Posredovanje davčnih številk zaposlenih

Datum

07.03.2024

Številka

07120-1/2024/89

Kategorije

Davčni postopki, Posredovanje osebnih podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste s strani Ministrstva za digitalno preobrazbo prejeli poziv, da za vsakega zaposlenega pošljete njegovo davčno številko, ki bi se naj vnesla v centralni imenik AD. Glede posredovanja davčnih številk imate pomisleke, saj v zaprosilu ni navedenih pravnih podlag in menite, da gre za občutljiv osebni podatek.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Davčno številko štejemo med osebne podatke, za obdelavo katerega mora upravljavec zagotoviti ustrezno pravno podlago po 6. členu Splošne uredbe.

Vlagatelj bi moral v svoji zahtevi po 41. členu ZVOP-2 med drugim navesti tudi pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov, zato vam predlagamo, da ga pozovete k dopolnitvi in nato ustrezno odločite o zahtevi.

IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Pojasnjujemo, da predstavljajo osebni podatki po 1. točki 4. člena Splošne uredbe katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik pa je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Med osebne podatke tako nedvomno prištevamo tudi davčno številko, za njeno obdelavo (kamor štejemo tudi npr. posredovanje podatkov) pa mora obstajati ustrezna pravna podlaga po 6. členu Splošne uredbe. Davčna številka pa ne predstavlja posebne vrste osebnih podatkov (oz. t.i. občutljivega osebnega podatka), med katere štejemo osebne podatke, ki razkrivajo rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, genske podatke, biometrične podatke za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatke v zvezi z zdravjem ali podatke v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo. Pravne podlage za obdelavo posebnih vrst osebnih podatkov pa so sicer določene v 9. členu Splošne uredbe.

V zvezi s posredovanjem osebnih podatkov izpostavljamo, da bi lahko posredovali podatke na podlagi 39. člena ZVOP-2, ki opredeljuje način posredovanja osebnih podatkov, ki ga izvedejo osebe javnega sektorja in sicer določa, da osebe javnega sektorja posredujejo osebne podatke drugim osebam javnega sektorja ali drugim fizičnim ali pravnim osebam, če je za posredovanje dana pravna podlaga v skladu s 6. členom tega zakona, ter na podlagi zahteve iz prvega odstavka 41. člena tega zakona, razen če drug zakon določa drugače. Prejemnik podatkov sme osebne podatke obdelovati samo za namen, za uresničevanje katerega se mu posredujejo.

Postopek posredovanja je nadalje določen v 41. členu ZVOP-2 in sicer vsebuje zahteva za posredovanje osebnih podatkov naslednje podatke:

1.podatke o vlagatelju zahteve (npr. za pravno osebo: naziv oziroma firmo in naslov oziroma sedež in matično številko) ter podpis vlagatelja oziroma pooblaščene osebe;

2.pravno podlago za pridobitev zahtevanih osebnih podatkov;

3.namen obdelave osebnih podatkov oziroma razloge, ki izkazujejo potrebnost in primernost osebnih podatkov za dosego namena pridobitve;

4.predmet in številko ali drugo identifikacijo zadeve, v zvezi s katero so osebni podatki potrebni, ter navedbo organa ali drugega subjekta, ki obravnava zadevo;

5.vrste osebnih podatkov, ki naj se mu posredujejo;

6.obliko in način pridobitve zahtevanih osebnih podatkov.

Upravljavec vlagatelju zahteve, če drug zakon ne določa drugače, zahtevane osebne podatke posreduje najpozneje v 15 dneh od prejema popolne zahteve ali pa ga v tem roku pisno obvesti o razlogih, zaradi katerih mu zahtevanih osebnih podatkov ne bo posredoval. Upravljavec in vlagatelj zahteve se v roku iz prejšnjega stavka lahko dogovorita za njegovo podaljšanje. Če je zahteva za posredovanje osebnih podatkov delno ali v celoti zavrnjena, lahko vlagatelj zahteve v primeru, ko se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zahteva, da o njegovi vlogi najprej odloči nadzorni organ (gre za pristojnost IP).

Predlagamo vam, da skladno s citirano določbo 41. člena ZVOP-2 vlagatelja pozovete k dopolnitvi njegove zahteve tako, da bo med drugim izkazana tudi ustrezna pravna podlaga za posredovanje davčne številke in namen obdelave osebnih podatkov oz. razlogi, iz katerih bo razvidna potrebnost in primernost zahtevanih podatkov za izpolnitev tega namena.

Ob tem opozarjamo tudi na vašo obveznost po šestem odstavku 41. člena ZVOP-2 in sicer morate kot upravljavec za vsako posredovanje osebnih podatkov zagotoviti možnost poznejše ugotovitve, kateri osebni podatki so bili posredovani, komu, kdaj in na kateri pravni podlagi, za kateri namen oziroma iz katerih razlogov oziroma za potrebe katerega postopka, razen če drug zakon za posredovanje posameznih vrst podatkov določa drugače oziroma je to razvidno iz dnevnika obdelave po 22. členu ZVOP-2. Te informacije upravljavec hrani dve leti, razen če drug zakon za posredovanje posameznih vrst podatkov določa drugačen rok.

Lepo pozdravljeni.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka

Pripravila

Barbara Žurej, univ. dipl. prav., svetovalka pooblaščenca za preventivo