Obdelava osebnih podatkov ob poročanju svetu zavoda

Datum

28.05.2025

Številka

07120-1/2025/248

Kategorije

Postopki na centrih za socialno delo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede obdelave osebnih podatkov pri poročanju svetu zavoda.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Presoditi je treba, ali svet zavoda potrebuje konkretne podatke za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oziroma nalog, določenih v statutu zavoda ali drugem aktu.

V primeru upravičenosti je treba upoštevati načelo sorazmernosti ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo.

Obrazložitev

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja neobvezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih nadzornih ali drugih upravnih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru.

IP splošno pojasnjuje, da Splošna uredba v prvem odstavku 6. člena določa različne pravne podlage za zakonito obdelavo osebnih podatkov. Obdelava je tako zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave in konkretne osebne podatke izpolnjen eden od naslednjih pogojev:

a)posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b)obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c)obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d)obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e)obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f)obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem IP pojasnjuje tudi, da bi v konkretnem primeru verjetno lahko šlo za obdelavo osebnih podatkov znotraj upravljavca, saj je svet del javnega zavoda in kot tak lahko obdeluje osebne podatke, ki jih za to potrebuje. Upravljavec, torej javni zavod, mora presoditi, kdo znotraj upravljavca lahko in mora obdelovati posamezne osebne podatke za namene opravljanja dodeljenih ali zakonskih nalog. Presoditi je torej treba, ali svet zavoda potrebuje konkretne podatke, ki jih navajate v vašem zaprosilu za mnenje (identiteta delavke in pomočnice direktorja) za namen izvedbe katere od zakonsko določenih nalog oziroma nalog, določenih v statutu zavoda ali drugem aktu. Izpostavljamo, da so naloge sveta zavoda splošno določene v 30. členu Zakona o zavodih (Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC, 127/06 – ZJZP). Tako svet zavoda sprejema statut oziroma pravila in druge splošne akte zavoda, sprejema programe dela in razvoja zavoda ter spremlja njihovo izvrševanje, določa finančni načrt in sprejema zaključni račun zavoda, predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti, daje ustanovitelju in direktorju zavoda predloge in mnenja o posameznih vprašanjih in opravlja druge z zakonom ali aktom o ustanovitvi oziroma s statutom ali pravili zavoda določene zadeve. Statut dotičnega zavoda pristojnosti sveta zavoda določa v 21. členu. Svet tako sprejema statut, akt o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest, program dela in razvoja centra ter spremlja njihovo izvrševanje, sprejema finančni načrt in letno poročilo; predlaga ustanovitelju spremembo ali razširitev dejavnosti; imenuje in razrešuje direktorja; rešuje ugovore zoper delo strokovnega delavca ali strokovnega sodelavca, kadar upravičenec ni zadovoljen s posamezno socialno varstveno storitvijo; sklepa pogodbo o zaposlitvi z direktorjem in izvaja druge pravice in obveznosti delodajalca v razmerju do direktorja; daje ustanovitelju in direktorju centra predloge in mnenja o posameznih vprašanjih; opravlja druge z zakonom, drugimi predpisi oziroma s statutom določene naloge.

Zavod mora torej sam presoditi, ali se je svet zavoda upravičen seznaniti z navedenimi dokumenti v okviru izvajanja svojih pristojnosti. Ob tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za dosego zakonitega namena obdelave. Glede na to, da svet daje ustanovitelju in direktorju centra predloge in mnenja o posameznih vprašanjih ter opravlja druge z zakonom, drugimi predpisi oziroma s statutom določene naloge, bi bilo po mnenju IP možno, da imajo člani sveta zaradi opravljanja svojih pristojnosti pravico do vpogleda v določene osebne podatke. Ob tem IP ponavlja, da konkretno presojo lahko opravi le v konkretnem nadzornem ali drugem upravnem postopku. IP poudarja, da je treba v primeru upravičenosti upoštevati načelo sorazmernosti ter dolžnost varovanja osebnih podatkov, saj so člani sveta zavoda, ki prejmejo osebne podatke, dolžni varovati vse varovane osebne podatke (torej tiste, ki niso informacije javnega značaja), s katerimi se seznanijo. Takšno določbo vsebuje tudi 15. člen poslovnika zavoda, v skladu s katerim je član sveta centra dolžan spoštovati varstvo podatkov, s katerimi se seznani pri svojem delu. Ob nastopu mandata člani sveta centra tudi podpišejo izjave o varovanju podatkov.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,

Informacijska pooblaščenka