iz 29. člena ZLS) - torej v primeru, ko o vlogi oziroma prijavi odloča občinski svet ali kadar je iz nje razvidno, da prosilec želi obravnavo na občinskem svetu. Če bi občinski svet osebne podatke želel zgolj iz radovednosti, ne pa tudi, ker bi bili potrebni zaradi izvrševanja njegovih nalog in pristojnosti kot člana kolektivnega organa občine, do njih po mnenju IP ne bi bil upravičen.

Pristojnosti župana so določene v 33. členu ZLS, ker je med drugim določeno, da župan predstavlja in zastopa občino. Župan predstavlja občinski svet, ga sklicuje in vodi seje občinskega sveta, nima pa pravice glasovanja. Župan predlaga občinskemu svetu v sprejem proračun občine in zaključni račun proračuna, odloke in druge akte iz pristojnosti občinskega sveta ter skrbi za izvajanje odločitev občinskega sveta. Župan skrbi za objavo statuta, odlokov in drugih splošnih aktov občine.

IP pojasnjuje, da tudi za župana velja enako kot za druge organe občine. Do podatkov bi bil lahko upravičen le, če jih potrebuje za opravljanje svojih nalog, ne pa zgolj zato, ker se ga npr. omenja v prijavi.

Glede policije IP pojasnjuje, da področno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov s strani policije predstavlja Zakon o nalogah in pooblastilih policije (ZNPPol; Uradni list RS, št. 15/13, 23/15 – popr., 10/17, 46/19 – odl. US, 47/19, 153/21 – odl. US, 8/25). V skladu s 33. členom ZNPPol je zbiranje in obdelava podatkov eno od policijskih pooblastil, ki jih smejo policisti izvajati ob opravljanju policijskih nalog. Podrobneje nato ZNPPol v 112. členu določa, da policisti zaradi opravljanja policijskih nalog (te so naštete v 4. členu ZNPPol) zbirajo in obdelujejo osebne in druge podatke, vključno s podatki o biometričnih značilnostih oseb in podatki iz zaupnih razmerij oziroma poklicnih skrivnosti. Policisti zbirajo osebne in druge podatke neposredno od osebe, na katero se ti podatki nanašajo, in od drugih, ki o tem kaj vedo, ali iz zbirk osebnih podatkov, uradnih evidenc, javnih knjig ali drugih zbirk podatkov. Tudi za morebitno seznanitev policije z osebnimi podatki torej velja vezanost na opravljanje policijskih nalog.

Ob tem pa IP v vsakem primeru opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave v konkretnem primeru.

IP ob tem dodaja tudi, da zgolj neutemeljenost prijave praviloma še ne pomeni njene zlonamernosti oziroma zlorabe niti takšno dejstvo ne pomeni, da so zaradi tega osebni podatki prijavitelja manj varovani ali celo niso varovani.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo in odgovornost zanjo je vedno na upravljavcu osebnih podatkov (v konkretnem primeru na vašem organu), ki nosi tudi odgovornost za tovrstno opravljeno presojo. Konkretno presojo zakonitosti obdelave v posameznem primeru pa lahko IP opravi le v okviru konkretnega nadzornega ali upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka