Kopiranje pisnih šolskih testov s strani učitelja v srednji šoli

Datum

06.02.2026

Številka

07120-1/2026/57

Kategorije

Šolstvo

pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 1. 2026 prejeli vaše zaprosilo za vaše mnenje, ali lahko učitelj v srednji šoli kopira pisne preskuse znanja preden jih izroči dijakom, in sicer za namen:

-izvrševanja pravice dijaka ali staršev do vpogleda v test oziroma do pridobitve njegove kopije (npr. za potrebe inštruiranja) in

-preverjanja morebitnih naknadnih popravkov na testih ob ugovorih zoper oceno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22 in 40/25 – ZInfV-1; ZVOP-2), 58. členom Splošne uredbe (EU) o varstvu podatkov (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

Po mnenju IP je dopustno, da učitelj na področju srednješolskega izobraževanja hrani:

(1)originalne pisne preskuse znanja 30 dni po vpisu ocene v redovalnico;

(2)reprodukcije pisnih preskusov znanja do poteka roka za pritožbo oziroma za ugovor zoper oceno ali do zaključka pritožbenega oziroma ugovornega postopka, če je ta pravica urejena s šolskimi pravili in

(3)reprodukcije pisnih preskusov znanja še primerno kratek rok, ki je daljši od roka iz prejšnje točke, če lahko izkaže, da je to nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti vzgojno-izobraževalnega zavoda, in če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes dijaka. Med te zakonite naloge ne spada zagotavljanje pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki s strani dijaka ali njegovih staršev oziroma skrbnikov.

Obrazložitev:

V državnih predpisih s področja srednješolskega izobraževanja ni predpisane izrecne podlage za dolgoročno hrambo papirnih ali elektronskih kopij ocenjenih pisnih preskusov znanja. Prav tako ni jasno urejene pravice oziroma postopka za pritožbo ali ugovor zoper oceno pri pisnem preskusu znanja. 

Sedmi odstavek 37. člena Pravilnika o šolski dokumentaciji na področju srednješolskega izobraževanja določa, da se dokumenti o pisnem preverjanju znanja (izpitni testi, seminarske, raziskovalne ali druge naloge, izdelki oziroma storitve praktičnega pouka oziroma drugih dejavnosti in druga dokumentacija) po vnosu podatkov o ocenjevanju oziroma ocenah v ustrezne evidence vrnejo dijaku. To pomeni, da pravilnik ni imel v mislih možnosti ali potrebe, da se vsebino testov hrani tudi po izročitvi originalov, zaradi česar ni določil možnosti, da se obdrži reprodukcijo.

Četrti odstavek 18. člena Pravilnika o ocenjevanju znanja v srednjih šolah določa, da učitelj izroči dijaku ocenjene pisne izdelke po petih dneh oziroma najpozneje v tridesetih dneh po vpisu ocene v redovalnico. Tudi ta pravilnik ni predvidel, da se po izročitvi originalnih testov dijakom, lahko še naprej hranijo reprodukcije.

Po mnenju IP je na podlagi četrtega odstavka 6. člena ZVOP-2 (gl. besedilo v naslednjem odstavku) dopustno, da se pred izročitvijo testov dijakom naredi reprodukcija testov z namenom preverjanja verodostojnosti vsebine za čas, ki je nujno potreben za razrešitev morebitnih pritožb oziroma ugovorov zoper oceno. Ali je pritožba oziroma ugovor dopusten, v kakšnem roku in v kakšnem postopku, je odvisno od internih ali neformalnih pravil šole. 

IP ne more izključiti potencialne dopustnosti, da se reprodukcije testov izjemoma hranijo tudi dlje kot je navedeno v prejšnjem odstavku, vendar le v primeru posebej utemeljenih okoliščin, ki narekujejo nujno potrebnost hrambe zato, da se lahko izvrševajo zakonite naloge šole, če s tem niso prizadete pravice in interesi dijakov. Četrti odstavek 6. člena ZVOP-2 namreč določa, da se za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. Ta določba je lahko samostojna zakonska podlaga za reprodukcijo in kratkoročno hrambo testov, vendar je njena uporaba odvisna od okoliščin konkretnega primera, zato IP o tem ne more podati vnaprejšnje presoje.

Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki iz 15. člena Splošne uredbe od upravljavca ne zahteva, da izvaja reproduciranje in dolgoročno hrambo osebnih podatkov zgolj zato, da bo posameznik lahko uresničeval to pravico. Splošna uredba v 15. členu torej ni pravna podlaga za dolgoročno hrambo osebnih podatkov, za katere ni na voljo posebne zakonske podlage za tako hrambo. Posameznik lahko uresničuje pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki le do trenutka, ko upravljavec z osebnimi podatki še razpolaga. Če rok hrambe ali pravna podlaga za hrambo poteče, upravljavec hrambe ne sme več izvajati in s trenutkom uničenja ali nepovratne predaje osebnih podatkov preneha tudi pravica do seznanitve. Smiselno enako velja glede pravice staršev do dostopa do osebnih podatkov dijaka po 87.a členu Zakona o poklicnem in strokovnem izobraževanju (ZPSI-1) in 43.a členu Zakona o gimnazijah (ZGim). Tudi peti odstavek 18. člena Pravilnika o ocenjevanju znanja v srednjih šolah določa, da lahko dijak, njegovi starši oziroma drug zakoniti zastopnik v času do izročitve pisnih izdelkov, pisno zahteva vpogled v pisni izdelek oziroma fotokopijo izdelka.

Delno se sklicujemo tudi na že objavljeno mnenje IP št. 07120-1/2025/295, ki se nanaša na osnovnošolsko izobraževanje. 

V zvezi z izdelavo in hrambo reprodukcij pisnih testov IP dodaja še naslednje pomembne vidike:

1.Za primere, ko je hramba reprodukcij dopustna, bi bilo primerno, da to obdelavo osebnih podatkov šola uredi z internim aktom, v katerem določi zlasti varne načine reproduciranja in hrambe, maksimalne roke, dostope do reprodukcij in omejitve (npr. izrecna prepoved uporabe, ki ni v skladu s pravno podlago, prepoved ustvarjanja zasebnih zbirk izven nadzora šole ipd.);

2.Reprodukcij pisnih testov se ne sme uporabljati za druge namene razen za tiste, ki so skladni z osnovno pravno podlago (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2) ali za namen, ki je izrecno določen v nekem drugem zakonu (npr. pravica iz 15. člena Splošne uredbe, izvajanje pristojnosti nadzornih organov ipd.);

3.Po mnenju IP bi bilo najprimerneje, da se vprašanje reproduciranja in nadaljnje hrambe pisnih testov zakonsko uredi, če gre za problematiko, ki se tiče več šol in je v praksi pomembna. V tem primeru predlagamo, da šole podajo konkretno pobudo pri pristojnem ministrstvu.

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav. samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik informacijska pooblaščenka