GPS sledenje službenih vozil

Datum

11.04.2025

Številka

07121-1/2025/461

Kategorije

Delovna razmerja, Moderne tehnologije, Ocene učinkov v zvezi z varstvom podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede GPS sledenja službenih vozil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan posameznike seznaniti s tem, da se v njihovih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe.

Pri službenih vozilih, ki se uporabljajo tudi za zasebne namene, mora imeti zaposleni med zasebnimi vožnjami možnost izklopiti sistem z uporabo posebnega stikala v vozilu.

Preveriti je treba, ali za upravljavca velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov, v vsakem primeru pa je izdelava takšne ocene priporočljiva.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnih rešitev oziroma  ravnanja iz vašega zaprosila za mnenje s pravili varstva osebnih podatkov, ampak v nadaljevanju podaja splošna pojasnila.

IP splošno pojasnjuje, da je treba za vsako obdelavo osebnih podatkov najprej zagotoviti ustrezno pravno podlago. V skladu s 6. členom Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Izbor ustrezne pravne podlage za posamezno obdelavo je obveznost upravljavca (v konkretnem primeru torej delodajalca), ki mora pri tem upoštevati konkretne okoliščine in namene obdelave. IP ob tem pojasnjuje, da poseben zakon, ki bi urejal področje uporabe GPS naprav, v Republiki Sloveniji ne obstaja. Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje IP izpostavlja pravno podlago obdelave za izvajanje pogodbe, katere stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki (točka (b) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) oziroma pravno podlago zakonitega interesa (točka (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Glede morebitne uporabe pravne podlage zakonitih interesov IP pojasnjuje, da je predhodno absolutno treba opraviti predhodno oceno zakonitega interesa, v kateri se pošteno in celovito oceni zakonitost interesa, negativne in škodljive vplive na pravice in svoboščine posameznike ter možne varovalke, ki lahko vplivajo na razmerje med zakonitimi interesi in vplivi na posameznika.

Ob tem IP opozarja tudi na načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov uporabnikov oziroma voznikov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev namena v konkretnem primeru.

IP nadalje pojasnjuje, da mora upravljavec (delodajalec) pred uvedbo GPS tehnologije presoditi dopustnost in utemeljenost namena, zaradi katerega želi uvesti takšno tehnologijo. Poleg tega mora presoditi tudi njegovo primernost in sorazmernost: ali bi isti namen lahko zadovoljivo dosegel tudi z uvedbo ukrepov, ki manj posegajo v zasebnost, svobodo gibanja in dostojanstvo posameznikov (uporabnikov službenih vozil). Pred uvedbo GPS tehnologije je upravljavec dolžan zaposlene seznaniti s tem, da se v službenih vozilih za določen namen (ki ga opredeli upravljavec) uporablja GPS tehnologija, jih seznaniti z napravo, načinom njenega delovanja, namenom njene namestitve, obsegom zbranih osebnih podatkov, rokom njihove hrambe, primeri in nameni, za katere bodo zbrani podatki uporabljeni, ter drugimi informacijami o obdelavi v skladu s 13. členom Splošne uredbe. Konkretni uporabniki oziroma vozniki morajo biti torej pred uporabo vozil seznanjeni z navedenimi informacijami. Način samega obveščanja je v domeni upravljavca, ki mora ob tem upoštevati konkretne okoliščine obdelave. Načeloma je najbolj primerno, da upravljavec v ustreznem organizacijskem aktu predpiše ustrezna navodila, postopke in ukrepe. Z vsebino takšnega akta morajo biti seznanjeni vsi posamezniki, ki bodo uporabljali vozila, v katera se bo namestila takšna tehnologija.

Ob tem mora upravljavec poskrbeti tudi za zavarovanje zbirke osebnih podatkov, ki nastane na podlagi uporabe GPS tehnologije. Gre za organizacijske in tehnične ukrepe, ki jih določa Splošna uredba v 24. in 32. členu. IP opozarja tudi na zahtevo po vgrajenem in privzetem varstvu osebnih podatkov (25. člen Splošne uredbe). Ta terja, da se tako v sami zasnovi sistema (vgrajeno), kot tudi pri njegovi uporabi (privzeto), spoštuje načela varstva osebnih podatkov iz 5. člena Splošne uredbe (npr. načelo najmanjšega obsega podatkov, načelo omejitve shranjevanja, itd.).

IP pojasnjuje tudi, da je več informacij o varstvu osebnih podatkov pri uporabi GPS naprav na voljo tudi v smernicah, ki jih je pripravil IP in so dostopne na spletni strani IP:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/GPS_smernice_net.pdf.

Ob tem IP posebej izpostavlja, da, glede na to, da v vašem zaprosilu za mnenje navajate, da se službena vozila uporabljajo tudi za druge (zasebne) namene in ne zgolj za namene opravljanja nalog za delodajalca v okviru delovnega razmerja, morajo imeti zaposleni med drugimi vožnjami možnost izklopiti sistem (navadno z uporabo stikala oziroma ključka). V primeru, ko namreč voznik uporablja vozilo za druge potrebe in ne zaradi opravljanja dela za delodajalca, bi bilo namreč sledenje s strani delodajalca z vidika varstva osebnih podatkov sporno. Tudi v zgoraj navedenih smernicah IP navaja, da splošno sledenje vsem službenim vozilom ni sorazmerno in zato tudi ni dopustno. Uporaba GPS sledenja pa bi lahko bila sorazmerna:

-če se sistem sledenja vklopi zgolj, ko je to potrebno: pri bolj tveganih vožnjah ali pri vnaprej določenih službenih poteh, povezanih s posebnimi okoliščinami, ki bi utemeljevale uporabo sistema (npr. prevoz nevarnih snovi, premoženja visoke vrednosti ipd.), ko zaposleni vozilo parkira in s tem preneha njegov neposreden nadzor nad vozilom;

-pri službenih vozilih, ki se uporabljajo tudi za zasebne namene, mora imeti zaposleni (kot rečeno) med zasebnimi vožnjami možnost izklopiti sistem z uporabo posebnega stikala v vozilu.

Poleg izpolnitve navedenih kriterijev sorazmernosti bi bila uporaba GPS sledenja lahko zakonita, če bi bili izpolnjeni tudi preostali pogoji iz tega mnenja. IP pa ob tem ponovno poudarja, da tega v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno na vsakem upravljavcu posebej. Upravljavec (v konkretnem primeru torej delodajalec) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

IP sicer splošno vsem subjektom, ki razmišljajo o uvedbi GPS tehnologije, priporoča, da v skladu s 35. členom Splošne uredbe izvedejo oceno učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov. IP je na temo ocene učinkov izdelal Smernice o ocenah učinkov na varstvo podatkov, ki so dostopne na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/prirocniki_smernice/Smernice_o_ocenah_ucinka.pdf

Gre za vnaprejšnjo presojo, ali oziroma pod kakšnimi pogoji bi bila uporaba GPS naprav zakonita, sorazmerna, transparentna, varna itd. Zelo pomembno je izhajati iz težav, ki naj bi jih reševali z uvedbo GPS tehnologije, pri čemer je treba realno oceniti, ali se bo na tak način dejansko doseglo zasledovane cilje (kot navedeno zgoraj, te opredeli upravljavec - v konkretnem primeru delodajalec) in ali teh ciljev ni mogoče doseči na drug način (npr. z uporabo drugih sredstev za dosego cilja), ki bi manj posegal v pravice posameznika.

IP nadalje pojasnjuje, da je v skladu s prvim odstavkom 35. člena Splošne uredbe temeljni kriterij za vprašanje, kdaj je ocena učinkov obvezna, zlasti ocena, ali bo obdelava povzročila veliko tveganje za pravice in svoboščine posameznikov. Dodatni kriteriji so opredeljeni v tretjem odstavku istega člena. Ob tem je treba preveriti tudi, ali gre morda za obliko obdelave iz Seznama dejanj obdelav osebnih podatkov, za katere velja zahteva po izvedbi ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov po 4. odstavku 35. člena Splošne uredbe in ko je torej predhodna izvedba ocene učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov obvezna. IP je pripravil tak seznam in ga objavil na spletni strani:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/Ocene_ucinkov/Seznam_dejanj_obdelav_osebnih_podatkov__za_katere_velja_zahteva_po_izvedbi_ocene_ucinka_v_zvezi_z_varstvom_osebnih_podatkov.pdf

Glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje je po mnenju IP verjetno, da je v konkretnem primeru izdelava ocene učinka obvezna, saj predvidena obdelava izpolnjuje (vsaj) kriterije iz točk 7 (nesorazmerje moči) in 8 (inovativna uporaba novih in obstoječih tehnologij). IP ob tem priporoča, da se v okviru ocene učinka še posebej skrbno obdelajo pravna podlaga in namen(i) obdelave ter obravnavajo tveganja in ukrepi za njihovo zamejitev. Posebno pozornost je treba nameniti tudi spoštovanju načela najmanjšega obsega podatkov ter sorazmernosti, torej ali res ni mogoče namenov, ki naj bi se jih zasledovalo, doseči z milejšimi ukrepi, ki bi manj posegali v zasebnost posameznika. Kvalitetno izdelana ocena učinka bo podala odgovore na številna vprašanja v zvezi z uvedbo GPS sistema in omogočila odločitev o (ne)dopustnosti uvedbe tega ukrepa oziroma morebitnih potrebnih prilagoditvah pred njegovo uvedbo.

Glede vašega vprašanja o privolitvi zaposlenega IP najprej splošno pojasnjuje, da glede obdelave osebnih podatkov delavcev veljajo načeloma enaka pravila za delodajalce v zasebnem in javnem sektorju, pri čemer so za ugotavljanje zakonitosti konkretne obdelave pomembni posamezni področni predpisi, zlasti Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 - ZIUPOPDVE, 119/21 - ZČmlS-A, 202/21 - odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23, 136/23 - ZIUZDS) in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06, 50/23). ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.

Upoštevajoč določbe ZDR-1 lahko torej delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tem so mišljene pravic in obveznosti obeh, tako delavca kot delodajalca. Delodajalec mora natančno izkazati, zakaj je potrebna takšna obdelava osebnih podatkov delavca. Pri tem mora delodajalec v skladu s 46. členom ZDR-1 varovati in spoštovati delavčevo osebnost ter upoštevati in ščititi delavčevo zasebnost. Delodajalec mora torej paziti tudi na spoštovanje zasebnosti in dostojanstva delavca, odgovornost delodajalca pa narašča z intenzivnostjo posega v zasebnost.

Če okoliščine delovnega razmerja tega ne terjajo oziroma če delodajalec ne izkaže, da je obdelava osebnih podatkov delavca potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih načeloma ne sme obdelovati. Ob tem pa IP izpostavlja, da je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le izjemoma in pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Osebna privolitev v delovnih razmerjih torej je oziroma naj bo bolj izjema kot pravilo, saj je delodajalec v razmerju do delavca močnejša stranka in so možnosti za zlorabo tega instituta v delovnih razmerjih toliko večje. Tudi smernice Delovne skupine po členu 29 glede privolitve kot pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov v delovnih razmerjih poudarjajo neprostovoljno naravo razmerja delavec - delodajalec, kar ovira veljavnost privolitve. Temeljni kriterij za dopustnost privolitve v delovnih razmerjih je po mnenju Delovne skupine po členu 29, da podaja ali zavrnitev privolitve za zaposlene nima nikakršnih negativnih posledic. Pri tem je treba upoštevati podrobnejša določila glede pogojev, po katerih se šteje, da je privolitev veljavna, ki so določeni v 7. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. Privolitev posameznika mora biti konkretna, razumljiva izjava ali drugo nedvoumno pritrdilno dejanje in dokazljiva. Molk ali kakršnakoli nedejavnost tako ne pomeni privolitve. Posameznik mora torej jasno podati privolitev za zbiranje in obdelavo svojih osebnih podatkov za konkreten namen. IP poudarja, da mora biti privolitev v primerih, ko obdelava podatkov vključuje več različnih namenov, podana za vsak namen posebej. Namen mora biti jasno in nedvoumno opredeljen, saj je konkreten, ekspliciten in legitimen namen obdelave predpogoj za pridobitev veljavne privolitve. Upravljavec mora biti zmožen dokazati, da je posameznik privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov. Posameznik ima tudi pravico, da svojo privolitev kadarkoli prekliče.

IP sklepno ponavlja, da v okviru neobvezujočega mnenja ne more presojati ustreznosti posameznih rešitev oziroma ravnanja posameznih zavezancev, ampak to lahko presoja le v okviru konkretnega nadzornega oziroma drugega upravnega postopka, ko so znane vse konkretne okoliščine posameznega primera. Presoja glede zakonitosti obdelave oziroma obstoja pravne podlage za posamezno obdelavo je primarno vedno na upravljavcu osebnih podatkov. Upravljavec (v konkretnem primeru delodajalec) je torej v vsakem posameznem primeru odgovoren za zakonitost ter sorazmernost obdelav osebnih podatkov, ki jih izvaja.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil

Matej Sironič, Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik, Informacijska pooblaščenka