Obdelava osebnih podatkov po poteku roka hrambe

Datum

09.02.2024

Številka

07120-1/2024/47

Kategorije

Zdravstveni osebni podatki, Varnost osebnih podatkov, OP umrlih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 6. 2. 2024 prejeli vaše vprašanje o tem, ali lahko izvajalec zdravstvene dejavnosti obdeluje, na primer posreduje reprodukcijo zdravstvene dokumentacije upravičenim uporabnikom (npr. staršem za umrlega otroka), čeprav je rok za hrambo zdravstvene dokumentacije že potekel. Gre za primere, ko je papirna dokumentacija sicer bila uničena, toda iz mikrofilmov pa se ta dokumentacija ne da izločiti, ker gre za daljše zapise na mikrofilmskih kolutih.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera.

Uporabniki, ki so do reprodukcije zdravstvene dokumentacije upravičeni po zakonu ali volji pacienta, so do seznanitve upravičeni tudi, če so že potekli predpisani roki hrambe zdravstvene dokumentacije in jo izvajalec še hrani v izvorni ali reproducirani obliki.

Po poteku rokov hrambe je upravljavec dolžan spoštovati tudi vse ostale dolžnosti na področju varstva osebnih podatkov vse do uničenja ali morebitne dokončne predaje osebnih podatkov pristojni instituciji.

Obrazložitev

IP ne izključuje možnosti, da se v določenem primeru zaradi tehničnih okoliščin (npr. hramba dokumentov z različnimi roki hrambe oziroma dokumentov z neenotno pretečenimi roki hrambe na enotnem mikrofilmu) ali drugih izjemnih okoliščin (npr. določbe ZAGOPP ali podatki so še nujno potrebni za nek uradni postopek, ki je v teku ali nezmožnost ugotovitve poteka roka hrambe ali čakanje na odločitev pristojnega organa o usodi osebnih podatkov), hramba osebnih podatkov nadaljuje še določen omejen čas po poteku roka hrambe.

Splošna uredba in ZVOP-2 ter zakoni s področja zdravstva ne določajo nobenih izjem glede upravljavskih pravic in dolžnosti v času, ko potečejo roki hrambe podatkov.

Upravljavec ima to lastnost ves čas, ko ima nad osebnimi podatki upravljavska upravičenja, zlasti posest, nadzor, dostop ter pravico odločanja o usodi osebnih podatkov. Ta upravičenja se ne nehajo s potekom predpisanih ali interno določenih rokov hrambe podatkov, temveč z uničenjem ali morebitno dokončno predajo podatkov drugemu upravljavcu (npr. v javni arhiv). Tudi če ima upravljavec določen čas po poteku hrambe še osebne podatke v hrambi (tudi če jih aktivno ne uporablja, pač pa zgolj skrbi za njihovo varnost), je torej v celoti zavezan k spoštovanju vseh dolžnosti na področju varstva osebnih podatkov z izjemo prepovedi uničenja podatkov. Med te dolžnosti spada tudi posredovanje osebnih podatkov upravičenim uporabnikom, tj. tistim, ki imajo za seznanitev podlago v zakonu ali volji posameznika (privolitev ali pooblastilo).

Prijazen pozdrav.

Pripravil

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav., samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav., informacijska pooblaščenka