Obdelava osebnih podatkov otrok pred vpisom v osnovno šolo

Datum

28.08.2025

Številka

07121-1/2025/1040

Kategorije

Šolstvo, Pridobivanje OP iz zbirk, Pravne podlage

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 22. 7. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o ustreznosti pridobivanja in drugo obdelavo osebnih podatkov (šoloobveznih) otrok, ki še niso vpisani v osnovno šolo s strani ministrstva, pristojnega za izobraževanje (v nadaljevanju ministrstvo), ker menite, da obstajajo druge vrste izobraževanja, ki niso vključene v javno financiran sistem. Menite, da iz pojasnil ministrstva izhaja, da postane otrok šoloobvezen šele z vpisom v šolo, s tem, da CRP (MNZ) podatkov o šoloobveznosti pred vpisom ne vsebuje. Ministrstvo pridobi podatke o vseh otrocih, ki so stari 6 let, čeprav ti otroci še niso vpisani v šolo. Posledično se te podatke kasneje lahko zlorablja za druge namene (npr. na podlagi teh podatkov nekatere šole samoiniciativno vzpostavljajo stike s starši) oziroma gre za nesorazmerno obdelavo (ker ni nujna za zakonito delovanje javnega šolstva). Menite, da je v Zakonu o osnovni šoli (ZOsn) neustrezna pravna podlaga, ker omogoča zbiranje podatkov vseh otrok, čeprav vsi ne bodo vpisani v šolo. V zvezi z zgornjim nas prosite za mnenje o ZOsn ter novelo in o tem, ali bi bila potrebna ustrezna sprememba zakonodaje. Priložili ste tudi mnenje ministrstva, pristojnega za izobraževanje z dne 1. 7. 2025, ki se nanaša na obveznost šolanja in na avtentično razlago šolske zakonodaje.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih. <u>IP tudi ni pristojen za presojanje ustavnosti in skladnosti veljavne zakonodaje</u> . Prav tako se ne more opredeljevati do pojma »šoloobveznosti«, ker ne gre za pojem s področja varstva osebnih podatkov. 

Po mnenju IP je z vidika sistema varstva osebnih podatkov dopustno, da ministrstvo iz CRP še pred vpisom in vključitvijo otrok v osnovno šoli pridobi osebne podatke vseh otrok, ki bodo v posameznem koledarskem letu dopolnili starost šest let, in sicer ne glede na to, ali se bodo ti otroci kasneje dejansko vpisali ali bili vključeni v osnovno šolo.

Obrazložitev:

Glede »šoloobveznosti« je treba pojasniti dvoje:

-po mnenju IP iz priloženega mnenja ministrstva ne izhaja definicija šoloobveznosti;

-po ZOsn pridobivanje podatkov s strani ministrstva ni vezano oziroma ni pogojeno s statusom šoloobveznosti, temveč z določeno starostjo otroka.

Res je, da se posamezni otrok iz različnih razlogov (npr. odložitev šolanja, izselitev iz RS) v istem koledarskem letu morda ne bo vpisal in kasneje vključil v osnovno šolo, vendar je to nemogoče vedeti vnaprej za celotno populacijo šoloobveznih otrok. Sistem zbiranja podatkov pri ministrstvu mora biti nujno zasnovan tako, da se že na začetku koledarskega leta oblikuje celovit »seznam«, ki zajema vse otroke, ki bi se v tekočem koledarskem letu praviloma morali vpisati in vključiti v obvezno osnovno šolanje. V »seznam« morajo biti vključeni vsi otroci, za katere se po predpisih pričakuje, da se bodo v tekočem letu vpisali in vključili v osnovno šolo. V nasprotnem primeru »seznama« sploh ni možno ustvariti, in brez tega šole ne bi imele nikakršnih podatkov glede bodočih osnovnošolcev, zlasti pa ne bi bilo mogoče spremljanje in formalni nadzor nad vpisovanjem in vključevanjem. Če morebiti obstajajo alternative šolanju v javnih vzgojno-izobraževanih zavodih oziroma zasebnih šolah s koncesijo, to v ničemer ne spremeni nujne potrebe po celovitem vnaprejšnjem »seznamu« otrok.

Ustava RS ter Splošna uredba in tudi ZVOP-2 zahtevajo zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov, če za to obdelavo ni veljavne privolitve. Vsaka zakonska podlaga mora imeti določene karakteristike. V konkretnem primeru je zakonska podlaga za vodenje osebnih podatkov šoloobveznih otrok s strani ministrstva:

-v 135.a členu Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (ZOFVI), ki se nanaša na Centralno evidenco udeležencev vzgoje in izobraževanja in

-bolj konkretno v 95.a členu ZOsn, ki izrecno določa, da ministrstvo vodi Evidenco šoloobveznih otrok, pri čemer ta obsega podatke o otroku (ime in priimek, EMŠO, naslov prebivališča, kraj in država rojstva, državljanstvo) ter podatke o starših (ime in priimek, naslov prebivališča).

Podlaga za pridobitev podatkov s strani osnovne šole je v 135.c členu ZOFVI (ta omogoča šolam dostop do podatkov iz centralne evidence za svoje udeležence izobraževanja, pri čemer ni jasno, ali se to nanaša na že aktivne udeležence ali tudi na potencialne oziroma bodoče udeležence), zlasti pa v četrtem odstavku 44. člena ZOsn, ki določa, da si seznam otrok iz šolskega okoliša, ki jih je javna ali zasebna šola s koncesijo dolžna vpisati v prvi razred, šola pridobi iz evidence šoloobveznih otrok, ki jo vodi ministrstvo. To pomeni, da je s strani posamezne šole možno seznam pridobiti še pred vpisom in seveda tudi pred vključitvijo v prvi razred, pri čemer ni dopustno pridobiti seznama otrok, ki spadajo v katerikoli drug šolski okoliš.

Glede izražene bojazni za zlorabo podatkov pojasnjujemo, da je potencialna možnost za nezakonito obdelavo osebnih podatkov inherentna za prav vsako zbirko osebnih podatkov. Vendar to ne more biti razlog, da se določenih zbirk ne vodi, če zanje obstaja pravna podlaga (v konkretnem primeru (c) in (e) točka prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) in hkrati nujna dejanska potreba. Vsak upravljavec mora dosledno skrbeti za varnost osebnih podatkov (npr. tudi za preprečevanje nenamernega dostopa do podatkov) in za to, da osebnih podatkov ne obdeluje nezakonito, na primer jih obdeluje za nezakonit namen ali jih posreduje drugim osebam brez pravne podlage. V nasprotnem primeru gre za kršitev varstva osebnih podatkov in s tem za prekršek. Če osnovna šola kontaktira starše šoloobveznega otroka na podlagi podatkov, ki so pridobljeni iz centralne evidence, to ne pomeni nezakonite uporabe podatkov oziroma zlorabe, če je za to ravnanje podan zakoniti namen.

IP je v okviru medresorskega usklajevanja predloga zadnje novele ZOsn (tj. ZOsn-L) dvakrat podal pripombe na predlagano vsebino novele, vendar pri tem ni zaznal sistemskih neustreznosti glede določb o pridobivanju podatkov za in iz Evidence šoloobveznih otrok. Enako velja za pripombe IP k noveli ZOsn-K v letu 2023. 

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka

Financira Evropska unija. Izražena stališča in mnenja so izključno mnenja avtorja in ne odražajo nujno stališč in mnenj Evropske unije ali Evropske komisije. Niti Evropska unija niti organ, ki dodeljuje sredstva, zanje ne odgovarjata.