Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra

Datum

20.03.2025

Številka

07120-1/2025/114

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja izpiska o sklenjeni zakonski zvezi. Pojasnjujete, da vas je odvetnik, ki na sodišču nastopa kot tožnik, zaprosil za posredovanje izpiska o sklenjeni zakonski zvezi za toženca za namen priprave predloga za izdajo začasne odredbe, v kateri bi se tožencu prepovedalo razpolaganje s premoženjem v korist njegovega zakonca. Tožnik je preložil vabilo sodišča, s katerim vabljen na zaslišanje kot priča. Zanima vas, ali lahko tožnik pridobi podatek o osebi, s katero je toženec v zakonski zvezi.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1.Zakon o matičnem registru ureja posredovanje osebnih podatkov v 28. (za potrdila) in v 29. členu (za vpogled in pridobivanje osebnih podatkov). Podatki o posamezniku obsegajo tudi navedbo določenih podatkov o drugih, z njim povezanih osebah, tipično starših, otrocih in zakoncu. Te podatke lahko posameznik zase pridobi bodisi v obliki izpiska (po 28. členu ZMatR), bodisi v obliki vpogleda (po 29. členu ZMatR).

2.Za posredovanje osebnih podatkov po prvem in drugem odstavku 39. člena ZVOP-2 mora vlagatelj zahtevo praviloma vložiti v skladu z 41. členim ZVOP-2 ter izkazati pravno podlago po 6. členu ZVOP‑2 (npr. določbe ZPP, 10. člen Zakona o odvetništvu ipd.), v primeru zahteve za posredovanje taksativno naštetih osebnih podatkov (podatka o zakoncu ni med temi podatki) s strani določenih oseb javnega sektorja, med drugim tudi matičnega registra, pa skladno s četrtim odstavkom 39. člena ZVOP-2 zadostuje izkaz zakonitega interesa za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja.

Obrazložitev

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Za posredovanje podatkov v konkretni zadevi so relevantne določbe Zakona o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19; ZMatR), in sicer 28. člen (za potrdila) in 29. člen (za vpogled in pridobivanje osebnih podatkov). Iz 4. člena ZMatR, ki določa kategorije podatkov, ki se o posameznem državljanu Republike Slovenije vpisujejo v matični register, izhaja, da podatki o posamezniku obsegajo tudi navedbo določenih podatkov o drugih, z njim povezanih osebah, tipično starših, otrocih in zakoncu. Te podatke torej lahko posameznik zase pridobi bodisi v obliki izpiska (po 28. členu ZMatR), bodisi v obliki vpogleda (po 29. členu ZMatR).

Poudarjamo, da IP ne more podajati mnenja in tudi ne bi bil pristojen za morebitno pritožbo v primeru zahteve na podlagi 28. člena ZMatR, ki govori o izdaji izpiskov in potrdil, saj pri tem ne gre za samo posredovanje osebnih podatkov, ampak za izdajo izpiskov in potrdil iz javne knjige, pri čemer je posredovanje osebnih podatkov urejeno ločeno. Naš odgovor se nanaša torej le na posredovanje osebnih podatkov in ne na izdajo izpiskov in potrdil.

Pridobivanje podatkov iz matičnega registra, ki se nanašajo na živega posameznika, ureja drugi odstavek 29. člena ZMatR, v skladu s katerim ima pravico do pridobitve podatkov iz matičnega registra posameznik, na katerega se vpis nanaša, druge osebe pa le, če imajo njegovo pisno privolitev ali če so za uporabo osebnih podatkov pooblaščene z zakonom.

IP izpostavlja tudi določbo četrtega odstavka 39. člena ZVOP-2, ki predstavlja samostojno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov s strani določenih oseb javnega sektorja, med drugim upravljavca matičnega registra, glede taksativno naštetih kategorij osebnih podatkov (osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika, zoper katerega ali v zvezi s katerim uveljavlja svoje pravice). Posedovanje osebnih podatkov v skladu s tem členom je dopustno le pod pogojem, da prosilec izkaže zakoniti interes za dostop do podatkov, in sicer če podatke potrebuje za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja. Ker iz vašega zaprosila izhaja, da je vlagatelj želi izvedeti, kdo je zakonec toženca, IP opozarja, da podatek o zakoncu ni zajet med taksativno naštetimi podatki, ki se na podlagi četrtega odstavka 39. člena ZVOP-2 lahko posredujejo vlagatelju.

IP nadalje pojasnjuje, da je lahko zahteva za posredovanje osebnih podatkov podana tudi po prvem in drugem odstavku 39. člena ZVOP-2. Za posredovanje osebnih podatkov po tej določbi morata biti izpolnjena dva pogoja, in sicer pravna podlaga v skladu s 6. členom ZVOP‑2 (npr. na podlagi določb ZPP; na podlagi 10. člena Zakona o odvetništvu, če zahtevo vloži odvetnik in izkaže, da ta podatek potrebuje pri opravljanju odvetniškega poklica v posamični zadevi) ter podana zahteva v skladu z 41. členim ZVOP-2 (razen, če drug zakon določa drugače). Utemeljitev zahteve je obveznost vlagatelja zahteve. IP sicer ni znano, da bi obstajala posebna pravna podlaga, ki bi v opisanem primeru vlagatelju sama po sebi dajala pravico do pridobitve podatka o zakoncu toženca.

Postopek posredovanja je nadalje določen v 41. členu ZVOP-2 in sicer vsebuje zahteva za posredovanje osebnih podatkov naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (za fizično osebo: osebno ime, naslov stalnega ali začasnega prebivališča) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Skladno z drugim in tretjim odstavkom 41. člena ZVOP-2 ste kot upravljavec vlagatelju zahteve (če drug zakon ne določa drugače) dolžni zahtevane osebne podatke posredovati najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvestiti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne boste posredovali, sicer se šteje, da ste zahtevo zavrnili. V takem primeru so vlagatelju na voljo pravna sredstva, ki so urejena v četrtem odstavku 41. člena ZVOP-2. V primeru zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig lahko vlagatelj zahteva, da o njegovi vlogi odloči IP, zato se IP ne more vnaprej opredeljevati do vprašanja izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov v konkretnem primeru.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravila

Sandra Kajtazović, univ. dipl. prav.

dr. Jelena Virant Burnik, informacijska pooblaščenka