Ustreznost postopanja upravne enote

Datum

06.05.2025

Številka

07120-1/2025/200

Kategorije

Upravne enote, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede zahteve upravne enote po posredovanju določenih podatkov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP ni pristojen za nadzor nad zakonitostjo vodenja upravnih in drugih postopkov upravnih enot in se posledično ne more opredeljevati do ugotovitvenega postopka v konkretnih zadevah.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. Presoja glede zakonitosti oziroma ustreznosti obdelave je na vsakem upravljavcu posebej (v konkretnem primeru na upravni enoti).

IP nadalje pojasnjuje, da ni pristojen za komentiranje vodenja postopkov drugih inšpekcijskih ali prekrškovnih organov, zato o tem tudi ne more izdajati mnenj. Skladno s sklepom Ustavnega sodišča RS, št. U-I-92/12-13, z dne 10. 10. 2013 (http://odlocitve.us-rs.si/documents/8b/89/u-i-92-122.pdf), tudi ne sme izvajati inšpekcijskega nadzora nad izvajanjem določb, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, tako, da pri izvrševanju svojih zakonsko določenih pooblastil poseže v posamične pravne postopke, ki jih vodijo za to pristojni državni organi ter ne sme preverjati, ali se v konkretnih pravnih postopkih ustavnoskladno in zakonito spoštuje varstvo osebnih podatkov. Kot je v citiranem sklepu ugotovilo Ustavno sodišče, bi bila zakonska podlaga, ki bi to omogočala, v nasprotju z načelom samostojnosti pristojnega državnega organa pri odločanju (2. odstavek 120. člena Ustave RS za upravne organe, 125. člen Ustave RS za sodišča) ter v nasprotju z rednim sistemom pravnih sredstev oziroma vzpostavljeno hierarhično strukturiranostjo državne oblasti (načelo večstopenjskega odločanja) in s tem v nasprotju z načeli pravne države (2. člen Ustave Republike Slovenije). Ta načela zahtevajo, da o pravicah in obveznostih fizičnih in pravnih oseb odločajo pristojni organi v postopkih, ki so vnaprej zakonsko določeni, pri čemer se njihove odločitve lahko preverjajo le v vnaprej določenih postopkih s pravnimi sredstvi pred pristojnimi organi.

Ker IP tako ni pristojen za nadzor nad zakonitostjo vodenja upravnih in drugih postopkov upravnih enot in se posledično ne more opredeljevati do ugotovitvenega postopka v konkretnih zadevah, ki jih rešujejo upravne enote, je mnenje IP le načelno oziroma splošno. IP tako splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v 6. členu določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev za obdelavo podatkov:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V skladu z 52. členom Zakona o tujcih (Uradni list RS, št. 91/21,- UPB, 105/22 – ZZNŠPP, 48/23, 115/23, 62/24 – ZUOPUE, 96/24 – odl. US; v nadaljevanju: ZTuj-2) se dovoljenje za stalno prebivanje lahko izda tujcu, ki pet let neprekinjeno zakonito prebiva v Republiki Sloveniji na podlagi dovoljenja za začasno prebivanje ali potrdila o vloženi prošnji za podaljšanje ali izdajo nadaljnjega dovoljenja za začasno prebivanje ali potrdila o vloženi prošnji za izdajo prvega dovoljenja za začasno prebivanje, ki tujcu v času odločanja o njegovi prošnji za izdajo prvega dovoljenja za začasno prebivanje dovoljuje prebivanje v Republiki Sloveniji, in ki izpolnjuje druge pogoje za izdajo dovoljenja, določene s tem zakonom, ter izpolnjuje pogoj znanja iz slovenskega jezika na osnovni ravni, kar dokaže s spričevalom o uspešno opravljenem izpitu iz znanja slovenščine na osnovni ravni (A2 Skupnega evropskega jezikovnega okvira), in če ni razlogov za zavrnitev izdaje dovoljenja iz 55. člena tega zakona. V skladu s 54. členom ZTuj-2 so pristojni organ za izdajo dovoljenja za stalno prebivanje upravne enote, razen če ta zakon določa drugače. Če s tem zakonom ni določeno drugače, upravne enote v teh upravnih zadevah odločajo na območju celotne države. V drugem odstavku 91. člena ZTuj-2 je določeno, da mora pristojni organ o prošnjah za izdajo dovoljenja za prebivanje in potrdila o prijavi prebivanja odločiti čimprej, najpozneje pa v 30 dneh od prejema popolne prošnje. Kadar mora pristojni organ zaradi ugotovitve obstoja razlogov za zavrnitev izdaje dovoljenja ali potrdila izvesti poseben ugotovitveni postopek, mora o prošnji odločiti najpozneje v 60 dneh. V prvem odstavku 93. člena ZTuj-2 določa tudi, da lahko organi, pristojni za izvajanje tega zakona, zaradi izvajanja tega in drugih zakonov v zvezi s tujci, obdelujejo osebne podatke o tujcih, na katere se osebni podatki nanašajo. V četrtem odstavku istega člena ZTuj-2 je določeno, da mora biti obdelava osebnih podatkov iz prvega, drugega in tretjega odstavka tega člena v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. To med drugim pomeni, da je treba osebne podatke ustrezno varovati, da do njih lahko dostopajo samo pooblaščene osebe in da se lahko razkrivajo drugim uporabnikom le ob obstoju ustrezne pravne podlage.

Skladno s predstavljeno zakonodajo imajo torej upravne enote pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v obsegu in za namene, kot to določa ZTuj-2. Upravne enote tako lahko pridobivajo osebne podatke, ki jih potrebujejo za obravnavo konkretnega primera. Ob tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je treba obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti. Uresničevanje tega načela v praksi je vselej odvisna od posebnih okoliščin vsakega konkretnega primera, zato ni mogoče vnaprej podajati splošne in konkretne opredelitve tega načela. Odločitev o tem, kako to načelo upoštevati v posameznem primeru, lahko sprejme izključno organ, ki konkreten postopek vodi. Upravljavec pa je za to presojo, kot navedeno že zgoraj, odgovoren sam. V vsakem konkretnem primeru bi bilo treba torej izkazati (to je obveznost upravljavca), zakaj je za dosego želenega namena treba pridobiti določene osebne podatke.

IP sklepno ponovno poudarja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo podatkov, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje oziroma za njihovo posredovanje upravni enoti. IP vam predlaga, da se za dodatno pojasnilo glede pravne podlage ter namena obdelave in natančnejšo utemeljitev potrebnosti zahtevane dokumentacije obrnete neposredno na upravno enoto. IP ob tem ponavlja, da konkretno presojo zakonitosti obdelave osebnih podatkov v posameznem primeru lahko opravi le v okviru nadzornega ali drugega upravnega postopka.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka