Dostop članov sveta delavcev do osebnih podatkov

Datum

07.03.2025

Številka

07121-1/2025/307

Kategorije

Delovna razmerja, Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, ali imajo člani sveta delavcev pravico do podatkov o zaposlenih za učinkovito opravljanje nadzorne funkcije, predvsem do poimenskih seznamov, delovnih mest, napredovanj, plač, dodatkov in individualne uspešnosti.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Ureditev dostopa članov sveta delavcev do osebnih podatkov delavcev je odvisna od njihove dejanske potrebe po seznanitvi s temi podatki za učinkovito opravljanje svojih zakonsko predpisanih nalog in pristojnosti. To področje mora biti ustrezno urejeno v notranjih aktih družbe, saj gre za določanje dostopnih pravic, ki morajo biti skladne z načelom sorazmernosti in najmanjšega obsega podatkov.

IP v mnenju ne more odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za razkrivanje osebnih podatkov delavcev svetu delavcev oziroma v kakšnem obsegu.

Obrazložitev

Uvodoma pojasnjujemo, da IP v okviru izdaje mnenja ni pristojen odločati o tem, ali so v konkretnem primeru podani pogoji za razkrivanje osebnih podatkov delavcev svetu delavcev oziroma v kakšnem obsegu, saj lahko posamezne primere obdelave presoja zgolj v okviru konkretnega nadzornega postopka. Zato vam na postavljena vprašanja ne moremo dokončno odgovoriti, temveč v nadaljevanju podajamo le splošna pojasnila in pravna izhodišča.

V primeru, ki ga opisujete, gre za posredovanje oziroma dostop do osebnih podatkov znotraj upravljavca. Družba oziroma njena služba za kadrovske zadeve namreč že razpolaga z osebnimi podatki delavcev, ki jih zahtevate. Ker člani sveta delavcev delujejo v okviru družbe, za pridobitev teh podatkov ne potrebujejo posebne pravne podlage v smislu prvega odstavka 6. člena ZVOP-2. Ključno pa je, kako so v notranjih aktih družbe urejene dostopne pravice članov sveta delavcev.

Pravila varstva osebnih podatkov skladno s 5. in 32. členom Splošne uredbe zahtevajo, da se osebni podatki obdelujejo na način, ki zagotavlja ustrezno varnost. To vključuje ureditev pooblastil in omejitev glede dostopa do osebnih podatkov.

Zakon o sodelovanju delavcev pri upravljanju (Uradni list RS, št. 42/07 – uradno prečiščeno besedilo in 45/08 – ZArbit; v nadaljevanju ZSDU) v 87. členu opredeljuje splošne pristojnosti sveta delavcev, kot so skrb za izvajanje zakonov in drugih predpisov, sprejetih kolektivnih pogodb ter doseženih dogovorov med svetom delavcev in delodajalcem. V 91. členu ZSDU predpisuje obveznost skupnega posvetovanja delodajalca s svetom delavcev glede kadrovskih in statusnih vprašanj ter varnosti in zdravja pri delu, v 95. členu so opredeljena vprašanja, v zvezi s katerimi mora delodajalec pridobiti soglasje sveta delavcev. Ker pa ZSDU ne določa natančnega obsega podatkov, ki jih svet delavcev potrebuje za izvajanje teh nalog in pristojnosti, je natančna ureditev dostopnih pravic v družbi kot upravljavcu še toliko bolj pomembna. S tem lahko družba zagotavlja tudi pravico do obveščenosti delavcev, ki izhaja iz 13. in 14. člena Splošne uredbe.

Odgovor na vaša vprašanja je torej odvisen od pristojnosti ter s tem povezanih pravic in dolžnosti, ki jih imajo člani sveta delavcev na podlagi ZSDU. Kot že izpostavljeno, IP v mnenju ne more presojati o upravičenosti dostopa do poimenskih seznamov delavcev ter podatkov o njihovih delovnih mestih, napredovanjih, plačah, dodatkih in individualnih uspešnosti v vašem primeru. Ta presoja je glede na konkretne okoliščine namreč odgovornost družbe kot upravljavca osebnih podatkov, ki je dolžan svetu delavcev zagotoviti ustrezne pogoje za zakonito delovanje. Brez ustreznega dostopa do relevantnih podatkov svet delavcev namreč ne more učinkovito opravljati svojih pristojnosti, ki so mu zaupane na podlagi ZSDU. Zato je v interesu tako delavcev kot delodajalca, da se v notranjih aktih jasno določi, kateri podatki o delavcih so nujni za izvrševanje nalog sveta delavcev in pod kakšnimi pogoji se lahko obdelujejo. Pri tem pa je ključno upoštevati tudi načela omejitve namena in najmanjšega obsega podatkov iz 5. člena Splošne uredbe, da se zagotovi zakonita in sorazmerna obdelava osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila

Tina Ivanc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka