Osebni podatki v zapisniku zbora etažnih lastnikov in objava zapisnika

Datum

08.04.2025

Številka

07121-1/2025/375

Kategorije

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 10. 3. 2025 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede osebnih podatkov v zapisniku zbora etažnih lastnikov in glede objave zapisnika.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Osebni podatek je koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, torej tudi ime in priimek posameznika.

Zapisnik zbora etažnih lastnikov mora vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo, in rezultate glasovanja.

Zapisnik zbora etažnih lastnikov, ki vključuje tudi osebne podatke prisotnih na zboru, lahko upravnik objavi na oglasni deski pod pogojem, da ta oglasna deska ni dostopna tretjim osebam (razen če bi bilo tako določeno v pogodbi o medsebojnih razmerjih).

Obrazložitev

Glede vašega vprašanja, kaj spada med osebne podatke, najprej pojasnjujemo definicijo osebnega podatka, in sicer je osebni podatek katera koli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom, ob čemer je določljiv posameznik tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja (npr. ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator), ali pa z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Iz navedenega torej izhaja, da ime in priimek predstavljata osebni podatek, tako kot tudi ostali podatki, ki jih navajate (EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka, registrska številka vozila).

Glede vsebine zapisnika oziroma sestavin, ki jih mora vključevati zapisnik, pojasnjujemo, da mora po drugem odstavku 38. člena Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, 18/04 – ZVKSES, 47/06 – ZEN, 45/08 – ZVEtL, 57/08, 62/10 – ZUPJS, 56/11 – odl. US, 87/11, 40/12 – ZUJF, 14/17 – odl. US, 27/17, 59/19, 189/20 – ZFRO, 90/21, 18/23 – ZDU-1O, 77/23 – odl. US in 61/24; v nadaljevanju: SZ-1) zapisnik zbora etažnih lastnikov vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo, in rezultate glasovanja. Zapisnik je potrjen, ko ga podpišeta etažna lastnika, ki ju določijo prisotni na zboru lastnikov.

Zapisnik zbora etažnih lastnikov, ki vključuje tudi osebne podatke prisotnih na zboru, lahko upravnik etažnim lastnikom posreduje na način, ki onemogoča, da bi se s podatki seznanile tretje osebe, če pogodba o upravljanju ne določa drugače. Na oglasni deski lahko upravnik objavi zapisnik samo pod pogojem, da ta oglasna deska ni dostopna tretjim osebam, ki vstopajo v večstanovanjsko zgradbo. To pomeni, da mora biti oglasna deska postavljena na mestu, ki je dostopno izključno etažnim lastnikom (npr. v skupnih prostorih za sestanke ali drugi prostori, ki so rezervirani samo za etažne lastnike). Če oglasna deska ni ustrezno zaščitena pred dostopom tretjih oseb, zapisnika z osebnimi podatki (kot so imena in priimki) ni dovoljeno objaviti, razen če bi etažni lastniki v pogodbi o medsebojnih razmerjih določili takšen način objavljana ali pa če bi upravnik pridobil privolitev vseh posameznikov, katerih osebni podatki so navedeni v zapisniku. Če torej upravnik ne pridobi privolitve in če takšen način objave ni določen v pogodbi o medsebojnih razmerjih, mora upravnik etažnim lastnikom zapisnik posredovati na drugačen način, ki onemogoča dostop tretjih oseb, na primer v zaprti pisemski ovojnici v hišne predalčnike ali po elektronski pošti (seveda tako, da ne razkrije e-naslovov ostalih etažnih lastnikov).

Lepo vas pozdravljamo.

dr. Jelena Virant Burnik,

informacijska pooblaščenka