Nadzor nad glasovanjem o uvedbi videonadzora

Datum

03.01.2024

Številka

07121-1/2023/1623

Kategorije

Posredovanje osebnih podatkov, Stanovanjsko in nepremičninsko pravo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je bilo v večstanovanjski stavbi izvedeno glasovanje o uvedbi videonadzora. Kot etažni lastnik ste se želeli prepričati, ali je soglasje za uvedbo videonadzora podalo več kot 70 % etažnih lastnikov glede na delež solastništva. Upravnik pa ne želi izdelati kopije glasovnic oziroma odobriti vpogleda vanje in trdi, da ste upravičeni le do vpogleda v vašo glasovnico. Sprašujete nas, kam se lahko obrnete z zahtevo, da bi se vam nadzor omogočil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Etažni lastniki so upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Če je seznanitev z določenimi osebnimi podatki nujna za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem bi za pridobivanje osebnih podatkov lahko obstajala pravna podlaga. Pri tem opozarjamo, da mora biti takšna nujnost izkazana in dokazana, upoštevati pa je treba tudi načelo sorazmernosti (najmanjšega obsega podatkov, ki so še potrebni za dosego namena obdelave osebnih podatkov).

Za postopek pridobivanja podatkov, ki se nahajajo na glasovnicah, lahko uporabite 41. člen ZVOP-2, ki v primeru neuspeha (torej če upravnik zavrne vašo zahtevo iz 41. člena ZVOP-2) predvideva tudi možnost sodnega varstva.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v členu 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov in so sledeče:

•privolitev

•sklenitev ali izvajanje pogodbe

•zakon

•zaščita življenjskih interesov posameznika

•izvajanje javne naloge

•zakoniti interesi upravljavca

Razmerja med upravnikom, nadzornim odborom in etažnimi lastniki ter najemniki večstanovanjskih stavb so urejena v Stanovanjskem zakonu (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ-1), Stvarnopravnem zakoniku in v Pravilniku o upravljanju večstanovanjskih stavb. Upravnik je upravljavec osebnih podatkov, saj je, na podlagi tretjega odstavka 50. člena SZ-1, pooblaščen za obdelavo osebnih podatkov, ki jih je dolžan zbirati, voditi in posredovati pristojnim organom skladno s SZ-1.

Način odločanja lastnikov večstanovanjskih stavb ureja 34. člen Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ-1). Slednji v prvem odstavku določa, da lahko o poslih upravljanja večstanovanjske stavbe etažni lastniki odločajo s podpisovanjem listine, na kateri je zapisan predlog sklepov, na zboru lastnikov ali z elektronskim glasovanjem. Četrti odstavek 34. člena SZ-1 pa določa, da tisti, ki skliče zbor lastnikov, vodi postopek podpisovanja listine ali postopek elektronskega glasovanja, tudi oblikuje predlog sklepov, o katerih se bo odločalo z glasovanjem.

35. člen SZ-1 pa nadalje določa, da se pisno glasuje tako, da se podpiše listina, na kateri se odloča za ali proti predlaganemu sklepu. Na listini mora biti naveden predlog sklepov, obrazložitev sklepov, ime lastnika in datum podpisa listine ter navedena večina, potrebna za njihov sprejem. V tretjem odstavku je določeno, da vodja postopka pisnega glasovanja skupaj z upravnikom ugotovi rezultat glasovanja, ki ga upravnik objavi na oglasni deski ali na mestu, dostopnem vsem etažnim lastnikom, in ga pošlje etažnim lastnikom posameznih delov, ki so oddani v najem. Rezultat glasovanja vsebuje besedilo sklepa in seštevek solastniških deležev, s katerimi je bil posamezni sklep sprejet ali zavrnjen.

IP je v mnenju št. 07121-1/2020/1895 z dne 23. 10. 2020 odgovarjal na vprašanje glede dopustnosti dostopa do glasovnic, in sicer s strani nadzornega odbora lastnikov stanovanj. IP je navedel, da je za ugotavljanje pravic in dolžnosti nadzornega odbora lastnikov stanovanj treba upoštevati 39. člen SZ-1, ki določa, da ima, če etažni lastniki ne sklenejo drugače, nadzorni odbor tri člane, ki nadzorujejo delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, predlagajo predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter dajejo pobude upravniku. Ti člani imajo z vidika svoje nadzorne funkcije nad upravnikom pravico do vpogleda v vse podatke, ki se tičejo upravljanja. Ker pa so člani nadzornega odbora predstavniki etažnih lastnikov, nimajo glede pridobivanja osebnih podatkov več pravic kot ostali etažni lastniki. To pomeni, da lahko vse osebne podatke, ki jih pridobijo člani nadzornega odbora za namen nadzora nad delom upravnika, pridobijo tudi vsi ostali etažni lastniki.

Z vidika varstva osebnih podatkov je nesporno, da sme upravnik posredovati osebne podatke etažnih lastnikov takrat, kadar je to potrebno za namen izpolnjevanja pogodbe o upravljanju večstanovanjske stavbe, ki so jo etažni lastniki sklenili z upravnikom oz. za izvrševanje pooblastil, ki jih ima upravnik po 50. členu SZ-1. Pooblastila upravnika določa tudi 118. člen Stvarnopravnega zakonika (Uradni list RS, št. 87/02, s sprem. in dop.; v nadaljevanju SZ). IP poudarja, da je vsako obdelavo (posredovanje) osebnih podatkov in obstoj ustrezne pravne podlage treba presojati posebej glede na namen. Če gre za poseben primer, ki npr. ni urejen niti v pogodbi o medsebojnih razmerjih, je lahko pravna podlaga za posredovanje podatkov točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. A spet, kot opozarja IP v mnenju, št. 0712-1/2020/351 z dne 13. 3. 2020, odvisno od konkretnega primera in od vsebine sklenjenih pogodb o medsebojnih razmerjih ali pogodb o opravljanju upravniških storitev. Člani nadzornega odbora ter etažni lastniki posamično so upravičeni pridobiti vse podatke (tudi osebne), ki jih potrebujejo, da lahko preverijo in nadzorujejo delo upravnika, torej tudi osebne podatke etažnih lastnikov na glasovnicah, da lahko preverijo izpeljavo glasovanja. Če je torej vpogled oz. posredovanje določenih osebnih podatkov nujno za pravilno ugotovitev obveznosti v odnosu do ostalih etažnih lastnikov, potem je možno, da za to obstaja pravna podlaga, kot je pojasnjeno zgoraj.

Ob tem pa IP še opozarja na načelo najmanjšega obsega podatkov (5. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov), ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego posamičnega zakonitega namena obdelave. Upoštevajoč okoliščine konkretnega primera to pomeni, da so etažni lastniki oz. člani nadzornega odbora upravičeni do pridobitev le tistih osebnih podatkov posameznih etažnih lastnikov na glasovnicah, s katerimi bodo lahko v okviru izvrševanja svoje funkcije izvedli zakonit nadzor nad izpeljanim glasovanjem.

IP pri tem poudarja, da v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni pogoji za pridobitev določenega podatka. Presojo o ustreznosti lahko izvede le v okviru konkretnega inšpekcijskega postopka. Prav tako ne more biti Informacijski pooblaščenec tisti, ki presoja, ali mora upravnik posredovati kopije osebnih podatkov, do katerih bi bili etažni lastniki ali nadzorni odbor upravičeni, ali je dovolj, da upravičencem omogoči vpogled v osebne podatke.

Kar se tiče konkretnega postopka, 41. člen ZVOP-2 ureja formalizirani postopek posredovanja osebnih podatkov, in sicer opredeljuje vsebino zahteve za posredovanje osebnih podatkov, odločanje o zahtevi (v roku 15 dni od prejema popolne zahteve je treba o njej utemeljeno odločiti) ter omogoča sodno varstvo v primeru zavrnjene zahteve (kadar gre za zahtevano posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig je možen namesto sodnega varstva tudi pritožbeni postopek pred IP).

Nadaljnje informacije o obdelavi osebnih podatkov pri upravljanju večstanovanjskih stavb si lahko pridobite tudi v Smernicah za upravnike večstanovanjskih stavb, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice%20za%20upravnike%20ve%C4%8Dstanovanjskih%20stavb_2.0_nov2023.pdf.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav., svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov