Vpogled v upravni spis in seznanitev z lastnimi osebnimi podatki

Vpogled v upravni spis in seznanitev z lastnimi osebnimi podatki

Datum

Datum

23.05.2025

23.05.2025

Številka

Številka

07121-1/2025/630

07121-1/2025/630

Kategorije

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Upravni postopki

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas kot lastnica zemljišča, sprašujete, ali imate pravico do pridobitve kopij strokovnih mnenj (npr. geološkega, statičnega), ki so bila pridobljena v upravnih postopkih pred občino, in ki se nanašajo na vašo nepremičnino. Iz vašega dopisa izhaja, da vam je bil omogočen le vpogled v dokumente, ne pa tudi pridobitev kopij, saj naj ne bi bila njihova naročnica.

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem nas kot lastnica zemljišča, sprašujete, ali imate pravico do pridobitve kopij strokovnih mnenj (npr. geološkega, statičnega), ki so bila pridobljena v upravnih postopkih pred občino, in ki se nanašajo na vašo nepremičnino. Iz vašega dopisa izhaja, da vam je bil omogočen le vpogled v dokumente, ne pa tudi pridobitev kopij, saj naj ne bi bila njihova naročnica.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V pravnem sistemu RS obstaja več poti, kako se lahko posameznik seznani z dokumenti o njegovih zadevah – npr. pravica do vpogled v upravni spis po 82. členu ZUP ali pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

V pravnem sistemu RS obstaja več poti, kako se lahko posameznik seznani z dokumenti o njegovih zadevah – npr. pravica do vpogled v upravni spis po 82. členu ZUP ali pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Obe pravici med seboj nista izključujoči, obe imata svoja postopkovna pravila in omogočata ločen sistem pravnega varstva, kar podrobneje opisujemo v nadaljevanju spodaj.

Obe pravici med seboj nista izključujoči, obe imata svoja postopkovna pravila in omogočata ločen sistem pravnega varstva, kar podrobneje opisujemo v nadaljevanju spodaj.

Obrazložitev

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da ni pristojen za razlago določb Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP), saj je za nadzor nad pravilnim izvajanjem določb tega zakona pristojna Upravna inšpekcija pri Ministrstvu za javno upravo in ne IP. Kljub temu vam IP na podlagi svojih pristojnosti s področja varstva osebnih podatkov v nadaljevanju podaja splošna pojasnila v zvezi s pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe in njeno razliko s pravico do vpogleda v spis po 82. členu ZUP.

IP uvodoma pojasnjuje, da ni pristojen za razlago določb Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE in 3/22 – ZDeb; v nadaljevanju: ZUP), saj je za nadzor nad pravilnim izvajanjem določb tega zakona pristojna Upravna inšpekcija pri Ministrstvu za javno upravo in ne IP. Kljub temu vam IP na podlagi svojih pristojnosti s področja varstva osebnih podatkov v nadaljevanju podaja splošna pojasnila v zvezi s pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki po 15. členu Splošne uredbe in njeno razliko s pravico do vpogleda v spis po 82. členu ZUP.

ZUP v 82. členu določa, da imajo stranke postopka, njihovi zakoniti ali začasni zastopniki, pooblaščenci ter stranski udeleženci (ki imajo enake procesne pravice kot stranka) pravico do vpogleda v upravni spis, kar vključuje pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje vseh dokumentov, ki se nanašajo na konkretno upravno zadevo. To pravico ima tudi posameznik, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Vpogled v dokumente se opravi pod nadzorom uradne osebe ali preko informacijskega sistema, kjer mora posameznik svojo istovetnost ustrezno izkazati. Zahtevo za vpogled v upravni spis je treba nasloviti neposredno na upravni organ, ki vodi upravni postopek. Če organ vpogled ali dostop do kopije zavrne, o tem izda sklep, zoper katerega je dopustna pritožba na pristojni drugostopenjski organ (praviloma na ministrstvo). Za podrobnejšo interpretacijo določb ZUP in predpisov, ki urejajo upravne postopke je pristojno Ministrstvo za javno upravo. Za nadzor nad izvajanjem teh prepisov pa je pristojna Upravna inšpekcija.

ZUP v 82. členu določa, da imajo stranke postopka, njihovi zakoniti ali začasni zastopniki, pooblaščenci ter stranski udeleženci (ki imajo enake procesne pravice kot stranka) pravico do vpogleda v upravni spis, kar vključuje pregledovanje, prepisovanje in preslikovanje vseh dokumentov, ki se nanašajo na konkretno upravno zadevo. To pravico ima tudi posameznik, ki verjetno izkaže, da ima od tega pravno korist. Vpogled v dokumente se opravi pod nadzorom uradne osebe ali preko informacijskega sistema, kjer mora posameznik svojo istovetnost ustrezno izkazati. Zahtevo za vpogled v upravni spis je treba nasloviti neposredno na upravni organ, ki vodi upravni postopek. Če organ vpogled ali dostop do kopije zavrne, o tem izda sklep, zoper katerega je dopustna pritožba na pristojni drugostopenjski organ (praviloma na ministrstvo). Za podrobnejšo interpretacijo določb ZUP in predpisov, ki urejajo upravne postopke je pristojno Ministrstvo za javno upravo. Za nadzor nad izvajanjem teh prepisov pa je pristojna Upravna inšpekcija.

Dodano in neizključujoče velja, da imate kot posameznica tudi pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki na podlagi 15. člena Splošne uredbe. Ta pravica vam omogoča, da od upravljavca zahtevate potrditev, ali obdeluje vaše osebne podatke, ter da pridobite njihovo kopijo. Upravljavec vam mora poleg same vsebine osenih podatkov zagotoviti tudi informacije o namenu obdelave, vrstah osebnih podatkov, uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, obdobju hrambe, pravicah posameznika, viru podatkov in morebitnem avtomatiziranem odločanju. Za uveljavljanje te pravice vam ni treba nastopati kot stranka v postopku, prav tako ni treba izkazovati pravnega interesa. V primerih, da upravljavec vašo zahtevo zavrne oz. na njo v roku 1 meseca ne odgovori se lahko pritožite na Informacijskega pooblaščenca.

Dodano in neizključujoče velja, da imate kot posameznica tudi pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki na podlagi 15. člena Splošne uredbe. Ta pravica vam omogoča, da od upravljavca zahtevate potrditev, ali obdeluje vaše osebne podatke, ter da pridobite njihovo kopijo. Upravljavec vam mora poleg same vsebine osenih podatkov zagotoviti tudi informacije o namenu obdelave, vrstah osebnih podatkov, uporabnikih ali kategorijah uporabnikov, obdobju hrambe, pravicah posameznika, viru podatkov in morebitnem avtomatiziranem odločanju. Za uveljavljanje te pravice vam ni treba nastopati kot stranka v postopku, prav tako ni treba izkazovati pravnega interesa. V primerih, da upravljavec vašo zahtevo zavrne oz. na njo v roku 1 meseca ne odgovori se lahko pritožite na Informacijskega pooblaščenca.

Če torej dokumenti, ki jih želite pridobiti (npr. strokovna mnenja), vsebujejo vaše osebne podatke, jih lahko zahtevate neposredno na podlagi 15. člena Splošne uredbe. Če pa želite dostop do celotnega upravnega spisa, vključno z dokumenti drugih oseb, je ustreznejša podlaga 82. člen ZUP. IP vam svetuje, da v zahtevi vsekakor jasno navedete, katero pravico želite uveljavljati, saj je od tega odvisen obseg podatkov, ki vam jih mora organ posredovati.

Če torej dokumenti, ki jih želite pridobiti (npr. strokovna mnenja), vsebujejo vaše osebne podatke, jih lahko zahtevate neposredno na podlagi 15. člena Splošne uredbe. Če pa želite dostop do celotnega upravnega spisa, vključno z dokumenti drugih oseb, je ustreznejša podlaga 82. člen ZUP. IP vam svetuje, da v zahtevi vsekakor jasno navedete, katero pravico želite uveljavljati, saj je od tega odvisen obseg podatkov, ki vam jih mora organ posredovati.

O razlikah med obema pravicama dostopa do dokumentov si lahko preberete tudi v številnih naših že objavljenih neobvezujočih mnenjih; npr. mnenje IP št. 07121-1/2022/1156 z dne 26. 10. 2022, 07121-1/2022/651 z dne 14. 6. 2022 ter 07121-1/2021/557 z dne 22. 3. 2021.

O razlikah med obema pravicama dostopa do dokumentov si lahko preberete tudi v številnih naših že objavljenih neobvezujočih mnenjih; npr. mnenje IP št. 07121-1/2022/1156 z dne 26. 10. 2022, 07121-1/2022/651 z dne 14. 6. 2022 ter 07121-1/2021/557 z dne 22. 3. 2021.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:

Pripravil:

Grega Rudolf, mag.

Grega Rudolf, mag.

svetovalec pooblaščenca za mednarodne odnose

svetovalec pooblaščenca za mednarodne odnose

Dr. Jelena Virant Burnik

Dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka

informacijska pooblaščenka